实用员工档案管理办法规定（精编3篇）

【前言导读】此篇优秀作文“实用员工档案管理办法规定（精编3篇）”由阿拉题库网友为您精心整理分享，供您学习参考之用，希望这篇资料对您有所帮助，喜欢就复制下载吧！

员工档案管理办法规定1

员工档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强企业员工档案管理，规范员工劳资关系，为员工的培训、调配、考核、选拔和任用等提供客观的依据，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，特制定本办法。

第二条 本办法所指员工档案是指员工加入公司后，由公司为其建立的工作档案（包括员工的业务技术水平、工作表现、工作变动、奖惩等情况的文件材料）。员工从公司离职后，员工档案中的有关材料要装入其原始人事档案中随转。

第三条 员工档案管理工作必须贯彻执行国家有关档案、保密的法规和制度。

第二章 档案内容

第四条 员工入职履历材料（编号：hr-pf-01）

收集整理顺序为职位申请登记表；身份证、学历证书、学位证书、资格证书复印件；报到证；解除/终止劳动合同证明；员工面试测评表；员工素质测评表；员工背景调查表；体检合格证明等。

第五条 员工在职异动材料（编号：hr-pf-02）

收集整理顺序为劳动合同；员工登记表；人事通知书；转正申请表；职务任免决定；员工工资变动表；辞职报告；离职面谈记录等。

第六条 员工考核鉴定材料（编号：hr-pf-04）

按考核时间顺序收集整理考核材料，包括员工转正考核表；月份、季度、绩效考评表；因需要进行的不定期考察中形成的考察材料等。

第七条 员工奖惩材料（编号：hr-pf-03）

收集整理顺序为奖惩审批表；奖惩决定；事迹报告；个人检查等文字材料。第八条 员工培训材料（编号：hr-pf-05）

收集整理顺序为新员工职前培训表；三级安全教育卡；员工培训记录表；外派培训审批表；培训协议书；培训后取得的有关成绩和评定及证书复印件等。

第九条 职业生涯规划材料（编号：hr-pf-06）

收集整理核心人才进行的职业生涯规划材料，包括职业生涯规划手册等。第十条 其他可供企业参考的材料（编号：hr-pf-07）

其它对企业发展、员工状态把握有价值的、有必要保存的材料。

第三章 档案的整理、保管与销毁

第十一条 公司管理部门对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

第十二条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的完整、真实、文字清楚、手续齐备，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期。

第十三条 归档的材料，凡规定应由单位盖章的，须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定或意见、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。

第十四条 员工档案材料的载体一律使用a4规格的办公用纸（21×），材料四周应留出页边距。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除个人需保存的证件采用复印件存档外，不得用复印件代替原件存档。

第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊，对规定的违反人要视情节及产生的后果进行严肃处理。违犯法律的，要依法追究其刑事责任。

第十六条 员工从本单位离职后，应将其档案材料封存并至少保管三年。

第十七条 员工档案的保管要做好防火、防潮、防蛀、防盗等工作。

第十八条 按规定需要销毁的档案材料，必须保留目录并经公司总经理批准。

第四章 档案管理

第十九条 集团管理中心及各公司行政人事部门是员工档案管理部门，具体负责员工档案材料的收集、鉴别、归档、维护及提供查阅和转递手续。

第二十条 各公司下属部门要配合本公司行政人事部门收集员工档案材料，行政人事部门应及时进行分类归档，核心人才的有关档案材料须交集团公司管理中心存档。

第二十一条 员工档案只对行政人事部门工作人员、主管副总经理、总经理公开。因工作需要查阅员工档案者，必须经本单位总经理书面批准并严格遵守公司保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取或撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者将按产生的后果追究当事人一切责任。

第二十二条 档案除特殊情况外一般不借出查阅；如必须借出查阅时，查阅人要提出书面申请，并严格履行登记手续，限期归还，并不得擅自转借他人。

第五章 监督检查

第二十三条 各公司应加强对员工档案材料收集归档工作的监督和检查，支持行政人事部门档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。

第二十四条 为维护员工档案的真实性，各公司对送交的归档材料，应严格审查，防止不符合归档要求的材料进入员工档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人一切责任。

第二十五条 员工档案管理人员，应忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、3

严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好员工档案材料的收集归档和保管工作。

第六章 附 则

第二十六条 本办法由集团管理中心制定和修订并负责解释。第二十七条 本办法自发布之日起施行。

员工档案管理办法规定2

员工档案管理办法

目的为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。2 范围

公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。3解释

人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。4 权责

4．1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。

4．2 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。

4．3 公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。5 工作内容 人事档案 人事档案的调转

员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。

人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。 人事档案的管理

人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定，定期对员工的人事档案进行更新、整理。 人事管理档案 人事管理档案的建立

人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。 人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。

对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件；对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件；对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。

收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。

人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。 档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。

人事管理档案的健全、更新

公司员工〔〕考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。

员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外，同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。

员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。

人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照条款规定交档。

人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写《人事（管理）档案资料移交清单》。

人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。

人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理 有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案： a.了解所属员工基本情况； b.员工晋升、降职； c.员工奖惩； d.员工调动。

查、借阅及复印人事（管理）档案的手续 查阅人事（管理）档案的手续

a.须查阅人员（管理）档案时，查阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经人力资源部长签核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。b.查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。

借阅人事（管理）档案的手续

a.须借阅人员（管理）档案时，借阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可到档案室办理借阅手续。b.人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。

c.借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。

d.归还档案时，档案管理人员应依《人事(管理)档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。

e.因工作需要确需调阅员工人事档案的，由人力资源部负责与(b)联系。确因工作需要，要求复印人事资料者，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》上标明，必须经人力资源部长核准方可进行。

人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。

离职人员档案的处理 退档手续的办理

离职人员持经核准的《离职(调动)交接表》到档案室办理。

人事管理专员需将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订，并在档案袋（盒）上注明离职日期和原因。 证件的借用、归还程序

因特殊用途需借用人事管理档案中证件者，应提出书面申请，经所属一级部部长或单位负责人批准。

证件借出期限最长为二个月。逾期未归还者，按每个证件20元/天计算罚金，罚金从押金中扣除。证件的归还

档案管理员应详细记录证件借用者的姓名、部门、借用证件名称、借出日期、归还日期等资料，备查。 档案的统计、清点

档案管理员应及时将人事信息归档，及时记录，及时录入微机，保证实存档案信息与微机存储信息一致。

档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单，每月五日进行月度汇总。每年一月份，对档案进行清点。统计上归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据，并与微机存储数据校对，要求二者一致。人事管理档案保存期限：

a.已办理离职手续的员工，其人事管理档案保存期为两年，从《离职(调动)交接表》中核准的日期为依据计算；

b.未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其人事管理档案保存期为三年，以当事人所在部门出具的书面报告中标称的离开公司时间为依据开始计算。 每年三月份，对上已超出保存期限的档案统一进行销毁。 本办法自颁布之日起开始执行。6.相关表单

《人事（管理）档案资料移交清单》 《人事管理档案分类目录》 《人员薪资/异动变化记录表》 《人事(管理)档案查阅/借阅单》

员工档案管理办法规定3

公司员工档案管理办法

为了统一人事档案信息管理，及时把握员工队伍的动态，在各部门单位制定原有档案管理办法的基础上，公司采取统一的员工档案管理流程。相关内容如下：

1、由公司行政部门负责制定公司统一格式的员工档案表（员工信息登记表和员工入职登记表），并将档案表格式以电子稿的形式传发至各部门单位。

2、各部门单位及时协助公司行政部门对现有员工进行详细的档案信息登记。登记完毕后，由相关工作人员将已登记的档案信息表以电子稿的形式传至公司行政部门备案。

3、针对新进员工，各部门单位应在招聘录用结束之后，及时按照统一格式填写、登记新员工的档案信息，并在第一时间内由本部门单位相关工作人员以电子稿形式传至公司行政部门，以便公司统一管理。

4、对于离职员工，各部门单位应在员工离职后第一时间将离职员工信息传至公司行政部门，方便公司及时修改员工档案。

5、员工工作出现公司内部调整变动时，由所涉部门单位及时填写相应的工作调动单，并以电子稿的形式传至公司行政部门，以便公司及时调整员工档案。

以上内容如有未尽之处，望各部门单位予以协助。

签发人：

龙辇企业行政办公室