档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

第一条为规范公司档案工作，提高档案管理水平，明确档案工作的内容和职责，根据上级有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司及所属单位（以下简称各单位）。

第三条本办法所称档案是指公司及各单位在研发、生产、经营、管理活动中形成的，办理完毕且具有保存价值的各种形式的历史记录。

第四条公司及各单位档案工作坚持党对档案工作的领导，实行“统一领导、分级管理”。维护档案的完整、准确、系统、安全，实现档案的有效利用。

第二章档案管理机构及职责

第五条管理职责

公司成立档案工作领导小组，组长由分管档案工作的领导担任，各部门负责人为领导小组成员。档案领导小组办公室设在公司办公室。公司档案管理工作职责分工如下：

（一）档案工作领导小组

1.贯彻执行国家关于档案工作的方针政策。

2.审批公司档案工作规划、档案鉴定意见及公司大事标准的划分。

3.档案安全突发事件应急处置。

（二）总工程师

分管工程项目档案工作。

（三）总会计师

分管会计档案工作。

（四）办公室是档案归口管理部门，负责：

1.制定公司档案工作规划，并推动落实。

2.制定、修订公司档案工作规章制度。

3.对公司各部门、各单位档案工作开展业务指导、监督和检查。

4.接收公司各类档案，统一整理、归档、保管，负责档案安全和保密。

5.提供档案利用服务。

6.会同各部门开展档案鉴定，提出存毁意见。

7.组织档案业务培训。

8.统筹档案信息化工作。

9.负责档案库房日常管理及维护。

10.负责各单位在主要人员撤离或全部人员撤离或项目解体时管理类文件管理。

11.完成上级档案部门及公司领导交办的其他档案业务工作。

（五）生产运营部是工程项目交竣工资料归口管理部门，负责：

1.检查、指导项目交竣工资料整理移交相关工作。

2.对移交公司的交竣工资料审核、验收。

3.监督各单位将工程项目交竣工资料移交至公司办公室。

（六）财务资金部是会计档案归口管理部门，负责：

1.制定、修订会计档案管理制度。

2.审定会计档案资料目录。

3.审定会计档案资料并移交至公司办公室。

（七）各部门兼职档案员

1.认真贯彻执行档案工作规章制度，参加档案业务培训，熟练掌握公司档案管理的各项标准、制度和工作流程，不断提高业务水平。

2.根据职责分工，做好文件材料的整理移交工作，保证文件材料完整、准确、系统，提高归档质量。

3.熟练操作档案管理系统。

4.做好文件材料的安全、保密和提供利用服务工作。

（八）各单位

1.统筹规划本单位档案工作，建立健全本单位档案管理体系和制度体系。

2.制定和实施本单位档案工作规划和计划。

3.按照公司化管理原则，各单位负责本单位管理类档案，所属建设项目档案，日常生产经营活动中产生的合同档案、产品档案、科学技术研究档案、信息化档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、实物档案等档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等业务工作。

4.按照档案库房标准化管理相关要求，建立本单位档案库房，并加强档案库房的日常管理，确保档案安全。

第三章档案管理要求

第六条档案整理

公司实行全宗管理原则，设立公司全宗，全宗代码为JIDJ。

各部门应根据《档案分类及编号方案》（附件2）及各类档案管理细则（附件3－附件6）中规定的档案分类及整理要求，对归档范围内的文件材料进行收集整理，确保归档文件材料准确、完整、合法合规。

第七条档案归档

1.按照“谁形成，谁负责”的原则，档案形成部门负责本部门文件材料的形成和积累，部门负责人应对本部门归档文件的完整和系统负责；文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；兼职档案员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责，并定期向办公室移交。

2.归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。各部门应于每年六月底前将上年度管理类、声像、实物档案移交办公室。

3.各直属项目应根据交竣工资料要求，按照公司档号规则整理工程档案，于建设工程竣工验收后3个月内进行档案移交，没有完成档案移交的原则上不能申请项目部解体。各单位所属项目工程档案由各单位依据本办法要求进行管理。

4.各部门要按照各类档案管理细则规定的归档要求，确保归档文件质量，严格履行移交手续。

5.根据档案数字化管理要求，除涉密文件外，原则上归档的纸质文件应扫描成电子文件，与纸质文件一同归档上传到数字档案馆，电子文件应与纸质文件保持一致。

第八条档案保管

1.公司设立档案库房，对各类档案进行集中保管。

2.办公室根据《档案库房管理规定》（附件7）进行档案库房日常管理维护，定期检查档案保管状况，确保档案安全。

3.发生危害档案安全的突发事件时，应按照《档案工作突发事件应急处置预案》（附件8）进行处置，将危害降到最低。

第九条档案利用

1.档案利用按照《档案利用规定》（附件9）执行。

2.各部门、各单位借阅档案时应通过档案系统提交利用申请，严格履行审批程序，保护档案原件，按时归还。

第十条保密规定

1.办公室应严格按照公司相关规定对归档文件划分保密等级，开展档案解密工作。

2.公司员工应强化档案保密意识，对违反保密规定造成失密、泄密者，依据有关规定，给予严肃处理。

第十一条档案统计

1.办公室应及时、准确对收入、移出档案进行登记。

2.每年年末，办公室负责对库存档案数量，利用情况进行统计和登记。

3.按上级档案管理部门要求编制统计报表并按时报送。

第十二条档案鉴定

1.对于定期保存的档案，保管期满后，办公室应会同有关部门及专业技术人员对其进行鉴定，并形成鉴定意见。

2.档案鉴定意见经档案工作领导小组审批后执行。

3.经鉴定需要调整保管期限的档案，档案人员应及时予以调整。

第十三条档案销毁

1.经鉴定决定销毁的档案材料，由办公室填写销毁清册，方可进行销毁，销毁清册永久保存。

2.销毁档案必须由专人监销，监销人员须在销毁清册上签字确认，销毁方式按国家有关规定执行。

3.未经鉴定和批准销毁的档案，及未履行销毁手续的档案，不得任意销毁。

第十四条奖惩规定

1.根据《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，公司应对在档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人予以奖励。

2.公司对有下列行为之一者（损毁、丢失或擅自销毁档案，将档案据为己有，擅自提供、抄录、公布涉密档案，涂改、伪造档案，因玩忽职守造成档案损失者），视情节轻重依法给予处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第四章附则

第十五条本办法由公司办公室负责解释。

第十六条本办法自印发之日起施行。

附件：1.档案管理总流程

2.档案分类及编号方案

3.管理类档案管理细则

4.会计档案管理细则

5.声像档案管理细则

6.实物档案管理细则

7.档案库房管理规定

8.档案工作突发事件应急处置预案

9.档案利用规定

附件1

档案分类及编号方案

为规范公司档案分类，实现档案信息的系统化和标准化管理，依照国家有关标准和规定，结合公司实际，制定本方案。本方案规定了公司档案的分类原则、分类方法、类目设置、类目标识、编号方法，适用于对公司档案的分类、整理、编号和排架，其所涉及的类目划分标准和类目标识方法应在档案信息管理系统中执行。

第一章分类方案

第一条分类原则

（一）遵循文件的来源特征，反映行业（专业）特点；

（二）实现类目体系的可包容性；

（三）维护类目体系逻辑关系的严整性；

（四）保证类目体系的相对稳定性。

第二条一级类目、二级类目设置

第三条三级以下类目设置

（一）建设工程项目档案三级以下类目设置规则：

1.根据不同建设工程项目设置为三级类目，即项目代号，用三位数表示；

2.根据同一建设工程项目的不同合同设置为四级类目，即合同代号，用阿拉伯数字表示。

（二）其他类别档案不设三级以下类目。

第二章档号编制规则

第四条档号是归档文件保存单元的唯一标识，用以管理和检索库存档案。按照国家档案行业有关规定，档号结构一般由分类号、相关特征号、保管单元顺序号组成。

第五条档案保管期限分为永久（代号为“Y”）和定期，定期包括30年（代号为“D30”）和10年（代号为“D10”）

第六条档号编制方法

（一）管理类档案

全宗号－一级类目号－年度－保管期限代号－部门编号－件号。例：JIDJ－GL－2020－Y－BGS－0001

（二）合同档案

全宗号－一级类目号－年度－件号。例：JIDJ－HT－2020－0001

（三）建设项目档案

全宗号－“一级类目”“二级类目”－项目代号－案卷号。例：JIDJ－JS05－0001－0001

（四）信息化建设项目档案

全宗号－“一级类目”“二级类目”－项目代号－案卷号。例：JIDJ－XX01－0001－0001

（五）会计档案

全宗号－“一级类目”“二级类目”－年度－案卷号。例：

JIDJ－CK01－2020－0001

（六）职工档案

全宗号－一级类目－员工编号－案卷号。例：

JIDJ－ZG－0001－0001

（七）实物档案

全宗号－“一级类目”“二级类目”－年度－件号。例：

JIDJ－SW01－2020－0001

（八）声像档案

全宗号－“一级类目”“二级类目”－年度－件号。例：

JIDJ－SX01－2020－0001

附件3

管理类档案管理细则

第一条编制目的

为规范公司管理类档案的归档管理工作，保证文件归档、整理的质量，根据《归档文件整理细则》（DA／T22－2015），结合公司实际，制定本细则。

第二条定义

管理类档案：公司各部门在经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等职能管理活动中形成的具有保存和查考利用价值应归档保存的管理性文件材料。

归档：将符合《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》（该表另行印发并定期更新）所规定的文件材料进行整理后移交给公司办公室集中保存的过程。归档是文件材料转化为档案的必要程序。

归档整理：根据文件材料有关特征和保存价值，对归档文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒等使之有序化的过程和方法。

件：归档文件整理和保管的单元。一件是指内容上具有完整性，实体上装订在一起，编目时体现为一条条目的材料组合。

第三条归档管理

（一）归档范围

1.归档范围详见《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》；凡属归档范围所列文件材料均应按规定归档，不属于归档范围的文件材料严禁归档。

2.办公室应根据企业的发展变化情况对管理类文件材料归档范围定期完善和调整。

（二）归档时间

1.管理类文件材料一般按年度归档，在次年第二季度（4－6月）内完成归档移交工作。

2.产权变动过程中形成的文件材料及机要文件材料，应随时归档。

3.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留存在个人手中的文件材料应及时移交归档。

（三）归档要求

1.归档实行承办单位和承办人负责制。

2.归档的文件应为原件，没有原件的归复印件并加盖单位印章，效用等同于原件。

3.归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。不得采用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写，不得采用PH值小于7的办公用纸，不得采用易生锈的金属装订材料装订文件，不得采用热敏纸，印章不得采用印台油。

4.电子文件归档应上传至档案系统并与相应的纸质文件保持关联性。

5.文件材料归档后不得更改。

（四）归档手续

1.各部门档案人员在归档文件材料整理完毕后填写《归档文件移交清单》，或通过数字档案馆形成移交清单，并将归档文件材料及移交清单移交公司办公室。

2.公司档案管理人员对归档文件材料及移交清单进行检查、核对，审核合格后移交人员、相关负责人和公司档案人员在《归档文件移交清单》上签字确认，完成移交手续。

3.审核不合格，公司档案管理人员应指出原因，归档部门整改后验收合格再履行移交手续。

4.《归档文件移交清单》一式两份，一份由公司档案管理人员归档，一份由移交部门档案人员保存。

第四条文件整理

（一）整理要求

1.归档整理应遵循文件材料形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用。

2.归档文件材料应齐全、完整、准确，已破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予复制，并将复制件附于原件后一并归档。

3.归档文件缺失应在备考表中说明。

4.文件材料幅面尺寸以A4为标准，超过A4幅面纸张应按A4折叠。

（二）整理单元

纸质文件材料以“件”为单元进行整理，具体表现形式：

单份文件；正本与定稿合为一件；正文与附件合为一件；文件处理件与正文合为一件；原件与复制件合为一件；转发文件与被转发文件合为一件；各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；会议记录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）；编辑成册的会议材料为一件；来文和复文为一件。

（三）文件装订

1.文件装订顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其他文本在后；正文在前，文件处理单在后。

2.每件归档文件需要逐页编写页号，单份文件可沿用文件原有页号；组合文件按照文件分类排列顺序，在每页右上角（反面左上角）空白位置以自然数顺序重新编写页号。

3.较薄的文件采用档案专用不锈钢钉装订；较厚的文件采用线装法装订；已装订成册的文件，可保持原貌不变

4.文件装订时以左、上对齐为准。

（四）排列顺序

1.公司档案管理人员应按“年度－保管期限－主办部门”对归档文件进行排列。

2.归档文件同一年度应按照保管期限进行区分。

3.在同一保管期限下按照主办部门进行分类。

4.在同一保管期限，同一主办部门下按文件形成时间先后顺序排列。

（五）加盖归档章

归档文件应在每件首页右上角空白处加盖归档章，并填写文件的档号、归档部门及总页数。

（六）编制文件目录

1.公司档案管理人员应按年度逐年编制归档文件目录及封面。

2.归档文件目录包含：档号、责任者、文号、题名（文件标题。没有标题、标题不规范或标题不能反映文件主要内容的，由归档责任人根据文件内容自拟标题，外加“〔〕”号）、形成时间（以八位数字标注，如20200101）、页数、备注。

3.归档文件目录应按年度编制目录封面，包含年度、归档部门、归档文件统计等内容，与归档文件目录一起装订归档保存。

（七）文件装盒

1.公司档案管理人员对归档文件材料，按照档号顺序装盒。

2.不同年度、不同类别、不同保管期限的文件不得装入同一盒。

3.公司档案管理人员应填写档案盒封面、脊背所列相关内容。

4.公司档案管理人员应以“盒”为单元填写备考表，并在整理人一栏签字；办公室负责人在检查人一栏签字。

附件：3－1.归档文件移交清单

3－2.归档文件目录

附件3－1

归档文件移交目录

归档部门（盖章）：

（注：此表一式两份，归档部门存一份，公司档案室归档一份。）

附件3－2

归档文件目录

会计档案管理细则

第一条为规范和加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》（财政部和国家档案局令第79号）、《会计档案管理办法》等，制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部门和各单位。

第三条本办法所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条归档管理

（一）归档范围

1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证。

2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、其他辅助性账簿。

3.财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

5.采用电子计算机进行会计核算的，应当在保存打印的纸质会计档案的同时，公司信息中心根据信息化管理相关办法定期对财务数据进行备份。

（二）归档时间

1.公司当年形成的会计档案，在会计年度终了后由财务管理部门负责整理立卷，装订成册，编制“会计档案保管清册”（附件4－1）备查，并设置独立保管室临时保管三年。

2.临时保管期满由财务管理部门提交公司档案管理部门归档。如果该会计档案需经常调阅，可适当延长临时保管时间，但最长不超过五年。

（三）电子会计档案归档要求

1.形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

2.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

3.使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。

4.采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。

5.建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

7.从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存。

（四）归档整理要求

1.会计档案档号编码规则由全宗号、单位编码、会计档案类型编码（附件4－2）、会计档案形成年度、保管期限、案卷号等六要素组成，其中全宗号、单位编码由档案管理部门编制、提供。

2.公司和所属单位分年度按类型对会计档案进行流水编号，编号须遵循唯一性要求。如：总部2016年第1卷会计凭证编号应为J－ZB－KJ.1－2016－30－001，并流水编号至年度最后一卷会计凭证。

3.会计档案盒封面、脊背（附件4－7—附件4－8）所列相关内容。

第五条会计档案保管

（一）人员要求

公司须指定专人或兼职人员管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案保管人员要严格执行安全和保密制度。

（二）境内档案

1.公司各项目及代管项目公司形成的会计档案，由其财务管理部门负责保管，待工程项目竣工退场后，按照归档要求，编制“会计档案移交清册”，经项目财务负责人、项目负责人审批后，移交公司档案管理部门统一保管。

2.公司财务资金部作为监交部门指定专人监督交接手续。

（三）境外档案

1.在境外设立公司（或办事机构）的，其会计档案在境外应当按照本办法进行管理；

2.在境外未设立公司（或办事机构）的，其会计档案原则上要求在项目竣工决算退场后运回国内保管，如受所在国相关法律法规限制不能运回国内的，按所在国的有关规定进行管理。

（四）保管时限

1.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

2.定期保管期限分为10年和30年（附件4－4）。

3.会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第六条会计档案移交

1.移交会计档案时，交接双方应办理会计档案交接手续，移交单位编制会计档案移交清册（附件4－3）

2.纸质会计档案原则上应保持原卷册的封装，个别需拆封重新整理的，档案管理部门会同财务资金部及经办人员共同拆封整理。

3.电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

4.会计档案交接时，交接双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方相关负责人监交。

5.交接完毕后，交接双方应在会计档案移交清册上签名或盖章。

6.档案接收单位应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第七条会计档案的调阅

（一）移交公司档案管理部门前

1.本公司人员调阅会计档案，须填写《会计档案调阅申请表》（附件4－5），经申请单位负责人、财务资金部负责人审批后（调阅资料若与其他部门相关，还应经该部门审批），由相关财务人员陪同方可调阅。

2.外单位人员调阅会计档案需提交调阅单位的介绍信，介绍信应注明调阅会计档案的目的、内容、是否需要抄录和复制等，经公司财务资金部负责人、公司总会计师批准后，办理调阅、抄录和复制手续。

3.向外审机构提供会计档案复印件的，应详细登记抄录复制的内容、张数。

4.不得调阅与申请内容无关的资料；档案原件不得借出，也不得拆散卷册；对于需要需抄录和复制的档案，应详细登记抄录、复制的内容及张数，由财务人员进行操作。

5.境内会计档案不得携带出境。

（二）移交公司档案管理部门后

1.本公司人员调阅档案时，应在公司档案系统中发起档案借阅申请，经本部门（单位）负责人和办公室负责人批准，同时须经财务资金部门负责人及档案分管领导批准，由相关财务人员陪同方可调阅。

2.外单位人员调阅档案时，除上述要求外，还需提交调阅单位的介绍信并经公司总会计师批准方可调阅。

第八条会计档案的鉴定和处置

（一）鉴定人员

会计档案的鉴定严格按照公司档案管理办法执行，鉴定小组由财务资金部、监督审计部、纪委办公室和档案管理部门人员共同组成。

（二）处置要求

1.保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的会计凭证，不得销毁，纸质会计档案应单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，由档案管理部门保管至未了事项完结时为止。

2.单独抽出立卷或转存的会计档案，应在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

（三）销毁程序

1.档案管理部门编制会计档案销毁清册（附件4－6），列明拟销毁会计档案的案卷名称、档号、起止日期、凭证起止号、应保管期限、已保管期限和销毁时间、备注等。

2.公司负责人、总会计师、监督审计部和档案工作分管领导、财务资金部负责人、监督审计部负责人、档案管理部门负责人、财务资金部监销人、监督审计部监销人、档案管理部门监销人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并与财务资金部共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，在会计档案销毁清册上签名或盖章。

4.电子会计档案的销毁还应符合国家有关电子档案的规定，并由档案管理部门、财务资金部和信息化管理部门共同派员监销。

附件：4－1.会计档案保管清册

4－2.会计档案类型编码表

4－3.会计档案移交清册

4－4.会计档案保管期限表

4－5.会计档案调阅申请表

4－6.会计档案销毁清册

4－7－1.会计凭证盒脊背（7厘米厚）

4－7－2.会计凭证盒正面

4－8－1.会计档案盒脊背（5厘米厚）

4－8－2.会计档案盒正面

附件4－1

会计档案保管清册

单位名称：

附件4－2

会计档案类型编码表

附件4－3

会计档案移交清册

单位名称：

附件4－4会计档案保管期限表

附件4－5

会计档案调阅申请表

备注：外单位调阅会计档案须总会计师签署意见

附件4－6

会计档案销毁清册

编制部门：编制日期：

公司负责人：总会计师：监督审计部分管领导：档案管理分管领导：

财务资金部负责人：监督审计部负责人：档案管理负责人：

财务资金部监销人：监督审计部监销人：档案管理监销人：销毁人：

附件5

声像档案管理细则

第一条编制目的

为规范公司声像档案管理，根据国家有关规定，结合公司实际，制订本细则

第二条定义

声像档案是指反映公司各项活动内容的，具有保存价值并归档保存的录音、录像、照片等特殊载体文件材料。

第三条总体要求

（一）声像档案应实行集中统一管理。

（二）声像档案的整理和保管，应根据相应载体材料的物理特性，采用专门的方法和条件。

（三）档案管理人员应对声像档案的管理状态和结果做必要文字说明。

第四条归档范围

1.重要人物来公司开展考察或参加有关公务活动的声像材料。

2.公司主要领导参加重要公务活动的声像材料。

3.公司召开重要会议的声像材料。

4.公司组织或参加具有重要纪念意义的宣传、展览、表彰活动、文艺演出及其他重大事件、重大活动形成的声像材料。

5.记录公司重要合同和协议签字仪式等声像材料。

6.公司荣获政府、行业组织所颁发的奖状、奖旗和荣誉证书及获奖场面的声像材料。

7.本单位重大基建项目建设以及不同历史时期本单位典型建筑物的声像材料。

8.记录公司重大事故现场的声像材料。

9.本单位涉外活动形成的声像材料。

10.其它具有重要保存价值的声像材料。

第五条归档时间

声像档案材料的归档时间与纸质档案保持一致，各部门形成的声像档案于次年第二季度（4－6月）内完成归档移交工作；各单位形成的声像档案，同建设工程项目档案一并整理移交。

第六条归档要求

1.声像文件材料由文件形成部门、单位相关人员负责收集、整理、移交，由公司档案人员验收合格后归档。

2.声像材料应进行筛选，数量控制如下：会议照片不超过10张；大型活动照片不超过10张；合影1张；出访照片不超过10张；每一处工程现场照片不超过5张；事故现场照片不超过5张；录音、录像材料按照自然时长，以光盘、磁带或电子文件方式提交，原则上一次活动提交公司档案室一套；其他内容的声像材料，由拍摄者根据实际需要决定提交数量。

3.移交归档的声像材料以电子文件为主，应确保文件没有损坏，格式应符合下列要求：

（1）数码照片文件大小不得低于2000KB，图像大小不低于3648×2736，文件格式为TIFF、RAW、JPG、PDF等。不得使用photoshop、gif、便携位图、文档等格式。

（2）用扫描仪等设备获得的非通用文件格式，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

（3）用视频或多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的电子文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。

（4）用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

4.属于管理类文件的声像档案填写《归档文件移交清单》，属于工程项目的声像档案填写《工程项目档案移交清单》，同声像材料一起向公司档案室移交归档。经检查合格后，移交人员、相关负责人和公司档案人员在移交清单上签字确认，完成移交手续。

第七条整理单元

声像档案材料应以每张、盒、盘为整理和档号编制单元。

第八条排列顺序

录音、录像档案，按“年度”结合档号顺序进行排列；照片档案划分为管理类照片、项目类照片两种类型，管理类照片按“年度－专题”结合档号顺序进行排列，项目类照片按“项目分类号－专题”结合档号顺序进行排列。

第九条编目说明

各单位须对归档的声像材料进行编目和说明。照片材料的编目说明包括档号、题名、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、备注（对照片中所反映的人物、事物、场景及相关内容作简要说明）；录音、录像材料的编目说明（附件5－2）包括档号、题名、录制者、录制时间、录制地点、录制时长、文件格式、备注（对材料所反映的人物、事件、内容作简要文字介绍）。

第十条填写档号

整理加工好的声像材料需在材料实体上填写档号，照片填写在背面右上角，录音、录像材料填写在外包装标签处，以便与声像材料目录对应。

第十一条装盒

照片材料装入照片档案盒（夹），每盒编制照片档案目录及备考表，档案盒按“年度－专题”标号排序；数码照片原件上传至档案系统或刻成光盘以物理形式保存；声像材料、数码照片光盘，按整理顺序装入防磁柜（防尘柜），声像材料目录单独立卷保存。

第十二条保管

1.公司档案室应设置专柜存放声像档案，装具材料、库房条件应符合国家有关要求。

2.公司档案人员应定期对声像档案进行检查，对受损的声像档案及时进行载体转换。

3.声像档案一律永久保存，并逐步实现网络存储。

附件：5－1.照片档案目录样式

5－2.录音、录像档案目录样式

5－3.照片档案备考表样式

附件5－1

照片档案目录

附件5－2

录音、录像档案目录

附件6

实物档案整理细则

第一条编制目的

为加强和规范公司实物档案管理，制定本细则。

第二条定义

实物档案是指在公司各项活动中形成（获得、接收或征集）的，以非纸质材料（奖状、证书除外）为标志物或象征物的归档保存材料。

第三条总体要求

（一）实物档案应实行集中统一管理。

（二）实物档案的整理和保管，应根据相应载体材料的物理特性，采用专门的方法和条件。

（三）档案管理人员应对实物档案的管理状态和结果做必要文字说明，并拍摄存照。

第四条归档范围

1.荣誉奖励实物：各单位（部门）获得的省部级以上的各类证书、奖状、奖杯、奖章、奖牌、锦旗、牌匾、荣誉册、光荣册等。

2.证照、印信：机构变更、撤销、合并失效的证照、印章（经公安机关审批后制作的）。

3.纪念品：公司举办重大活动形成的具有保存价值的活动标识、证件、证书、奖章等；国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、礼品、工艺品等；党和国家领导人及社会知名人士的题词、字画等。

4.其他有重要保存利用价值的实物材料。

第五条归档时间

实物档案原则上在实物取得一个月内向公司档案室移交归档，一般不应跨年度。

第六条归档要求

1.归档实物应保持整洁、无破损。

2.实物档案原则上一件一归，如有同类重复者，只归一件。

3.归档移交时应对实物材料进行数码拍照，每件实物材料以展示原貌为原则拍摄一张照片，照片为JPG格式，大小按声像档案要求执行，照片题名与实物名称一致。

4.实物档案移交时应填写《实物档案移交清单》（附件6－1），同实物与所拍摄的照片，一同向档案室移交归档；经检查合格后，移交人员、相关负责人和公司档案人员在移交清单上签字确认，完成移交手续。

第七条整理

1.实物档案按移交归档先后顺序逐件排列并编制档号。

2.档案管理人员应在归档的实物材料上粘贴归档章（附件6－2），归档章可采用不干胶纸。立体型实物材料粘贴于底座，平面型实物材料粘贴于实物背面。

3.档案管理部门对各部门（单位）移交或已履行归档手续的实物档案编制《实物档案归档目录》（附件6－3），包括档号、文件形成者、题名、实物类别（证书、奖杯、奖牌、奖状、奖章、锦旗、印章等）、材质类型（金属、石料、木料、化学材料、布料、纸张等）、形成日期、存放地点、备注（对实物档案有关情况作简要说明，如获奖单位与实物归档部门不一致，应在备注中说明）。

第八条保管

特殊的大型实物档案，各单位应指定专人负责临时保管，条件成熟后逐步移交办公室；存放场所应符合实物档案各类材质长久保存的要求；办公室应统编实物档案检索工具，便于检索和统计；办公室应配合公司有关需要，组织实物档案陈列展览。

附件：6－1.物档案移交清单

6－2.归档章填写样式

6－3.实物档案归档目录

附件6－1

实物档案移交清单

归档部门（盖章）：

（注：此表一式两份，归档部门存一份，公司档案室归档一份。）

附件6－4

实物档案归档目录

附件7

档案库房管理规定

第一条编制目的

为加强和规范公司总部档案库房管理，保证档案库房的安全和合理使用，根据国家有关规定，结合公司实际，制定本规定。

第二条防护措施

1.档案库房应采取有效防护措施，达到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防霉、防高温等“八防”要求。

2.库房内禁用装置喷淋式消防设施，应采用二氧化碳、七氟丙烷等洁净气体灭火器或消防设施；库房内严禁吸烟或其他火源进入，严禁带入易燃、易爆及其他危险或有害物品，禁止在光源、电器下堆放档案资料；档案室管理人员须掌握灭火器使用方法，灭火器材放置位置固定，不得随意改动。

3.每个档案柜中要放置防虫药品，同时要定期检查虫蛀、发霉情况，对失效药品及时更换。

第三条日常管理

1.档案库房门窗要牢固，及时锁闭；钥匙应专柜保管，不得随身携带；管理人员应做到人走锁门关窗，妥善保管库房钥匙，每天下班前对库房门窗、电源进行全面检查，确保库房安全。

2.库房内设置温湿度计，每周定时测记，掌握温湿度变化情况；库房温度应控制在14－24℃；相对湿度应控制在45－60％。

3.定期打扫库房卫生，保持库内及周围环境卫生，库房内不得堆放档案无关物品。

4.日常检查维护应形成检查记录（附件7－1）。

第四条档案保管

1.档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，库房应与档案人员办公区和档案利用区分开，非档案工作人员未经许可不得入内。

2.档案出入库要进行严格登记，档案入库通过档案系统归档操作进行登记；档案借阅、归还登记按《档案利用规定》执行；档案销毁按《档案工作管理办法》中相关规定执行；档案移出应填写《档案移出登记表》（附件7－2），登记表应归档永久保存。

3.档案柜应按照从左到右、至上而下的方法进行排架，并设置醒目规范的标识。

第五条安全检查

1.每半年对库房档案的保管情况进行一次全面检查，平时进行抽查，以确保档案的完整与安全。

2.定期检查库房内电源线路、空调设备及安全设施，及时排除各种不利于档案安全管理的隐患。

附件：7－1.档案库房检查记录表

7－2.档案移出登记表

附件7－1

档案库房检查记录表

记录人：

附件7－2

档案移出登记表

附件8

档案工作突发事件应急处置预案

第一条编制目的

为有效预防及处置公司突发性危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的事件，最大限度减轻对档案的损害，确保档案资源安全，根据上级有关规定，结合公司实际，制定本预案。

第二条组织机构及职责

公司档案工作领导小组为档案安全突发事件应急处置领导小组（以下简称领导小组）。领导小组下设工作小组，设在公司办公室，办公室主任担任组长，成员包括办公室副主任、公司负责安全保卫人员和公司档案管理员。领导小组与工作小组职责如下：

（一）领导小组职责

1.组织和指挥突发事件应急处置工作，决定启动和终止本预案。

2.做出决策，布置处置措施，派员现场指导，协调相关部门分工与合作。

3.做好突发事件的善后处置等工作。

（二）工作小组职责

1.监督检查物业相关部门的日常检查维护。

2.制定和完善档案工作应急处置工作方案。

3.突发事件发生时，第一时间向领导小组汇报，维持现场秩序。

4.在专业救灾部门到达前组织人员进行撤离，在可能的情况下采取自救。

5.组织力量对由灾害事故造成的受损档案进行抢救，并做好已疏散和抢救档案的安全保卫工作。

6.承办领导小组交办的其他事项。

第三条处置程序及要求

（一）应急准备

建立和完善应急组织体系，加强应急队伍建设，加强档案安全管理和突发事件有关知识的宣传教育，开展档案安全防护设备、应急救援器材的监督检查工作，防患于未然。

（二）预防预警

1.按照预防为主的原则做好日常预防、预测、预警、预报及应急装备、培训、预案演练等工作。

2.档案管理人员要定期对处置区域进行安全检查，重点处置区域每天检查，确保库区防火、防盗、监控等设备设施完好；监督物业相关部门对消防系统进行维护，使其保持良好状态。

3.对检查中发现的问题或安全隐患应立即向办公室主任报告；办公室主任接到有关报告后，应及时确定应对方案并向领导小组汇报，按照应急处置预案，做好应急准备。

（三）事件报告

1.报告程序：突发事件发生时，现场人员应及时向公司办公室主任报告，由办公室主任视情况确定启动应急响应等级并报告领导小组组长。报告可采用电话等形式，但随后应形成书面事件报告，报上级档案主管部门。

2.报告内容：（1）事件发生或可能发生的时间、地点、灾害类别、现场情况、影响范围；（2）事件发生的简要经过、结果，档案损失情况的初步估计；（3）事件原因分析；（4）事件发生后采取的应急处置措施及事件控制情况；（5）其他需要报告的有关事项等。

3.报告应实事求是，不得瞒报、缓报、谎报、漏报或授意他人隐瞒、缓报、谎报、漏报。

（四）事件等级

公司档案突发事件根据性质、严重程度和影响范围，分为Ⅰ级、Ⅱ级两个响应等级。Ⅰ级（重大突发事件）是指已经或可能导致档案或档案设施遭受损失，包括发生或局部发生地震、火灾、水灾、爆炸等引发的重大灾害事件或已出现档案被盗、损毁、泄密等事件；Ⅱ级（一般突发事件）是指库房出现焦糊异味，轻微进水、漏水、局部发生异常，设备设施出现一般故障等现象。

（五）应急处置

启动I级响应等级时，由领导小组组长及工作小组组长牵头组织、指导应急处置工作：

（1）及时向中控室报警，通知相关人员关闭库房电源；

（2）统一指挥、协调各有关部门；

（3）及时疏散滞留在处置区内的相关人员；

（4）档案人员应积极配合抢救工作，提供档案分布、库房结构等信息，协助维护现场秩序，开展力所能及的自救和现场安全保卫工作，防止次生、衍生事件的发生；

（5）救援力量到达后，档案人员应在专业人员指导下按照确定的档案抢救顺序抢救和转移、安置档案。特别是受水淹档案，要及时采取有效办法稳定档案状态，避免灾情进一步恶化；

（6）发生火灾时，本着小火自救的原则利用现有的灭火器进行自救，同时向工作小组相关人员报告。如遇火势不可控制时，立即组织档案室内的所有人员撤离后关闭房门，以免造成人员伤害，向工作小组报告后派人做好内保消防人员到场的引导。

（7）档案出现被盗或泄密事件，应立即保护现场，严禁无关人员出入，积极配合有关部门开展调查取证工作。

2.启动II级响应等级时，由办公室主任负责应急处置工作和调查工作：

（1）档案人员立即进行安全检查，协助安保部门排除险情；

（2）根据事故原因通知相关人员对设备和线路进行检查、维修、排除事故隐患；

（3）组织相关人员进行善后处置工作。

3.在抢救档案时，档案管理人员应协助专业救援部门按下列顺序转移和安置档案：管理类档案（永久）；会计档案；实物档案（证照类）；文书档案（长期）、科技档案（永久、长期）；声像档案；重要的档案检索工具。

第四条奖励与责任追究

对在档案工作突发事件应急处置工作中做出突出贡献的应给予表彰和奖励。对迟报、谎报、瞒报和漏报档案工作突发事件重要情况或玩忽职守、渎职、违法违规等的，依法追究相关人员责任。

附件9

档案利用规定

为充分发挥档案信息资源的价值和作用，为公司各项工作提供利用服务，同时在利用工作中确保特定档案信息的机密性，维护公司合法权益，根据上级有关规定，结合公司实际，做如下规定：

第一条公司档案利用主要用于公司内部活动，公司员工利用档案必须在本人工作范围内；外单位人员利用公司档案必须持本人所在单位介绍信，经公司档案分管领导批准。

第二条档案利用必须办理档案利用手续。

第三条在档案借阅过程中，利用者对档案原件负保护责任，对档案信息负保密责任，不得遗失、删改、剪贴、污损、勾画或拆散、转借。

第四条涉密档案只限于档案形成部门在档案室查阅，不准拍照、复印。若有特殊情况需要借出或复印档案，必须经档案形成部门负责人、办公室负责人、档案分管领导批准。

第五条利用档案时，应在公司数字档案馆中发起档案借阅申请，经本部门（单位）负责人和办公室负责人批准，必要时须经会签部门负责人及档案分管领导批准。特殊情况需要线下申请利用的，填写《档案利用申请表》（附件9－1），经相应负责人批准。

第六条利用申请批准后，利用电子档案可根据批准的权限，直接在档案系统中浏览、下载或打印，利用实体档案须联系档案管理员领取，并做好登记。

第七条如有档案泄密、丢失等情况应立即报告档案室，以便及时采取措施，对档案丢失者应根据情节轻重追究责任。

第八条借出实体档案时，应由档案员填写《档案借出登记表》（附件9－2），并由借阅人签字后方可借出。借出的实体档案应在规定时间内归还，不能按期归还的须告知档案室，并在《档案借出登记表》备注栏填写缓还时间及原因。

第九条档案归还时，档案员要先检查后注销所做借阅登记，对产生较大经济效益和重大影响的档案，要填写《档案利用效果登记表》（附件9－3）说明用途。

第十条未经审批，任何人不得擅自编辑、修改、公布、公开、传播档案内容。

第十一条会计档案利用按公司《会计档案管理细则》执行。

附件：9－1.档案利用申请表

9－2.档案借出登记表

9－3.档案利用效果登记表

附件9－1

档案利用申请表

附件9－2

档案借出登记表

附件9－3

档案利用效果登记表