公司档案管理办法精编4篇

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档案管理办法【第一篇】

第一条 目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。

第二条 人事档案保管制度原则

1、保密原则；

2、保护人事档案材料完整，防止材料损坏；

3、及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性；

4、合理有效的使用档案，使其发挥作用。

第三条 人事档案保密

1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备；

2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关 人员对资料的接触。

3、任何人包括公司领导在内，无特殊原因，不得随意查调个人档案。

4、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。

5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

第四条 档案接收：

1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定；

2、在档案底账上注明接收档案；

3、填写《回执单》，退回原单位；

4、把档案放置档案室内保存，并编号登记。

第五条 档案转出

1、取出要转走的档案；

2、在档案底账上注销；

3、填写《转递人事档案材料的通知单》;

4、最后按发文要求包装密封；

5、接收档案单位将收到档案的回执退回。

第六条 档案保护

1、档案室备有必要的防火、防潮器材；

2、档案室保持清洁，不准存放无关物品；

3、无关人员不得进入档案室；

4、离开时关灯、关窗、锁门保证安全。

第七条 新形成的档案材料应及时归档，并按以下流程进行操作。

1、对材料进行鉴别是否符合归档要求；

2、按材料分类确定其相应位置补填档案目录；

3、将材料放入档案内。

第八条 检查核对

检查核对是保证人事档案完整安全的重要手段。一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等；也包括对档案保管的环境检查。

第九条 统计汇报

1、人事档案数量；

2、人事档案材料收集补充情况；

3、人事档案整理情况；

4、人事档案保管情况；

5、人事档案使用情况；

6、档案室设备。

第十条 人事档案的使用权限

1、法制部门调查。

2、员工本人入党、出国等。

3、档案管理员对档案的维护。

4、公司因调查需要调用档案。

第十一条 人事档案使用方式

1、借出使用：法制部门查案调档或其它特殊情况。

2、出具证明材料：一般是入党、提升、招工、出国等。

3、在档案室查阅：防止泄密和丢失。

第十二条 档案查阅手续

1、由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。

2、其次，查阅单位(部门)盖章，负责人签字。

3、最后，由人事档案管理部门审核批准进行查阅。

第十三条 外借手续

1、在附合查阅手续的基础上，进行借档登记。

2、有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并盖公章。

3、人力资源部按照有关规定，结合使用者的要求，提供证明材料。

4、证明材料由人力资源部审阅，盖章，登记、发出。

第十四条 离职员工限期在一个月内将档案手续办理完毕，如不办

理，人力资源部将于离职下月起开始收取档案保管费，标准为每月20元。

第十五条

行。

第十六条

本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执本制度解释权在人力资源部。

档案管理办法【第二篇】

第一条 为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。

第二条 集团公司员工档案实行分级管理

由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

(一)原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。

(二)新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

(三)电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。

第三条 人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立

第四条 新建人事档案收集范围

由人力资源部门直接形成的材料：

(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。

(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。

(三)工资调整审批表。

(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

(五)考核、考勤或其它类材料。

(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

通过其它渠道形成的材料：

(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

第五条 人事档案归档材料要求

归档材料应具备的条件：

(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等；对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。

(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份；人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明；涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论；同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

应妥善处理不应归档的材料：

(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称及份(件)数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

(四)对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

(五)销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

第六条 人事档案的整理要求：

(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

(四)材料增减时应进行重新整理。

(五)人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

第七条 人事档案的建立

(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

第八条 人事档案的编号

(一)人事档案编号构成：档案代码+四位数字，按顺序编号。

(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写)，如采购管理中心，其人事档案编号为CGG。

(三)员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。

(四)同一部门员工的档案要求放在一起，每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

第九条 人事档案建立的具体程序

(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

(四)将新的材料存入档案。

第十条 员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。

(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。

(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。

三、人事档案的转递

第十一条 人事档案转递的具体程序

(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。

(三)填写《人事档案转递通知单》。

(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

(五)收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。

第十二条 人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

第十三条 员工晋升科级(含)以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心；科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

第十四条 员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

四、人事档案的查询、借阅

第十五条 档案查询和借阅应按程序办理

(一)档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。

(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

五、人事档案的保管

第十六条 人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

第十七条 人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确。

第十八条 人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。

第十九条 人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

第二十条 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

六、考核办法

第二十一条 凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次：

(一)人事档案不全的。

(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

(三)不遵守人事档案保密制度的。

(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

(五)不按规定销毁人事档案的。

公司人事档案管理办法规章制度

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记。

3、查、借阅档案注意事项

不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。

经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

公司档案管理办法最全【第三篇】

公司档案管理办法最全

档案管理制度

1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

档 案 统 计 制 度

1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

2、及时、准确地登记档案的移交和接收，作到帐表相符。

3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

5、有专人负责档案统计工作， 按要求填报档案统计报表， 并做到迅速、真实、准确无误。

档案安全保密制度

1 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。

2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

档案查阅借阅制度

1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。

2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。

5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。

6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

档案库房管理制度

1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。

2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。

3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。

4、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。

5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。

机关档案归档制度

一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。

二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。

三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。

四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。

五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。

六、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续 。

国土资源专业档案立卷归档制度

为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则 ，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。

5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交，

文书档案归档文件整理制度

为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。

1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的'文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。

6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。

7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。

8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

会计档案立卷归档制度

会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。

1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。

2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。

4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。

5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、、、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。

7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。

8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。

9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。

声像档案立卷归档制度

声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定本制度：

1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。

2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。

3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。

4、按要求填写好卷内目录，编好号码。

档案利用制度

1.凡本单位人员利用档案，须严格履行查(借)阅登记手续，注明查(借)阅目的，用后及时反馈利用效果。

2.外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。

3.因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。

4.档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。

5.如查(借)阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准；查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管局长批准。

6.对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。

7.查(借)人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。

档案利用效果登记制度

一、利用者利用档案完毕，利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，利用接待人员要跟踪收集。

二、凡利用者利用档案即时取得效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。

三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将“利用效果登记表”带回，而接待人员要及时催缴“利用效果登记表”。

四、档案员收回的“利用效果登记表”，应及时整理。

档案管理办法【第四篇】

第一条 为了加强公司人事档案管理，使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求，参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定，结合公司的实际情况，特制定本规则。

第二条 档案管理的种类；根据国家的规定要求和劳动人事管理的特点，将劳动人事工作形成的诸多材料整理分成三大类：职工个人档案、专业技术档案、文书资料档案。

第三条 职工个人档案主要由记载个人在历史各个时期表现情况的原始资料，各项工作能力素质状况和有关背景材料等构成。它主要包括职工履历、社会关系、职务、学历、工资变动情况、奖惩记录等以及各个时期的表现鉴定。

第四条 专业技术人员(包括工人技师)档案主要由记载其技术状况的原始材料和考核评聘等有关的材料构成，它主要包括专业技术人员的技术职称(职务)评聘申请表、工作总结、所在单位鉴定、评审委员会评审结果记录、聘任或解聘书、高、中、初等级变化记录和评聘工作的有关资料。

第五条 文书资料档案主要由记载公司劳动人事管理活动的主要过程原始材料、各项重要而且常用的劳动人事政策规定的目录或摘要、劳动人事系统各岗位在工作中产生的各类正式文书、各种劳动人事统计报表和有关信息资料构成。