档案管理制度【精彩4篇】

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档案管理制度【第一篇】

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：

保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时

档案管理办法【第二篇】

一、目的

为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

三、机构设置及职责

公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。

四、档案归档

1.归档要求

归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。

归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。

对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。

凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。

归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。

2.归档时间

工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。

3.归档程序和手续

各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的`成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。

4.归档责任部门

公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。

各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。

技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。

5.归档范围

工程类（见附件二）

研发类（见附件三）

产品生产类（见附件四）

管理类（见附件五）

其他类

6.管理文件和资料的归档

凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。

公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。

7.技术文件和资料的归档

凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。

研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。

档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。

五。档案和资料的保管

1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。

2.管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文件与资料必须编号。

3.档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。

（1）健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。

（2）做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。

（3）档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。

（4）室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。

（5）工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。

六、档案资料的使用

1.公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备案。

2.查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门领导申请，公司主管领导批准后，由专人陪同查阅，不得借出。

3.档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。

4.借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。

5.凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。

七、文件和资料的更改、销毁

1.已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》，此登记表、更改通知单与文件共同存放，以备查询。

2.技术文件和资料需更改时，要按《设计更改程序》及《产品图样及设计文件更改办法》执行，填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责人的审批，同时注明更改原因及日期。

3.文件和资料失效或终止执行时，各部门档案员应按要求填写《终止执行文件和资料目录》，到档案室备案，由档案室在文件上标明终止执行或作废字样。

4.对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料，需经原编制部门审核，原审批部门负责人批准后，填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文件和资料目录》存档。

5.对于需要销毁的文件、资料，由档案室定期提出申请，经公司专家委员会鉴定后，档案室统一销毁并做销毁记录。

八、其他

本办法自公布之日起实行，解释权归公司办公室。

档案管理论文【第三篇】

前言

随着高新科技与经济全球化的发展，我国的医疗事业也做出了相应的改革，医院之间的激烈竞争日益明显，这对医院的健康发展提出了严峻的考验。因此，医院要想在同行业中崭露头角，在时刻提升医疗工作人员的专业技术水平的同时，还要不断地提高管理水平。档案管理是医院管理工作中的主要组成部分，也要随着新时期的发展目标进行改革，从而为实现医院档案管理工作的现代化、科学化以及规范化提供坚实的基础。

1、医院档案管理工作创新的重要性

创新是社会发展的必然要求

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，更是社会发展的必然要求。创新重要在于技术的创新、管理的创新、思维的创新，其中思维创新是根本方向，管理创新是重要保证，技术创新是最终目标。根据我国的总体方针政策和建设目标以及社会发展的相关要求进行创新，不断深化对客观世界的总体认识和了解。进一步发展医院档案事业的前提就是在档案管理工作中善于创新，只有这样，才能彰显医院档案事业的凝聚力及竞争力。

创新是档案管理工作适应时代发展的需要

近年来，随着科学技术的迅速发展和经济国际化发展的趋势，信息在人们的生产生活中扮演着越来越重要的角色。档案部门的实质就是收集信息资料、保存信息并利用的过程。为了适应新时期的发展需求，档案部门面临着多方面的挑战，比如信息网络化、管理科技化、需求复杂化等等。因此，必须重视档案管理工作的创新性，否则，档案管理工作就会落后，跟不上时代变化的步伐，阻碍医院的整体性进步，从而失去为医院提供参考价值的作用，甚至会使医院在同行业中失去竞争的能力。

创新是档案管理工作发展规律的内在要求

医院档案管理的科学规范化，是医院的健康稳定发展的前提和基础，不仅可以促使医院专业素养与学术水平的进步，还有助于医院业务管理水平的提升。创新是档案管理工作发展规律的内在要求，档案管理工作如果只进行简单的机械操作，缺乏对管理方式的创新，不仅会导致档案工作没有突破性进展，严重时还会造成档案工作止步不前，失去其应有的重要价值与意义，在很大程度上不利于医院的'整体性发展。

创新是提升档案管理人员专业素质的需要

档案管理人员是档案管理工作中的重要组成部分，在其中占据着主导性地位。因此，档案管理人员自身素质的高低，是影响工作速率和效果的主要因素。基于信息技术环境下的发展趋势，档案管理工作人员应该重视自身专业素养及职业道德的提升，要求档案管理人员要具有创新意识，在工作中积极思考，善于寻找简便、快捷的新途径，把创新理论与实践工作相结合，最终达到提升档案管理专业技术水平的目的。

2、医院档案管理工作创新的举措

管理理念创新

树立档案管理的价值观。要掌握和了解档案管理的作用与价值。医院中医学科技档案具有很强的潜力，不仅可以为医院创造出较大的经济效益，还能为患者进行服务，保护人们的身体健康。因此，开发档案信息资源是档案管理工作的重要内容。

树立档案管理的动态观。医院的档案管理工作具有特殊性，尤其是在信息化、科技化的时代，档案管理工作人员不能闭门造车，应该摒弃传统的工作方式，根据现阶段的时代需求和医院工作现状，具体问题具体分析，主动地做好档案管理工作，提高档案管理信息资源的利用率。

树立档案管理的效率观。新时代下，医院之间的竞争愈演愈烈，这就要求档案管理人员树立效率观念，保证在医院工作需要时，能够及时提供档案信息，为医院发展顺应时代发展步伐作出积极贡献。

树立档案管理的现代观。计算机、互联网等高新科技的普遍使用，为档案信息的处理提供了便捷性，所以，树立档案管理的现代观，提高档案管理工作水平，为档案管理的现代化发展打下坚实基础。

管理手段创新

首先，在档案管理上要改变以往的纸质方式，强化电子档案的标准化管理，利用计算机等先进技术手段对档案工作进行实施，实现档案管理的一体化服务，使档案管理方式同步于现代技术的发展。其次，重视有利用价值的电子档案信息，并把相应的纸质档案转化为电子档案，把档案实体与档案信息进行分离，建立完善健全的网络化平台，使之更好地服务于各种用户。最后，使用计算机等工具建立不同种类的全文数据库及多媒体数据库，并设置管理权限，在确保档案信息安全的基础上，运用统一管理的方式，实现资源共享，通过档案信息资源的数字化、网络化，提升档案管理工作的科技化水平。

服务方式创新

第一，必须改变以往的传统服务理念，坚持以档案的服务和管理并重为原则，科学合理地利用档案信息资源，同时还要努力开拓服务的领域，用更加科学健全的方法为医院的医务人员、患病人员以及人民大众服务。第二，转变服务方式，变被动为主动。树立积极主动服务的思想意识，创新服务方式，在最大程度上把档案信息的价值和作用体现出来，为建设出高水平、高标准的档案服务平台奠定基础，同时也为医院向前发展提供条件。

健全和完善管理制度

完善岗位管理标准规范和制度。清晰明了地展现各级领导及档案管理人员的确切岗位职责，监督档案工作人员认真严谨地工作。

完善档案归档制度。根据相关法规制度和标准，把档案进行分类归档，比如档案内容、档案保存的时间权限等等。

完善档案的保密制度。对于安全等级较高的档案，必须进行明确的标明，妥善存放，并定期进行检查，对因违反保密规定而造成不良影响者，要根据已有的法规标准追究其责任。

完善档案鉴定、销毁制度。由于档案馆对档案的保管是有年限要求的，所以要依照相关制度标准和原则，定时清理和鉴定到期或者失去保存意义的档案。

完善档案库房管理制度。严禁非工作人员进入档案库房的同时，还要重点防范火、水、尘土、有毒气体等对档案的侵蚀，时刻保持档案库房处于安全状态中。

提高创新主体的综合素质

培训是提升档案管理人员素质的直接途径。医院的相关部门要对档案管理人员定期地组织培训，并随时对其进行考核，制定完善健全的标准规范和奖罚制度，以此提高档案管理人员的积极性和思想意识，提升档案管理人员的自身素质和专业技术水平。

档案管理人员的业务能力和业务素质对现代化的档案管理工作十分重要。自21世纪以来，我国进入到信息社会，对档案管理人员信息技术的掌握要求更高，尤其是计算机信息技术和网络信息技术，因此，加强对档案管理人员的信息组织教育势在必行。相关行业领导部门应该积极组织相关的培训，提高档案管理人员的信息能力，使他们能够运用计算机进行档案管理，促进档案管理工作向着更加智能、便捷、准确的方向发展。

3、结束语

总而言之，医院要想不断地向前发展，除了具有专业的技术水平之外，还要在管理方法上摸索新的思维方式。医院档案管理工作创新是提升医院整体业务水平的必经之路，也是医院彰显凝聚力与竞争力的基石。

档案管理制度【第四篇】

1、发文格式中，函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

（1）函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用'函'。

（2）通告:在工作中可能出现或已经出现了问题，或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用'通告'。

（3）通知:是'发现行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位，要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知'。

（4）报告:向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问等用'报告'。

（5）请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示，答复和批准事项时用'请示'。

2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

（1）可从上级公司传阅的文件、资料中收集；

（2）从政府相关部门下发的文件资料中整理收集；

（3）从物业管理协会会刊中收集；

（4）征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料；

（5）经常了解物业管理专业书籍的出版情况；

（6）保持与物业管理各政府业务主管部门的联系，从中获得物业管理的有关文件法规；

（7）可从报刊、杂志等资料中收集。

3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么

（1）严格档案材料的收、发制度和借阅制度；

（2）及时做好催还、清退工作，档案材料不得个人保管；

（3）除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中时间整理前一年的档案材料；

（4）档案工作应统一领导，分级管理。公司办公室负责公司的主体档案，对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查，各职能部门分层管理本部门的档案工作；

（5）档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用；

（6）必须按档案分类项目进行档案的整理和归档；

a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。

b、档案分类项目一旦确定，要执行到底，不因易人而变更。

c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料，可根据材料与类目的密切程度进行归类。

（7）档案材料的卷宗的处理:

a、对无主题的材料应拟定确切的标题；

b、所有归档材料均须编号，并按序号进行先后排列；

c、填写材料目录表，其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日期；

（8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上）、中期保管（5-15年）、短期保管（5年以下）等。

（9）档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存，并按类上架进柜，注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生，要经常对档案材料进行检查。

4、物业管理应保存的基本材料有哪些

物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录；上下行文；政府文件；工作计划、总结、报告；规章制度；调查分析；重大事件和投诉；工作检查、评比记录；物业管理委托合同；物业管理各项分承包合同、协议；公司人事材料；治安事件记录、处理材料；各工程竣工图纸、验收合格证明材料；技术图纸、工程档案；客户/业主档案；固定资产清单；财务凭证、帐册、报表；财产和物资单据；各类经营证明、证件等。