实用档案管理制度细则 档案管理制度及职责【热选8篇】
【导读预览】此篇优秀范文“实用档案管理制度细则 档案管理制度及职责【热选8篇】”由阿拉题库网友为您整理分享，以供您参考学习之用，希望此篇资料对您有所帮助，喜欢就复制下载支持吧！
档案管理制度细则 档案管理制度及职责【第一篇】
为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。
(一)工程档案的归档范围
对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
(详附件一)
(二)归档文件的要求
1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。
各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。
索引、保管、统计
(一)工程档案的收集
文件形成后，文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。
(二)工程档案的整理
按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
(三)工程档案的立卷
1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。
3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。
4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。
5、竣工图按专业组卷。
6、竣工验收文件按单位工程组卷。
(四)工程档案的编目
1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30mm；页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。
2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号；“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的'日期。未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。
(五)工程档案的装订
案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。
(六)工程档案的归档
1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。
(七)工程竣工档案移交
工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。
(八)工程档案的索引
工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。
案卷号如：第1卷
专业号如：基建类1为
工程代号如zz花园首期为
楼盘代号如zz花园代号为1
(九)工程档案的保管
工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。
(十)工程档案的统计
工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。
保管期限分为永久、长期、短期(具体详附件一)
1、永久：是指工程档案需永久保存。
2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
3、短期：是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。
六、工程档案的借阅及销毁按照集团公司档案管理制度执行。
本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。
七、本制度自发布之日起执行
档案管理制度细则 档案管理制度及职责【第二篇】
1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。
4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、 文书管理范围包括：一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、 除通知外，一般性文书没有固定的.格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、 按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。
4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。
6、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
档案管理制度细则 档案管理制度及职责【第三篇】
为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
各过程管理部门职责：
负责确定所管理的过程的文件需求。
负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
负责文件更改内容等。
生产部职责：
负责管理手册的'编制。
负责体系的认证和日常维护管理工作。
各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
各部门负责本部门记录的建立与管理。
确定文件种类
为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
综合管理体系文件
a.方针、目标和指标；
b.实现方针、目标和指标的策划；
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
资料和记录
相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据；
b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；
c.建设（工程）项目可行性研究报告、hse 预评价报告、设计方案和图纸、hse专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；
g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）
h.设施的设计、运行技术资料；
i.供应商和承包商档案；
j.作业许可证等；
k.其他资料。
提出文件的编制和修改需求
公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。
过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
指定编写人
如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
档案管理制度细则 档案管理制度及职责【第四篇】
1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
档案管理制度细则 档案管理制度及职责【第五篇】
为规范和加强公司安全生产档案(台账)管理工作,确保各项安全生产档案(台账)的准确和完善,通过安全生产档案(台帐)的记录、整理和归档,不断增强安全管理工作的针对性、系统性和可追溯性,提高公司安全生产监督管理水平,特制定本制度。
本制度适用于天津钢铁集团有限公司所属各部门。
执行原则
本制度所称的安全生产档案(台帐),是指各单位、部门安全生产管理过程中形成的具有保存价值的各种文字资料、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。
管理职责
安全管理部
负责公司安全生产档案(台账)的综合管理工作,对各生产厂、职能部室的档案管理工作进行监督、检查。
负责贯彻执行《安全生产法》、《档案法》等有关法律、法规和方针政策,组织制定实施公司安全记录归档和保管、使用、统计等有关规章制度。
各生专业职能部室
负责本专业内安全生产档案(台账)的归口管理工作,明确本专业所涉及安全记录的编制、填写、保存等具体要求。
负责对涉及本专业内安全生产档案管理要求的相关单位、部室进行监督、检查和提供业务指导。
各生产单位、部门
负责贯彻执行公司下达的各项安全规章制度及管理标准。落实公司下达的档案工作要求和有关部署,在业务上接受公司专业职能部室的指导和检查。
负责填写、收集、整理、保管、利用本单位、部门在安全生产管理活动中形成的各类记录。
管理规定
生产经营单位安全生产档案(台帐)资料分为以下类别:
安全综合管理台帐
包括以下方面内容:
安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变动记录;
安全生产组织机构、安全生产管理网络图等。
安全生产责任制度、安全生产管理制度等文件;
与工种岗位和设备工具相对应的安全操作规程和使用规程;
上级有关安全生产监督管理部门制定和下发的制度性文件、通知、通报等;
安全管理人员花名册、注册安全工程师花名册及相关身份证明、资格证书;
年(季)度安全生产工作总结和计划、阶段性安全生产工作总结和计划;
与主管单位及内部各班组签订的安全生产目标管理责任书,安全生产责任目标分解、执行、验收、考核记录;
安全生产竞赛、活动记录;
安全防护用品、工具、装备登记表;
其它与安全工作有关的记录。
安全教育培训台帐
包括以下方面内容:
安全宣传教育培训计划、学习、活动资料;
三级安全教育资料、试卷;
全员教育、专项教育记录;
特种作业人员教育培训计划、资料,特种作业人员登记管理台帐,
危险化学品管理人员花名册及相关身份证明、资格证书;
其它安全教育工作记录。
安全会议台帐
包括以下方面内容:
安全生产委员会会议记录、纪要;
安全生产工作例会会议记录、纪要;
根据安全生产工作需要,临时组织的各类会议,包括传达贯彻上级文件,收看收听电视电话会议等记录、纪要;
其它安全会议记录。
重大危险源管理档案
包括以下方面内容:
重大危险源监督管理:名称、负责人、地点(部位)、联系人、联系方式;
重大危险源的种类及基本特征、相关图纸和图片;
重大危险源监测及监控措施;
重大危险源生产安全事故专项应急预案,包括危险性分析、可能发生的事故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障等内容;
重大危险源的管理、检查、监控(考核)记录;
其它危险源管理工作记录。
职业卫生管理台帐
职业卫生目标管理和责任制,单位负责人及管理人员职业卫生培训证明(复印件);
职业卫生管理制度,职业病防治法律、法规、规范、标准、文件;
年度职业病防治计划与实施方案,包括个人防护用品发放使用记录,放射源管理登记表,检测用具、工具登记、校验等管理记录,剂量笔发放登记管理记录,职业健康检查和职业病诊断结果等,职业卫生宣传教育培训记录(培训计划、培训考核记录、宣传图片、纸质和摄录像资料)等;
职业病危害因素监测点分布明细表;
用人单位职业健康监护档案,职工个人职业健康监护档案,接触职业危害人员登记表及体检记录(上岗前、在岗、离岗时职业健康检查表),职业病人登记表,职业病人诊断证明书等;
其它职业健康管理工作记录。
相关方管理档案
相关方单位资质及签订的安全协议、安全告知等;
相关方特种作业人员资质证明(复印件);
外用工、外包工等外来务工人员的安全教育记录;
相关方安全绩效考核记录;
其他有关记录。
安全生产检查、隐患排查治理台帐
专业安全检查、季节性安全检查、重大节假日安全检查记录及考核记录(或安全检查表);
专项安全检查及考核记录(或安全检查表);
日常、综合性安全检查及考核记录(或安全检查表);
隐患检查记录、隐患排查治理(计划)登记表;
隐患整改通知书、指令书、整改记录;
重大事故隐患治理方案,包括以下内容:安全事故隐患的类别,所属工艺、地点,影响范围及程度,治理的目标和任务,采取的方法及措施,经费和物资的'落实,负责治理的责任人和部门(或单位),治理的时限和要求,安全措施和应急预案,本单位专业技术人员(或专家)对重大事故隐患治理情况的评估报告;
其它与安全检查、隐患排查工作有关的记录。
事故应急预案管理台帐
应急救援机构(队伍);
应急预案及目录清单;
应急预案评估报告;
应急物资装备清单;
应急预案演练记录;
其它与事故应急有关的记录。
生产安全事故管理档案
包括以下方面内容:
职工伤亡事故登记表;
职工伤亡事故、事故调查报告;
事故调查分析会议记要;
工伤认定批复书;
其他有关记录。
安全生产档案(台帐)管理要求
安全生产档案(台帐)纸质文件材料应齐全完整,字迹清晰,日期明确,签认手续完备。
各单位要确定专人负责安全生产档案(台帐)的记录、收集和整理。
各单位安全生产档案(台帐)应分类存档,按时间顺行(以年度为界),每年年终将安全生产档案(台帐)装订成册。
安全生产档案的保存期限和本规定未涉及的其它安全生产档案(台帐)执行公司相关文件管理规定。
公司安全管理部对各生产经营单位安全生产档案(台帐)的建立情况,定期进行督促、检查,检查时间为半年度一次。
本制度由公司安全管理部负责解释。
本制度自下发之日起执行。
档案管理制度细则 档案管理制度及职责【第六篇】
(一) 设备仪器依据性文件材料。
(二) 设备仪器随机文件室材料。
(三) 设备仪器运行、维护文件材料。
凡重要设备须归档的文件材料，在设备进单位时，应严格遵守设备开箱验收制度，验收时，须由档案室人员、设备使用部门双方到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案的完整、齐全。验收完毕交档案室保管。
设备档案的归档时间是随时归档。
1、设备档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。
2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。
3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面，一般以a4图幅为标准。
4、长远保存的案卷装订必须取掉金属物。
5、案卷不装订时，其科技文件材料要按照卷内目录的'编排次序排列有序。
6、案卷要整齐美观。
1、设备档案应及时归入档案室专柜存放。各部门需要查阅时，可按规定向档案室借阅，若要复印或常借等，必须经分管领导同意，方可实施，任何科室和个人不得将其原始材料占为已有。
2、安监局档案室负责设备档案的监督、指导和检查。
档案管理制度细则 档案管理制度及职责【第七篇】
第一节行政档案管理制度
一、文件档案工作用办公室总负责，各部门协助管理。
二、文件档案的处理
（一）各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。
（二）各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥。
（三）政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。
（四）各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册，交办公室统一保管。
（五）各部门的各类专业档案，如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后，将总目录及卷内目录交办公室一份，以便查阅、利用。
（六）各类文件档案要妥善保管，任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所，避免泄露、丢失等不安全事故发生。
一、各部门上报的行文，要按照公司统一规定的格式执行，具体详见《关于行文程序的管理规定》。
二、各类公文办理程序
（一）一般下级报上级部门的请示类文件，应在三天之内回复，紧急文件应当天回复。
（二）上级对下级的指示类文件，应按指示精神在规定的期限内办理，处理结果及时向有关领导汇报。
第二节工程技术档案管理制度
一、工程技术档案管理由工程档案管理小组负责实施。
二、管理机构及职能
（一）组织机构：
1、北京东丽温泉房地产开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组，该管理小组由下列人员组成：
组长：总工程师
组员：开发部、经管部、工程部、材料设备部的.经理及各部门指定的档案员。
2、参与本项工程的其它公司均要指定专人分管档案工作，并建立相应的档案机构和管理制度，配备能胜任的档案工作人员，以保证高质量地管理好本项工程的档案材料。
（二）职能
1、总工程师负责整个工程的档案管理工作，组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件，组织审查、接收各单位编制的档案文件。在检查汇总后由有关部门向城建档案馆移交。
2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作，并按要求向建设单位工程部移交档案。
3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图，汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程部。
4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程部，并负责审核施工单位的竣工文件。
三、管理内容与要求
（一）归档办法：
（二）管理要求：
（三）竣工图的编制：
（四）归档范围、收集保管单位、保存期限（见附表）（五）工程档案使用：
（六）汇总上报：
档案管理制度细则 档案管理制度及职责【第八篇】
为加强档案管理制度，规范日常档案管理，有效利用客户档案信息开发销售和服务市场，巩固和提高用户满意度，根据上海大众斯柯达厂方档案管理要求及数据管理规定，特制定《客户档案管理制度》作为标准，遵照执行。
包括由本公司销售的整车用户档案和到本公司维修的售后用户档案，其中维修的售后用户档案包括由本公司销售的新车用户后期转到维修服务部门的车辆用户档案和非本公司售车的它店用户到店维修的车辆用户档案。
1、所有销售的整车用户档案以及售后维修的车辆用户档案，均分为书面形式的纸质档案和电子信息形式的电子档案。
2、按照上海大众厂家要求，客户关爱部设立档案管理人员管理本公司的用户档案。
3、所有车辆用户档案实行一车一档，使用统一标准的用户档案袋。
4、客户关爱部应配置保存用户档案的档案柜等专用设施，书面用户档案必须存放于专用档案柜中，严格按照《档案保密制度》进行管理；电子档案应设置相应的用户名和密码等，防止被他人盗用、窃取、破坏。
5、对于移交的销售新车用户档案及售后维修档案，客户档案管理员应建立《用户档案签收薄》，每日将销售部和服务部转交的书面用户档案信息进行登记，存放到相应的用户档案袋内，同时建立相应的电子信息档案。
6、对于需借阅用户档案的部门及人员必须严格按照《档案借阅制度》进行管理，确保用户档案的信息资料和维修凭证齐全。
1、客户关爱部是本公司用户档案的组织管理和责任部门，对本公司用户档案的形式、内容、建立、维护、更新、保管、使用、安全和保密等工作承担组织、指挥、管理职责和后果责任。本公司相关部门应按本办法规定服从、配合客户关爱部完成用户档案管理的相关工作。
2、销售部是销售用户档案的建立、补充、维护、更新的责任部门，销售总监包含销售经理是本部门销售用户档案的管理责任人，负有组织、检查、监督、改善的'职责，对用户档案的完整性、准确性和及时移交、补充完善承担责任。
3、售后部是维修用户档案的承接、建立、补充、维护、更新、完善的责任部门，服务总监包含服务经理是维修用户档案的管理责任人，负有组织、检查、监督、改善的职责，对用户档案的完整性、准确性和及时移
1、 新车档案由销售部在销售车3个工作日内交于客户关爱部客户档案管理员。销售部检查——交接双方在《用户档案签收薄》签字确认，如资料不齐时需注明——客户档案管理员在收到档案后进行检查——复印及扫描——原版放进档案柜——填充《客户档案电子版》。新车档案构成：
1）绿卡：包括客户名称、联系人、联系手机及电话（座机需加上区号）、联系地址等信息）
2）购车发票复印件
3）销售合同原件
4）身份证复印件（需两面）或组织机构代码证复印件
5）交车检查表
6）行驶证复印件
7）保险单复印件
8）衍生服务清单
9）车辆合格证复印件
10）交车照片
11）新车pdi检查表
12）其它证明类文件（特定客户）
2、 售后档案由售后服务部在交车1个工作日内交于客户关爱部客户档案管理员。服务顾问检查——交接双方在《用户档案签收薄》签字确认，如资料不齐时需注明——客户档案管理员在收到档案后进行检查逐—复印扫描——原版放进档案柜——填充《客户档案电子版》。具体资料构成：
1） 小修车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单（增项单、试车表、定损单、对应项目专用工具检查数据、估算单）、12项免费检查表
2） 首保车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单、首保卡复印件、12项免费检查表
3） 保养车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单、12项免费检查表
4） 大修车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单、试车单、估算单、12项免费检查表
5） 索赔车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单（备件发票复印件、试车单、损坏零件及车辆信息照片、测试及故障报告、对应项目专用工具检查数据）、12项免费检查表
1、销售顾问超过交车后3个工作日上交档案者，罚款50元/车次。
2、销售顾问移交的检查类档案，无用户签名（或签名错误），罚款20元/项。
3、服务顾问每次接修时未核对、明确当次进厂的联系人及其唯一联系方式者，罚款50元/车次。
4、服务顾问未在交车后一个工作日内移交或完善补齐全套档案者，罚款50元/车次。
5、服务顾问移交的书面纸质用户档案不完整、错误、不符合要求者，罚款20元/项，其中无用户签名（或签名错误）罚款50元/项，无内部人员签名（或签名错误）罚款20元/项。
6、销售顾问一月内累计用户档案违规受处罚2次者，在第2次违规起罚款翻倍；服务顾问一月内累计用户档案违规受处罚3次者，在第三次违规起罚款翻倍，并可视情况将当月绩效工资实行10%—30%的扣罚。
7、档案遗失：因未及时整理、维护用户档案，或是因未严格执行用户档案借阅规定，造成用户档案遗失、毁损的，另罚款20元/件。
8、针对各部门档案上交及时率和完整率，将此数据纳入部门负责人绩效考核比当中。
9、以上违规处罚由客户总监负责检查、执行。
10、档案管理员在执行中遇违规问题应责令相关人员立即改正，如其未在一个工作日内改正的，视同再次违规，可予以同额同等再次处罚，以此类推，直至改正。
1、本制度由客户关爱部制订并负责解释，经总经理批准后施行，修改时亦同。
2、本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的规定以本制度为准
3、本办法自颁布之日起执行
编制： 审核： 批准：
日期： 日期： 日期：