采购管理及采购流程（实用3篇）

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采购管理及采购流程1

中央打“苍蝇”和“老虎”的行动正在全国紧锣密鼓地开展，作为国有垄断行业和国家利税大户的烟草行业，如何运用信息化管理手段让采购活动更加阳光、更加规范且不失效率，已成为行业内各级单位的工作重点。本文通过对国家、烟草行业相关政策和信息化应用现状的简要解读，并结合笔者所在企业的相关业务实践，对烟草企业综合采购管理信息化建设规划进行论述。

烟草行业因体制的特殊（国家专卖体制）、富有“争议”的烟草产品和被外界视为近乎“暴利”的产品收益等因素，一直以来都处于社会舆论的高度监督之中。涉及大量金额、容易引起社会公众关注的各类采购业务，自然而然成为行业内各级单位的管理重点和焦点。

问题重重 沟通桎梏

2010年以来，烟草行业以河北烟草为试点，各省、市单位借鉴实施的方式，陆续开展了以信息化为依托的“两项工作”，主要是建设了采购信息门户网站或政务公开平台，对采购信息进行公开，对采购结果进行公示。通过近几年的摸索与建设，各地烟草单位的采购信息化工作初步实现了从无到有，从有到大，部分省市单位甚至实现了从大到全的应用。

但还有很多省市的工、商企业采购信息化建设要求还存在着以下几方面的问题：其一，无法实现采购人、采购管理部门、集中采购机构、供应商、专家等在网上的一体化电子采购功能，也无法实现各级采购监管部门、审计、监察部门对采购全程的网上实时电子监督、效能监察功能；其二，无法实现对部分协议定点采购的二次竞价采购功能；其三，无法实现从单位采购系统到预算系统最终到统一支付系统的网上对接和网上结算，以及从网上对资金流向进行有效实时监控和管理的功能；其四，无法实现各省、市单位专家库、供应商库和商品价格信息库三库资源在网上的统一共享功能；最后，现有门户网站的栏目、功能设置还不够完善、信息量不足、服务功能不强等。

六“化”一体 高效协同

经过研究，笔者认为烟草企业采购综合管理信息化建设可按照“一体化设计，全程服务，实时监控”的总体思想，以“明确职责、加强规划、严格程序、强化监管”的原则进行信息化平台设计的整体规划，分步实施。平台的功能应覆盖投资项目管理、采购计划管理、招投标管理和合同管理及辅助管理，并与行业的投资管理系统、全面预算管理系统、采购管理系统、办事公开民主管理系统等进行系统集成，实现从立项、预算、采购计划、采购执行、合同、资金支付、数据上报及过程事务公开信息等的全流程管理。

其中，投资项目管理包括：项目计划申请、审核、省公司批复、项目立项、项目审批、项目过程管理、项目决算、项目验收等内容；采购计划管理包括采购需求申请、采购计划审核、采购计划批复等内容；招投标管理包括招投标申请、招投标评审、招投标完成等内容；合同管理包括合同草拟、合同审批、合同复核、合同确认等内容。辅助管理包含专家库管理、机构库管理、会议管理等。

烟草企业采购综合管理信息化平台在建设过程中应注重以下关键点：

采购管理全程化：即实现从项目计划申请、采购计划申请、采购计划上报及审批、采购过程管理、采购供应商确定及合同签订，到后续报销业务的合同支付控制等整个采购活动生命周期的信息化管理；实现从计划、过程、结果“三部曲”的管理；实现三项业务采购活动的流程规范化和办事公开、民主管理活动的监督有效化以及这两个环节的紧密融合。

流程管理高效化：以自定义审批流和工作流引擎作为采购管理平台的核心，通过建立标准规范的管理流程，并将流程固化在系统中，实现流程对管理活动状态的驱动，使得用户使用系统的过程就是按规范操作的过程，从而积极推进企业管理流程的高效化。

过程管理可控化：实现公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源以及其他方式的全部采购管理过程控制，环环相扣，并在每一个流程节点，都提供丰富的辅助决策查询。

知识成果档案化：建立采购项目及活动过程中的知识管理机制，获取、吸收和整合各种知识，形成合同文本库、专家库、机构库和合格供应商名录等各类规范知识库，实现知识共享，不断提高企业管理水平，并对采购过程及合同管理形成有力的支撑。

系统集成自动化：系统集成自动化是指采购综合管理信息化平台应与各采购活动关联系统如行业财务管理、报销管理、办事公开平台及各企业的ERP业务系统（设备、备件、原辅料）等实现应用集成和信息共享，融合各业务系统自有的计划、采购、合同、审计、付款及评价等一系列完整的经济活动过程并形成闭环管理，同时通过办事公开平台对各环节的信息进行必要的、有效的公开和监管。

公开管理程序化：应按照行业“三项业务”项目实施过程关键环节同步公开的相关要求，实现采购综合管理系统中招标评审、中标公示、招标结果公告、谈判和询价结果公告中与办事公开信息平台自动同步，实现关键采购信息如月度采购计划、月度监督事项、月度合同签订情况等的定期自动。通过一系列信息化手段辅助“三项业务”相关公开事项的日常，用信息化流程固化办事公开民主管理工作。

厦烟标杆 信息化体现

厦门烟草工业有限责任公司（以下简称厦烟）采购综合管理平台于2012年初正式启动建设，并于同年6月投入使用。在2012年7月的国家局两项工作现场检查中作为工作平台之一，供检查组专家进行在线抽查和数据核查。该系统的“一体化设计，全程服务，实时监控”总体设计思想及实际应用实践得到了现场检查组专家的认可。

厦烟通过建立采购综合管理平台，将立项、计划、采购、合同整个采购流程完整地进行信息化的体现，实现公开公正化。在系统集成方面要充分考虑与全面预算及直属企业自行建设的采购综合管理平台项目的功能及数据整合要求，实现业务数据顺畅交互和共享。

采购管理及采购流程2

关键词：制造企业；采购管理；采购流程

中图分类号：C29 文献标识码：A

引言：

当今的竞争模式已由传统的单个企业之间的竞争转变为企业所在供应链之间的竞争。在供应链管理环境下，物资采购被要求以合适的价格、在合适的时间、采购到合适数量、合适质量的物品，交付到合适的地点。采购作为企业内部物流管理活动的起始环节，同时作为供应链管理的关键环节，在企业内部各部门之间、企业外部与其上下游企业之间、整个供应链的无缝连接上承担着重要的责任。与此同时，对我国大多数制造企业而言，为保证生产的连续性，采购常常占用大量资金，据有关资料表明原材料成本构成绝大多数制造商生产成本的45%～60%，采购成本节约的每分钱都能直接变为利润，采购对企业利润巨大的杠杆作用使采购的作用日益凸显。因此，机械制造企业要提升企业的竞争力、提升整个供应链的竞争力，必须实施有效的采购管理，构建符合自身实际的、与市场经济相适应的采购管理模式，具有重要的现实意义。

机械制造企业→←采购管理现状及存在的问题

1. 采购流程模式僵化， 采购审批手续繁琐， 采购监控难以到位。目前机械制造企业普遍采用的采购流程其特点是： ①采购流程从订单开始， 涉及供应、仓储、财务、质量检验和生产、销售、运输等各部门， 将采购职能分割由不同部门完成， 既缺乏系统筹划、又导致手续繁琐， 工作效率低下。②各部门本位主义严重、站在各自的立场考虑问题， 信息互不沟通， 从而影响采购决策的正确性。③采购监控不到位，出现采购监控盲点， 部门之间推诿扯皮、责任不清、冲突频繁发生， 影响企业工作效率。

2. 采购缺乏计划性， 采购工作比较被动。订单式生产方式使得企业对顾客需求缺少前瞻性， 往往根据往年的销售情况、采购经验编排采购计划。由于企业的采购计划不够周密，以致企业在采购工作中常常处于被动地位， 尤其当订货周期短、交货日期较为紧张时， 采购部门处于销售部、生产部“上挤下压”的尴尬境地， 以致在采购价格、采购材料质量、采购材料交货日期等方面在与供应商的谈判中缺乏优势， 常常因为许多客观原因导致企业没有选择到合适的供应商。

3. 采购成本较高。机械制造企业采购成本高有以下几个原因： ①企业采购批次多、采购周期不固定、采购品种多样化，使企业难以享受到规模采购的优惠政策， 提高了采购成本。②企业对于紧俏的原材料， 往往采用提前采购、大量囤积的方法， 在预计的销售和生产旺季到来之前采购， 而这些原材料的供应商由于产品供不应求， 往往要求对方使用现金采购，不赊销产品， 这给中小企业造成很大的资金压力， 有的企业甚至通过贷款或其他融资渠道借贷资金进行采购， 从而增加了企业的采购成本， 提高了产品成本和产品价格， 削弱了产品在市场上的竞争力。③大量采购造成库存原材料增加， 库存成本加大， 企业经营管理成本增加。同时， 当顾客的要求发生重大变化时， 企业事先采购的原材料无法使用， 造成原材料积压，甚至由于型号、规格不符、时间过长， 使原有的紧俏原材料成了报废材料， 给企业造成重大损失。

4. 没有明确的采购策略， 不注重供应商关系管理。这方面的具体问题表现为： ①采购人员缺乏对采购的深层次理解，把采购仅仅看做与供应商之间简单的“买”和“卖”的关系， 只注重谈判、比价、压价， 缺乏对采购需求的分析和对供应商的扶持， 没有与供应商建立长期、稳定和深层次的合作关系。②中小制造企业由于采购数量小、采购周期不稳定、采购资金缺乏， 因而企业信誉偏低， 对供应商缺乏吸引力。③企业在供应商的选择上缺乏科学、合理的依据， 缺乏规范的合格供应商的认定程序， 缺乏对供应商质量的考核和监督， 导致企业面临采购风险， 出现采购商品交货不及时、没有售后服务、产品数量和质量与采购合同不一致等问题。

5. 采购人员素质低， 采购手段落后。企业采购部门是企业较为敏感的部门， 由于从业人员每天与金钱、物资打交道，企业管理者往往选择自己信得过的人从事采购工作， 在用人问题上任人唯亲的现象较为普遍。

机械制造企业采购管理策略

1. 优化采购流程， 实现信息共享， 加强对采购各环节的监控。

( 1) 运用ERP 技术， 整合企业资源。ERP 系统是对企业资源的整合， 面对的是企业整个的业务流程。其核心思想是将企业业务流程看做一条紧密联结的供应链， 它将企业管理从企业内部延伸到企业外部， 对企业供应链的所有环节进行管理和集成。采购管理是企业ERP 管理的一个环节， 借助于ERP 系统， 企业采购部门可以与业务部门及时进行信息传递， 实现物资流、资金流和信息流的集成和共享， 从而提高工作效率， 减少工作失误， 增强采购信息的透明度。

( 2) 加强企业管理基础工作， 建立健全规章制度， 做到管理规范化、制度化。

( 3) 努力创建零库存仓库， 实行零库存采购。零库存采购是指企业实现零库存， 将库存功能转移到供应商那里， 达到企业降低库存成本的目的。这种零库存的思想要求原材料准时准量保质供应， 即使原材料供应刚好及时， 而不是提前到达制造工厂参与生产过程， 从而节省仓储费和保管费。

( 4) 加强财务部门对采购价格和数量的控制。要转变财务部门对采购监控的重点， 将目前财务部门的事后监控变为事前监控。而要实现这一转变， 将监控重心前移， 除了财务部门要调整工作思路， 关键是主管会计要提高业务素质， 负责成本核算的会计人员必须熟悉企业生产流程和原材料的使用功能， 建立产品计划价格数据库， 通过指令性价格库了解采购价格， 把好采购价格审批关。

2. 树立战略采购意识， 维持与供应商的长期合作关系。

战略采购是以双方互利互惠、相互协作、相互制约为基本原则， 通过采购和供应双方以最低总成本建立业务供给渠道， 实现包括价格、运输费用、质量成本、库存占用成本等在内的总成本最低的具体目标， 在双方充分进行市场调研、明确买卖双方分别具有的竞争和讨价还价能力的基础上建立的长期合作关系。

3. 优化采购技术手段， 降低采购成本。

( 1) 开展电子商务采购。建立信息网络系统， 利用互联网搜集采购信息、了解市场行情， 并将企业需要采购的原材料等信息到网上， 实现招标采购， 降低采购费用和采购成本，缩短采购周期， 提高采购效率。

( 2) 实行联合、集中采购。通过联合众多厂家结成采购联盟， 增强与供应商讨价还价的能力， 实现规模采购， 争取最优的采购价格。按货比三家或就近采购原则， 与具备集中供货能力的供应商建立长期稳定的合作关系， 通过大量、集中采购，获得供应厂家的折让利益。

4. 改变用人观念， 提高采购人员素质。人力资源管理的核心思想是要把合适的人员用到合适的岗位上， 即要做到人岗匹配。

参考文献：

1. 王浩天。ERP 在企业采购管理中的运用。 商场现代化，2006; 35

2. 杨联星， 杨方燕， 郭刚。订单驱动的制造业供应链管理。重庆大学学报( 自然科学版) , 2004; 10

采购管理及采购流程3

关键词：ERP采购；库存管理；企业管理

ERP已经是在中国发展多年的信息理念，自从上世纪九十年代初，以SAP为代表的先进ERP厂商在中国进行大力推广，到如今，ERP的实施和应用已经从当年的星火燎原之势发展到风起云涌了，众多在中国大陆的国企、民营企业、外企，乃至一些中小企业都以先进的ERP产品并结合的SRM（供应商关系管理）、CRM（客户关系管理）、MDM（主数据管理）、PLM（产品生命周期管理）、MES（生产执行系统）等对企业进行综合的信息化项目实施。不可否认，ERP理念的深入推广及先进ERP产品的深入应用，对我国企业的管理效率提高和水平提升起到了重要的作用。这其中，采购及库存管理是ERP实施中的重要一环，其中涉及的采购物料主数据管理、采购计划及合同管理、采购发票校验以及后续的库存管理，是企业ERP后续生产、销售等物流和信息流能顺利进行，数据合理出具的重要基础和前提。更重要的是，先进的ERP采购及库存管理，是和财务无缝集成的，在每一次出入库及发票校验的时候，会自动生成财务凭证。本文就我在工作方面接触到的问题，结合ERP理念及产品的信息化实现，对ERP采购及库存管理提出一些建议。

1企业采购及库存管理的现状及问题

1．1关于采购和库存管理的现状

以某企业为例。该企业是集研发、生产、销售于一体的国家高新技术企业，主要从事精细化学品、高分子材料以及医药、农药、染料中间体等化学品的开发，并提供与之相关的技术服务。与之相关的采购和库存管理业务，也是基于上述主营业务相关的化工原材料的采购及后续的出入库管理等，同时，一些备品备件和办公用品等的采购及出入库也属于采购和库存管理的范畴。目前采购及库存管理通过用友U8系统进行对应的信息化管理。由使用部门在公司办公平台上提请采购计划；采购计划的执行，采购合同的签订及采购发票的完成，及采购物资的出入库管理在同部门内完成；期末进行出入库与财务账的核对，并作为财务在用友财务系统中进行记账的基础数据。

1．2关于采购及库存管理的现存问题

受限于当前ERP产品（用友U8系统）的局限性和严谨性，企业关于采购和库存管理方面普遍存在以下亟待解决的问题：1．2．1采购物资的数据严谨性不够当前用友系统所支持的采购相关物资，其单价和总金额可以由采购及库存管理人员随意更改，使得采购数据，尤其是对后续的财务数据，存在不够严谨和不够真实的风险，这一般往往是发生在期末对账的时候。正常情况下，一个严谨的ERP产品，其采购相关的物资，作为物料主数据管理，只能由特定的主数据管理人员执行，其单价（一般是移动平均价或者标准计划价）只能是由公司的财务部门进行制定，而这个价格并非是每次采购的采购单价，系统会将每次的采购价格与财务部门制定的价格进行比较并自动处理采购价格差异，从而确保采购物资价格的严谨性和数据的真实性。另外当前用友U8系统，在期末核对库存账的时候，还可以手工修改库存数量和总金额，这也加大了采购及库存数据，尤其是传递到财务业务数据的数据风险，使得真实性和严谨性大打折扣。合理的ERP产品，采购的物资在进行出入库的时候，库存管理人员只能按照实际情况，输入入库和出库的数量，其总金额是基于在上述财务制定好的单价乘以该数量而自动计算出来的，期末的时候，系统也会根据当期的出入库情况自动计算出期末库存的结存数量和结存金额，根本不需要也不允许进行库存数量和总金额的调整。1．2．2采购及库存的管理流程需要优化提升采购物资在得到供应商的发票后再到系统中做入库处理，但实际上该物资早已经进行实际的入库操作，系统的滞后处理导致账实的严重时间不符，不仅影响实际的对账工作，而且也对后续的盘点、审计等工作带来困扰。一个合理的ERP系统，其采购入库和采购发票的录入，是分开两部分处理的。当然，企业的愿景是希望得到供应商发票再做入库，以减少发票价格和采购价格的差异，这个可以通过对供应商的发票及时性管理来提升。但如果在现实业务中，确实存在物资需要入库但发票又没有及时到的情况，可以先进行入库处理，系统就以财务事先制定的标准计划价或者按照系统自动计算的移动平均价进行入库物资价值的更新；因为发票未到，财务上的应付部分就由系统自动将采购单上的价格作为暂估价格进行入账，待到发票真正到的时候，形成真正的采购应付款，并将发票和采购单的价格差异更新到采购物资的移动平均价（如果物资以移动平均价计量）。1．2．3采购出入库对财务业务数据的支撑不够当前的系统下，受限于系统的严谨性和功能性，采购入库、出库和发票处理的时候，都没有自动产生集成到财务的凭证。财务在每月月末，还需要库存管理部门提供一份本月出入库的明细，相当于二次出入库，再据此手工做成财务凭证。不仅造成重复数据的重复工作，同时也加大了由于数据不集成共享而导致可能的账务错误，也增加了账实不符的风险。先进的ERP产品，其采购物资的入库、出库以及供应商发票录入，都会无缝集成的自动形成财务凭证，确保数据源的唯一和真实，同时大大减少期末的重复工作，使得传递到财务的数据都是真实可查的，没有人工操作的痕迹，真正做到合理准确，有效地支撑数据分析和核算管理。

2先进ERP产品关于采购及库存管理的逻辑及功能实现

2．1先进ERP产品的标准采购流程

标准的ERP采购循环流程如图1，包括从提交采购申请（采购计划）到最终采购发票校验（发票录入）的多个过程步骤：2．1．1采购申请采购员根据工厂的采购计划提交采购申请，包括采购的物资编码、采购的数量、采购合同的单价、采购供应商等采购信息。这其中涉及采购该物资在多个供应商之间的询价报价。2．1．2货源与价格确定系统可以以最优的采购价格作为该次采购订单（采购合同）的价格记录取得。2．1．3采购批准根据申请的采购类型、物料组等条件，按照系统预定的批准策略，对该次采购申请进行各个级别的审批，系统内部审批，实现无纸化办公，节约成本。2．1．4采购订单处理将审批完成的采购申请通过系统功能自动转换为采购订单。2．1．5订单跟踪针对采购订单中的采购物资，进行结合实物物流管理和订单信息流的双重跟踪。2．1．6货物接收针对质检合格的采购物资，进行入库的操作。自动形成原材料增加的财务凭证。2．1．7发票校验针对已经入库的采购订单，比对从供应商取得的采购发票，将发票信息录入到系统中，自动形成应付往来的财务凭证。

2．2采购与库存的业务流程举例

供应商主数据和采购价格主数据管理，在这些主数据的基础上可以在系统中完成采购申请管理、采购订单管理、采购入库管理和发票校验业务。

2．3采购与库存实现的业务功能清单

2．3．1物料数据管理规范集中的物料数据管理，逐步形成企业统一、规范并高度集成的物料数据信息基础；通过与业务功能字段的紧密结合，实现物料数据信息的多元化。2．3．2供应商管理规范集中的供应商管理；增强对供应商信息档案管理（分析、记录、跟踪）。2．3．3采购与服务管理以采购订单为核心，执行并监控采购收货、入库、发票校验等采购业务环节。2．3．4出入库自动记账及发票执行出入库业务，自动触发财务凭证记账；执行发票校验业务，自动产生应付账款。

3未来关于采购及库存管理的优化策略及方案

3．1采购及库存管理优化提升的目标

1）统一采购订单（合同）执行流程，形成以采购订单为核心的采购全过程管理。规范采购管理流程。2）生产计划与采购计划的紧密衔接，公司间（工厂间）需求的自动传递，提高采购计划的精确性和及时性。3）通过采购及库存的信息化建设，强化现有物资的管理水平和程度，保障库存与计划协调一致性、保障账实相符，提高物资流转的效率和准确性。4）采购及库存管理与财务高度集成：物料收发201874年第3期徐长慧：ERP采购与库存管理对企业管理的提升应用货后，系统同时生成物料凭证和财务凭证，不再需要仓库和财务同时作账和反复核对，不仅能提高工作效率，还提高数据的准确性和及时性，增加相互监控的效果。实现真正意义上的业务财务一体化，强化财务核算对业务反映的实时性和可追溯性，实现财务、业务的同步处理，保证数据的及时、准确和可追溯。5）统一物料主数据和供应商主数据管理，提高数据维护准确度。6）通过采购到库存管理并自动集成到财务账务上的完整信息流和物流的统一，实现采购到出入库以及财务发票的清晰可控，领导分析一目了然，财务账务有据可查，更加利于管理的分析，整体提升管理效益。

3．2采购及库存管理提升的策略

1）通过先进的ERP信息化产品项目实施，实现从采购申请、采购订单到采购入库、发票录入和物资出库的全过程可视化管理。2）实施标准优化的采购和库存管理项目，必然要先对采购的物资进行清理和系统的信息化管理，通常MDM（主数据管理系统）要先行而为之。避免由于采购物资的基础数据不准确而形成业务的垃圾数据。3）任何一个信息化系统，都是为业务辅助而存在的，所以实施采购及库存信息化项目前，也要将采购及库存流程进行优化和必要重组。4）任何一个系统优化的实施项目，都是“一把手工程”，都离不开管理层强有力的领导和支持，才能保证项目的顺利进行。5）ERP的先进理念和实施，要求打破以往按照部门划分业务职责的传统做法，而是以优化的流程进行全程贯通，通过先进优化的流程实现管理的优化。任何ERP产品只不过是个工具。

3．3采购及库存管理提升的步骤方案

1）统一的物资主数据管理：清理要进行采购和历史上有账面库存的物资编码，包括其规格、型号等关键属性，并按照ERP要求进行需要的分类及价格策略的制定，财务上指定其标准单价或者实际移动平均价。2）通过先进ERP产品的标准采购及库存业务实践，将现有的采购及库存业务流程在充分调研并结合实际情况的前提下进行优化和重组，形成适合的优化采购及库存业务蓝图，通过采购全过程的执行与采购合同管理，共同指导后续采购及库存管理业务的进行。具体采购合同的执行方案为：①每年或定期与供应商签订采购合同（纸质），依据纸质合同，在系统内创建采购合同（包括物料、合同有效周期、数量等信息）；维护采购信息记录。②根据汇总核算用量及平库利库，依据此合同创建订单；未来，系统生成的采购申请自动关联此合同做为供货源创建采购订单；系统内对此采购订单进行审核后发行给供应商，要求供应商按此供货。③采购订单执行收货后，要求供应商根据订单及交货情况开具发票；采购人员根据采购订单、入库信息、发票要求财务部门进行发票校验；发票校验后，财务人员进行付款处理。3）为确保采购及库存管理信息化项目的顺利实施，必须搭建由领导领衔的项目组织架构，包括从决策层到关键用户（项目推进层），以及到最终操作用户（操作层）的层层人员保障机制。按照上述条件，执行可行的项目实施计划，任务落实到项，时间分解到天，责任落实到人，最终确保采购及库存信息化项目顺利实施，真正实现采购及库存管理方面的优化提升，同时间接地提高了财务结账的效率，减少了以往的重复工作。

4结语

以上是我结合所学知识，对采购与库存ERP管理进行的相关阐述。变革总是大多数人不愿意去碰触的现象，但发展是永无止境的。企业更需要在发展的过程中不断推陈出新，生机也往往是在变革中出现的，所谓“变则通，通则久”。以更加先进的管理理念支撑企业持续发展壮大，为提升更大的效益空间而不断创新，这是管理者的共同目标。