电子档案管理工作总结范文（精彩4篇）

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电子档案【第一篇】

高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。

1 高校电子档案分析

当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。

2 高校档案管理中电子档案管理问题分析

目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：

第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。

第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。

第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。

第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。

3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施

在高校？子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。

制定安全性管理制度

高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。

树立正确的管理观念

高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。

创新电子档案服务手段

首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。

加大电子档案的投入力度

高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。

电子化档案管理【第二篇】

关键词：税务机关 税收征管档案 电子化管理

1.当前税收征管档案管理中存在的问题

数字化程度不高，费时费力。目前，大多数税务系统税收征管档案归档方式主要是分类序时归档。虽然便于整理、装订和排列，但它没有遵循税收征管档案形成的规律，破坏了它们之间的有机联系，不利于档案查阅利用，在此种方式下归档，着想了解某个纳税人的纳税情况，就得查遍几卷、甚至几十卷档案，然后还要把有关内容综合在一起，工作量可想而知，结果还有可能漏检。

档案管理分散，归档质量无法保证。不同的档案，分散在不同的部门、不同的人员管理，造成档案散落，查询极其不便，致使档案利用率低，档案管理没有充分体现全过程记录的原则。

档案分类归档标准不统一。现行征管资料归集，一般只对纳税户的申报资料的归档时限，审核要求作了规定，对登记类、认定类、核定类及其他涉税文书的归档时限没有明确，以致造成当前的征管资料盒中大多数只归集到纳税申报资料和登记资料，其它资料收集到了，也较为零散。

手工操作与电子信息不对称。手工归集后，纸质资料与计算机中的电子信息内容很容易出现不一致的现象，因为当前归集资料的人基本上不可能将纸质资料逐户逐份与业务系统中的信息逐项核对。

缺乏税收征管档案电子化管理理念。虽然各级税务部门普遍意识到税收信息化对于税收征管的重要作用，投入了大量的人力、物力、财力，开发建设各种税源监控、纳税服务、税务检查系统及软件，但在制定信息化建设发展规划时，并未将档案管理纳入其中，使得档案管理电子化无法真正介入信息化方面规划和系统实施中，造成电子档案管理制度、管理方式、服务层次上的滞后，盲目和无序状态。

2.建立税收征管档案电子化管理的必要性

所谓“征管电子档案”，就是指税收征管过程中形成的各种档案资料经过扫描仪、采集卡等进行数字化处理，转化为存储于计算机数据库中的电子信息。通过数据库管理系统、计算机网络以及相应的管理软件，统一对电子数据进行分类、编目、归档，实现征管资料电子数据的高密度存储、快速传输和无地域、无时限资源共享以及查询利用。其内容包括基础管理类、征收报表类、稽查文书类、发票使用类、其他类等文书资料，基本上涵盖了税收征管的全过程，处在地税系统局域网覆盖下的任何一台计算机经合理授权，只需输入密码即可对企业日管、申报、征收以及发票领购、使用、缴销等情况进行查询和统计。

征管档案电子化管理是税收征管改革的必然要求。按照传统的做法，征管档案属于管理服务范畴，其业务归属于管理局看上去比较合适。然而，根据新一轮税收征管改革的要求是：在税收信息化、网络化条件下，在地级市乃至省级范围内实现集中征收和一级稽查，各县区局成立专业管理分局。在这样的管理模式下，按照传统的档案管理办法，征管档案就面临被分割的可能，纳税人的资料需要分别放置三个部门，无法保证纳税人征管档案的完整性和全面性。因此，有必要对征管档案实行电子化管理，充分利用网络资源保证纳税人基本信息的全面性和完整性。

征管档案电子化管理是强化税收征管工作的需要。税收征管档案管理是税务机关实现科学化、规范化、信息化管理的基础和手段，是开发征管档案资源，提高档案利用率的基础，是监控征纳双方税收行为，考核征管质量好坏的重要手段和依据。根据税收管理发展新趋势的要求，只有对纳税人基本信息和履行纳税义务情况进行科学、有效的分析监控，才能进一步提高税收征管质量。

征管档案电子化管理是是开展纳税评估工作的需要。实行税收征管档案电子化管理，有利于评估人员通过电子档案，对纳税人当期履行纳税义务情况和扣缴义务人当期履行代扣代缴义务情况的真实性、准确性和合法性进行综合评定，查找申报错误和分析具有普遍性、规律性的异常申报问题，及时纠正和处理纳税人纳税行为中的错误，同时为稽查环节提供案源信息，并为评定纳税信誉等级提供依据确定纳税评估对象，保证纳税评估工作的成效。

3.实现税收征管档案电子化管理的作用

有利于档案管理的规范化。将征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式在税收征管档案电子管理系统中进行规范，不按规定流程整理便无法归档，解决了目前纸质征管档案资料管理中的标准不统一、内容不齐全，整理质量不高，整理的规格不统一等问题。

有利于提高征管档案的归档率和完整率。实行电子档案管理可以在纳税人涉税事宜时立即扫描录入微机，解决了有些单位平时不注意征管资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。另外，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了征管档案的归档率和完整率。

有利于档案的日常管理。一是电子档案以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便；二是凡是经过授权的微机，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类征管资料，提升了税务机关的征管基础信息管理水平，提高了征管资料档案利用价值；三是纸质资料一旦按某种分类方法归档装订后，就很难再改变，而运用数据编程技术却可任意地对电子档案进行排序、组合和检索，轻而易举地实现了“一户式”与“分类式”档案管理模式的结合。

电子档案管理工作总结【第三篇】

[关键词]电子档案；存在问题；解决对策

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0211-01

前言

电子档案管理工作应顺应时代的步伐步入信息网络管理时代，具备方便与高效的同时，也迎来了一系列的安全问题。电子档案的安全问题是目前面临最大的挑战。以下就笔者根据多年工作实践，对电子档案管理中存在的问题及解决对策进行阐述。

一、当前电子档案管理存在的问题

笔者结合多年的电子档案管理工作经验，通过分析及总结，发现当前电子档案管理存在如下问题：

（1）领导对电子档案管理重视不够。

就某企业建设管理处电子档案管理工作而言，存在问题：一是没有人员配备。一个大型单位成立了，没有配备专业的电子档案管理工作人员，只就这方面说，可以看出领导不够重视电子档案管理工作。如果没有专业人员对档案进行管理，就很难保证文件材料收集的完整和系统，导致整理编目时的不规范，增加利用工作的难度，查找起来很费时费事。二是档案室设置不合理。就该企业建设管理处电子档案管理室来说，将档案室设置在最顶楼，无法保证档案的安全保管，隐患较多。还有档案室里没有齐全的档案设施配置，如说要求安装空调，让档案室的温度一般控制在14-24°，但是没有配置空调，不能保证室内的温度。

（2）部分职工对档案管理工作不够理解。

因为部分职工不了解档案在一个单位中所起的作用――档案有着凭证和提供信息的作用。部分职工向管理人员借用档案资料，在需要他们签字办理借阅手续时，表现得非常不满意，认为都是自己单位的职工，借用一下资料之类的都还要签字，是不是不信任或是小题大做，表现得非常不情愿。从这些现象中，可以看出大部分人员是不了解档案的重要性的，从而也淡化了自己所承担的责任（不想签字就是一种逃避责任的行为，签了字就意味着必须归还档案，就不能随意的处理档案）。还有的职工会将一些重要的文件随便放置，等到要用到时才到处去翻找，有时就会有找不到的情况，这样就会使一些重要的档案或文件资料遗失。

（3）电子档案管理风险大。

由于电子档案管理涉及到网络信息，所以会受到外界的干扰多，常常会有风险存在。稍微做得不够好不够保密，档案资料就可能受到外泄或损失等。

二、解决当前电子档案管理存在问题的对策

根据电子档案管理存在的问题，要求我们要如何采取措施，解决当前电子档案管理存在的问题呢？办法是：

（1）领导要高度重视电子档案管理工作。

单位领导要关注电子档案管理工作，要将此项工作纳入单位管理的一个重要范畴。在人员配置上，一定要配备专人进行管理，并对电子档案进行规范归档，保证档案资料随要随时可以查找查到，并配备配齐有利于档案管理的相关设备设施。

（2）加强单位职工对电子档案管理工作的理解。

单位领导在要单位全职会上，强调档案管理工作的重要性，教育单位职工借阅档案要按时归还，不能想怎么样就怎么样，要认识到电子档案管理在管理方面的重要作用。如企业哪里出现问题，要及时查到找建设时的各种档案资料，根据档案资料及时进行分析总结，查找出现问题可能存在的原因。

（3）加强电子档案管理人员的计算机技能培训。

电子档案管理人员的计算机水平直接影响着电子档案的信息。因此电子档案工作人员要不断提高自己的技术水平，要让自己掌握新技术，学会设置密码保护等外，还要学会一些先进的防范措施和技术，减少外界因素带来的干扰。

（4）制定电子档案管理制度。

为了保证电子档案管理信息的安全，单位要根据管理方案制定严格的管理章程，做到制度严格而起到预防事故发生、信息机密外泄、档案程序混乱等。在制定制度的过程中，可以授权给具有档案管理技能的人员根据实际情况制定。如规定不需要查找资料，没事的人员不能随便进入档案室。除档案直管人员外，不得动档案管理系统的电脑等配备。需要查阅相关资料，应由档案管理人员直接操作。

（5）做好消除风险的准备。

由于电子信息档案主要载体是电脑，而电脑本身就存在许多风险，所以时时做好消除电子档案的风险准备是很有必要的。特别是在计算机维修的时候一定要做到全面监控，做好防范，能备份的一定要备份，尽量把风险降到最低。如有些系统对计算机的异常反应比较敏感，就要采取有效的策略来预防和应对潜在的问题，尽量清除风险，做到安全防护，保护数据完好。如何做好消除风险的办法呢？一是让风险及时得到分散。因为电子档案信息具有系统性、网络性和抽象性。在档案受到风险侵袭时最好及时转移风险，通过分散法把风险降到最低。如建立联机配置模式，通过共享或备份而转移电子档案信息，也可以实施购买安全可靠的保修，跟建立系统的服务商签订合同等来分散电子档案风险。二是建立电子档案硬件一定要牢固，价值要高，特别是与网络供应商立下可靠协议，让他们提供的计算机等配备一定要符合电子档案管理的需要。如安装专用的档案管理软件，让工作人员轻松查找和组织被关注的文档信息，根据OAIS（开放档案信息系统）提供数据结构、档号组合、信息展示、报表、统计方案等一系列信息平台定制特性，快速实现新的档案信息应用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存档信息包）、DIP（分发信息包），将元数据、数据结构、内容、规则信息组合形成档案信息包，帮助实现数据交换、统一检索与长期保存。 将归档的范围、元数据、格式标准前置于前端信息生成系统，形成完整、符合标准的SIP（提交信息包），调用Web Service服务，启动归档信息合法性校验、电子文件格式转换及归档审批流程，确保归档信息符合档案标准，实现真正意义的前端控制与文档一体化管理。并通过OAIS提供强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术，结合全文检索在线提取素材，在线编研，减少专题信息整合的时间和难度，提高主动、定向服务的能力。采用Flash 3D技术远程动态展示库房全貌、档案位置、排架空间、批量上架、数量统计、立体浏览，从而全面提高工作效率。

三、结束语

总之，电子档案管理是企业建设和其它工作顺利完成的有效保障，管理建设单位要顺应时代的要求，尽量把电子技术用于档案管理过程中，为管理单位的信息改编、储存、查阅等提供方便。同时，作为电子档案管理工作人员，必须提高电脑掌控技术，加强业务学习，学会分析电子档案管理中存在的安全风险，并采取有效的措施来提高电子档案管理的安全保障。

参考文献

电子档案【第四篇】

关键词电子档案；统计台账；档案馆

电子档案统计台账主要包括档案馆中文书类电子档案统计台账、科技类电子档案统计台账、数码照片统计台账、数字录音录像统计台账、会计类电子档案统计台账等几种类型。深入探究档案馆电子档案统计台账的构建对提升档案馆电子档案管理水平具有非常重要的作用。

一、建立电子档案统计台账应注意的问题

（一）坚持“准确、及时、连续、系统”的原则。在档案馆的日常管理工作中，各种档案资料在入库上架或者销毁、移出之时应该及时进行统计台账登记。其中，在登记的过程中主要按照档案资料的年度进行分别登记，避免将多个年度的档案资料进行合并登记。

（二）注意计量单位的使用。在档案馆的电子档案管理过程中，其容量大小的统计单位是“GB”，而数字化录音录像的电子档案的时间在统计中以“小时”为准，这与档案馆的总库藏量最为适宜。因此，在档案馆的电子档案统计台账的登记过程中，应该充分注意各个计量单位的换算，并严格根据自身单位的实际情况选择相应的计量单位，这样不但方便档案资料的统计，而且还能够更加准确地反映电子档案的库藏变化情况，有效提升电子档案的统计效率和准确性。

（三）统计方法要科学规范。在当前档案馆的电子档案管理过程中，主要采用的是光盘进行保存，但由于每张光盘内的电子文件储存较多，统一进行每个文件计算则非常麻烦，而且无法保证其准确性。因此，针对这种问题，便需要档案馆的工作人员直接从光盘的属性或者文件夹的属性中去查看电子档案资料的数量和容量大小。但是，在使用这种方法进行统计的过程中，应该尽量剔除光盘中自身所具有的，或者刻录制作过程中的管理性文件数量的大小，以确保档案资料的统计规范性。

（四）电子档案统计台账要电子化。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该充分利用EXCEL电子表格的强大筛选功能，逐步实现统计台账的电子化，以便在一张表格中得到自身所需要的多个数据。同时，还可以充分利用公式进行计算，从而全面提升档案馆电子档案统计台账的工作效率和准确性。

二、档案馆电子档案统计台账的建立策略

（一）设立与馆藏门类及分类、管理规则相匹配的统计体系。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该合理地将不同类别的档案资料纳入到统计体系中，其主要包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案、人事档案等。只有这样才能够更好地满足不同的统计需求，更加全面真实地反映档案馆的馆藏情况。同时，在建立电子档案统计台账体系时，应该根据不同类型进行逐层下探，构建不同类型的档案资料分账。总之，为了保障档案馆电子档案统计数据的真实性，避免出F不缺项、不漏项、不交叉、不重复的现象，需要在电子档案统计过程中将深度逐步下探到二级类目，甚至还可以延伸到三级类目，从而有效提升档案馆电子档案的统计精细度。

（二）设立横纵结合的档案统计项目。档案馆通过建立电子档案统计台账，不仅能够在一定程度上反映档案日常管理工作状况，而且还能够反映单位的发展情况。其中，电子档案统计在广义上是具有推广价值的，即从档案资料统计工作人员的实际情况出发，坚持横纵结合，充分突出多样性的原则。同时，在档案馆电子档案统计体系的构建过程中，虽然纵向内容是主体，但是横向的内容仍不可缺少。这是档案馆电子档案管理部门对电子档案管理工作的重视程度和建设力度准确把握的重要指标。

（三）建立与管理层次相适应的层级体系。在我国档案馆电子档案的管理过程中，根据统一领导、分级管理的档案事业管理体制，应该始终坚持以立档单位为基本单位进行管理，充分尊重各种档案资料的来源；立档单位基层档案馆在管理中应该始终以整理单位的卷、件档案资料进行管理，全面准确地维护档案馆内部各种资料的内在联系；坚持构建与本单位相适应的统计层次，确保“全宗账”能够在一定程度上反映本单位的基本情况。其中，案卷账需要准确反映不同种类档案案卷的总数、长度和比例等各项基本情况。因此，便需要根据实际情况构建多级账来进行处理，以总账下有分类账、分类账下有分户账、分户账下有明细账，确保各个层次相互对应，保障电子档案统计台账建立的规范化。

（四）建立和维护精确的统计表间关系。电子档案统计台账并不是一张或者几张报表，而是一整套涉及全面的档案资料数据表，所以无法避免在年表内、跨年报表之间出现承接、汇总和总分的关系。通常情况下，具有特殊载体总量的电子档案资料会体现在档案馆的库藏总账中，而永久性档案资料藏量一般在各种分类账中体现出总值相等的数量平衡关系，而增量的归档表又与总表、分户、分类表之间存在加减平衡的关系。这种关系呈现出动态的现象，但并不是简单的加减，而是建立在强烈的逻辑基础上的一种需要统筹考虑的关系。

三、结语

总而言之，在档案馆的各类档案资料的统计过程中，应该始终保持清晰明确的统计思路，采用先进的统计技术和手段，全面分析档案馆的档案管理工作，再制定科学合理的统计方案，以便能够更好地满足各个单位对档案资料的应用需求，从而全面提升档案资料的利用效率。

参考文献

[1]程巧。浅论立档单位档案统计台帐的设计及实施[J].档案时空，2014（12）：18-20.