供应商档案管理制度精编4篇

网友发表时间 2023-10-28 15:45:22 553663

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供应商档案管理制度范文1

企业产权转移的过程中，我们经常能看到档案随资产移交的消息。然其实质，这些档案在移交的同时则伴随着一种企业档案信息的有偿转让。单位开始实行分房货币化制度，买了房的职工需提供购房审批表才能申请住房补贴，我们公司的一位职工去当地一家房地产管理部门复印一份审批表，一花就是三十几元，该职工大概了解了一下费用内容，包括复印费、服务费、档案利用保护费等，项目合理，效益可观。我们十分赞叹该单位的生财之道，同时又不得不关注一个曾经一度成为热点的议题：档案的有偿服务。

主客观原因

任何现象的出现都有其合理性，企业档案管理出现商业化倾向也有其必然性。

主观上，经济利益至上正逐渐成为企业档案管理的一个新共识。企业商业化管理的最大特点是一切活动以盈利为宗旨。目前，不管是企业领导层还是档案部门正在逐渐达成一个共识：企业的一切活动都围绕着盈利这一根本目的展开，也就是在这样一种意识的引导下，企业档案管理正逐步呈现商业化管理趋势。

1．档案信息商业化管理趋势的出现和存在有其合理性。

目前，一些企业认为，在市场经济条件下企业的一切活动都围绕着盈利这一根本目的展开。为了盈利，企业必然遵守商业化管理规则，作为企业的一项附属管理工作，企业的档案工作则势必自觉配合企业的各项经济活动，在配合的同时也意味着在同步遵从企业的商业化管理规则，并因此得出结论，档案信息商业化管理趋势的出现和存在有其合理性。另外，有一个现象不容忽视：在新的市场经济条件下，为了适应企业市场竞争的要求和档案部门自身利益竞争的需要，企业档案工作的管理理念正出现明显的变化---更注重短期实效而非长远的保存价值、更注重经济效益而非传统的管理目标、更注重本部门的利益回报（主要是本部门地位的巩固和相应的物质回报）而不仅光作无偿贡献。

2．企业对档案工作的重视程度和人力、物力投入应更多地与档案部门提供的有效服务或创造的效益相挂钩，而且企业档案部门所作贡献的量化效果越好得到的关注也越多、越快。

在企业积极投入市场经济活动的同时，企业的档案工作领域不可能存在真空。目前企业对档案工作的投入普遍减少，这主要与档案工作对企业的创利奉献能力密切相关。企业以经济建设为中心，企业活动的总原则是最大程度地获取利润，企业首先遵循的第一条原则就是用最少的报酬支出换取最大限度的利益回报，这一特点在市场经济高度发达的今天尤为显著。这一特点还充分左右着企业对各项工作的关注程度和物质、人力投入多少。这一特点还直接导致了一些企业在加强某些关键环节力量的同时削弱在大多数时候只出不进的档案部门，并体现在企业领导层对不同种类档案的不同重视程度上？押在越来越关注科技档案、会计档案的同时，放松对其他种类档案的管理。科技档案、会计档案由于受多种原因的影响，在同等条件下，对企业的整体贡献正在增大，而同时文书档案等其他档案由于非直接与经济效益挂钩等因素，对企业的贡献特别是经济利益贡献方面相对逊色。事实上，作为企业档案的一部分，文书档案更多的体现其社会价值、历史价值，对企业的市场竞争的关联并不密切。企业的领导层在完整估量各种档案对企业的贡献远景后作出了符合企业利益的又一抉择：把投入的天平倾向科技档案和会计档案。总之，企业希望其每一项工作包括档案工作都能为盈利服务，最好能直接带来盈利。

客观上，关于企业档案工作商业化管理的功利倾向的现实意义：

1．商业化管理不仅为档案的发展提供了必需的资本支持，更为档案部门赢得生存关注。

市场经济条件下，档案工作自身发展需要关注利益回报。长期以来档案工作的附属性、依赖性、被动性等特性为市场经济条件下企业档案工作被轻易削弱埋下了伏笔，更为档案工作的发展带来了制约。历经了失落与压力之后，企业的档案部门着手努力适应新的发展趋势，并从最初的无奈选择发展到部分企业的积极开发档案工作市场化途径，比如信息有偿转让或共享等，特例是出售商业机密。但不管怎样，白猫黑猫会抓老鼠就是好猫，企业档案部门正在积极应对。

2．事实上，企业档案部门完全拥有直接创造经济利益的条件。

长期以来，在企业的经济建设中也多数以低调出现，很少有成为企业经济建设新生力量的欲望和理念，也很少有人去考虑档案部门能不能去赚钱的问题。

（1）档案部门完全可以改变只出不进的这种观念。档案部门在为企业内部管理和经济建设提供有效凭证和参考时，这种服务完全可以作经常性的公开量化处理，以引起合理的有效的关注。过去，档案系统总以清水衙门自居，以默默无闻为荣，甘心做个配角，但默默无闻对于适应市场经济条件下的竞争机制是绝无益处的。举个例子，一件产品从开发研究到投产、投放市场直至盈利，积聚了从科研部门、管理部门、生产部门、营销部门的大量心血，也同样少不了档案部门的贡献，特别是产品的更新换代，更少不了对源头产品的档案的有效利用，而为维护产品档案的核心信息的安全，档案部门也承担了相当大的压力。而在庆功会上，有多少人会想起档案部门，几乎没有。这有点尴尬、有点悲哀，但却是一个不争的事实。这就需要档案部门首先自己站出来，要求在分摊产品成本时，把档案部门在这方面的付出计入成本，在计算利润时也同样应有档案部门一份，这样一来多少可以打消一些员工心中档案部门只出不进的传统观念。

（2）企业的档案部门完全可以以合理的方式向外提供有偿服务。我们的企业早已面向社会，企业的档案部门也应以积极的态度和行动面向社会、走向社会。面对竞争和压力，我们这些企业档案人不得不思考一些档案利用方面的问题：我们的利用工作究竟做得怎样，该怎么做，我们能让外界了解多少，我们如何让外界了解我们。作为企业的一部分，我们的工作重心永远首先是企业本身，但在完成为企业做好服务工作的同时，档案部门还完全可以以适当的方式证明自身的另一种价值：我们的档案可以在不影响企业利益的前提下为社会服务、为公众服务，而且可以是有偿服务；档案工作的延伸服务为档案部门的发展开辟了一个良好的新起点。档案部门往往拥有一些相当不错的设施和技术，如复制、修裱技术、图文的绘制、晒制整理装订等，完全可以用于谋利。比如文中开头提及的购房审批表的有偿使用，比如社会各界需要的本企业可以公开的信息的有偿服务或转让，这些不仅可以使档案部门为企业谋得利益，更可以借以提高档案部门的地位，并为档案部门自身建设提供良好的经济基础。《中国档案》2003年第3期《勇闯市场天地宽---首钢设计院档案处改为股份制公司》一文中所载首钢设计院档案处的成功改革就是很好的例证，改革不仅使新公司在一年内拥有了94万元收入，且良好的经济效益进一步促进了档案管理工作的发展。一年来，该公司用经营所得资金投资39万元改造档案库房、购置设备，大大提高了档案现代化管理水平，使企业的档案工作步入了良性循环。

几个有特于理清的问题

社会在变，企业在变，为了很好地适应企业发展的需求，企业的档案部门也在不断的变革。企业档案工作的商业化管理倾向的出现应该说是一个顺应企业档案工作发展历史潮流的好现象，但恰如任何一种新生事物的出现必然伴随着一些疑问和难点，企业档案的商业化管理又有一个尚待完善的过程，也有一些需要理清的问题。

首先，要活力还是要秩序的问题。商业化管理的一大特点是：盈利和价格相对自由定位，管理模式和理念的不断更新换代乃至标新立异。这就是说企业档案工作的商业化管理将与传统档案管理理念下的集中统一化、规范稳定化的价值观念和管理制度产生矛盾，而共同的价值观又是维系事业兴旺发达的生命线。这就是说，在企业档案商业化管理发展过程中，怎样与现有有关档案法规的合理衔接将十分重要。我们既要尊重历史发展的需要，使企业的档案管理充满活力，给企业以更多的自，同时又要使企业的档案管理遵循档案专业发展的整体要求，努力使企业档案工作在法律法规没有禁止的范围内进行，使企业档案工作既有活力又有序变革。

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供应商档案管理制度2

关键词：政府购买服务；档案社会存管；政府监管；企业资质；档案安全

20世纪后期以来，随着经济全球化的深入推进和国内市场经济体制的进一步拓展完善，我国作为全球最大、最具活力的发展中国家，服务外包产业发展加速，承接服务外包的能力不断提升；即使受金融危机的影响，全球外包市场出现萎缩的情况下，中国的服务外包产业仍然保持快速增长态势，已发展成为一种颇具竞争力的新兴产业。党的十八届三中全会作出的《关于全面深化改革若干重大问题的决定》（以下简称《决定》）强调，“凡属事务性管理服务，原则上都要引入竞争机制”，“推广政府购买服务”。2014年5月5日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），进一步明确提出，“规范并支持社会力量参与档案事务”；“推V政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买。规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务”。

档案存管公共服务的供给侧改革思路能否落实，首先取决于政府意愿，其次取决于市场承接能力。本文拟根据我国档案服务外包产业的发展现状，重点就政府购买与市场承接能力展开论述，以期求得广泛认同。

1 市场效率机制在公共服务领域引发创新

政府购买服务是一种新型的政府管理方式。政府作为公共服务的供给者不再直接生产公共服务，而是采取“市场运作、政府承担、定项委托、合同管理、评估兑现”的方式来进行。这种新型的政府管理方式，源自20世纪七八十年代国际上掀起的“新公共管理”的政府改革浪潮，现已成为各国的普遍选择。

众所周知，在档案存管的公共服务领域，发达国家除了建有政府档案库馆、高等院校图书库馆等传统服务机构外，还建有民营档案库、博物馆和商业性文件中心等外包服务机构，共同构建起了整个社会的档案存管体系，成为政府购买档案公共服务的重要对象，以最经济、最简捷、最有效的市场方式，使社会各类档案得到科学规范的保管利用，从而大大提高了政府行政效率，降低了行政成本，有效地满足了社会的多元需求，也使档案资源和档案存管资源得到了合理的配置。

我们国内，随着服务外包在企业界运用成效的日益显著，它也逐渐成为各类机构提高管理效率、降低管理成本的有效手段。目前，除企业外，政府机关、学校、医院、图书馆等，也在逐步摆脱“自力更生”“小而全，大而全”思想的束缚，相应进行了一些外包服务的有益尝试。包括档案部门在内，在一些自身能力有限或不足的业务领域，如档案信息化建设、档案展览制作、安全保卫、后勤服务，以及案卷整理、著录、鉴定、缩微等，也都不同程度地利用了外部技术力量。但在核心领域，即档案的保管与利用方面，却长期裹足不前，步履蹒跚，购买公共服务的意愿不强，外包服务的动力不足。尤其是代表国家档案主体形象的公共档案馆，在政府财力有限、城市土地资源匮乏、公务机构人员编制持续紧缩的背景下，仍然固守行政手段，把申请巨额基建经费、土地配给和人员编制视为唯一，宁愿搁置效率与安全，一而再、再而三地等待、等待、再等待，也要把“自力更生”的“大而全”旧模式贯彻到底。有的省级档案馆新馆的设计规模，已经高达十几万平方米，财政投入极其昂贵不说，人员编制若非成倍增长亦将难以应付，而且建成后预留的大部分库房将空关几十年。“北上广”及东部一些省会城市中心城区的档案馆，早已陷入寸土寸金、寸金难买寸地皮的窘境，却仍然把自建自管奉为圭臬。这种求大求全、独家包揽的单一思维方式，显然与十八届三中全会《决定》的精神不符，与中央强化供给侧改革的大思路相悖，也违背了国家档案局为克服档案系统“事多人少”的矛盾而提倡“向社会购买事务性管理服务”的要求。

2 档案社会存管是政府购买服务的有效形式和我国档案管理体系的重要补充

一个显而易见的事实是，随着市场经济和信息化时代的到来，档案数量的急遽增长已呈不可逆转之势，为应对各种突发事件的档案双套制及备份制的国家要求，更使这一增长速率大幅上扬，全国档案界面对的客观形势非但严峻，而且迫在眉睫。这一爆发性增长态势的出现，固然由多方面原因促成，但从根本上说，同中国GDP增长速率密切相关，是由我国经济总量的快速攀升带动并引发的，并且将在一定时期内延续，暂时还看不到它的拐点。然而遗憾的是，直到目前档案行政管理机关和高等院校尚未开展任何有关研究，GDP增速、总量与档案形成之间的关系，以及围绕这一关系所可能产生的种种问题及应对之策，至今仍是档案学术研究的盲点，也没有受到政府档案管理顶层设计的关注，甚至连概念都尚未形成。我们所看到的，都只是增长的现象和现象的罗列而已。

在我国，档案存管一向由政府全包，禁止其他方面介入，这一模式延续至今已难以为继。以上海市档案馆为例，本世纪初馆藏量尚不足200万卷，便已高居全国省级档案馆之首，短短十几年之后，据2013年国际档案日公布的数据，其馆藏量已然攀升到300万卷。[1]增长幅度超过了50%，不仅继续高居省级档案馆之首，甚至超过了一些部级档案馆。按照现行《档案馆工作通则》规定：“档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。”也就是说，国家各级综合性档案馆的基本任务并非将国有档案“全面承包”，而是应对其中的核心资源、即“党和国家的档案及有关资料”实行集中统一管理。除此之外的一般性档案资源既不具备竞争优势，也不涉及“党和国家”的宏大元素和保密禁忌，并不属于基本任务范畴，完全可以、也应当剥离出来，实施公共服务的供给侧改革，纳入“向社会购买事务性管理服务”轨道，实行外包托管，两条腿走路，而不必金鸡独立，深陷每20年不得不建一座新馆的怪圈，从而大大降低行政与维护成本，减轻国家财政和纳税人负担。更进一步说，只要法制和监管到位，即使核心档案又为什么不可以托管呢？美国中央情报局的档案据信也在私企代管之列。

档案数量飞速增长与馆库容量有限的矛盾冲突并不单一地集中在国家综合性档案馆，而是遍及一切公私领域，尤以司法、工商、金融等行业为甚。以辽宁省本溪市明山区法院为例，该院1959年至1990年的库存档案数量为11325卷15718册，到2013年2月，全院库存档案数量已经达到95657卷130000多册，是1990年的8倍多，且增长速率年年递增。[2]

再以深圳某保险公司为例，该公司每月人寿净增单量约50万件，全年档案量有20万盒，其有效契约量年增长率为15%，如果集中存放，每年起码要增加1334 平方米的存储空间。这种档案管理成本的投入对于任何公司来说都是难以承受的。[3]

窥斑知豹。面对上述种种，采取档案托管显然是目前的最佳选择，甚至可以说是政府财政支持以外的唯一选择。

据国际外包协会的统计数据显示，85%以上的世界500强企业都采用了档案外包服务，而中国企业这一数字目前还不到5%。[4]在美国，商业性档案文件中心已经是一个相当成熟的产业。1950年颁布的《联邦文件管理法》授权国家档案与文件局管理政府系统、机构团体的文件中心以及商业性文件中心。商业性文件中心由私人创办，属营利性机构，上世纪60年代迅速起步，主要面向工商企业提供档案与文件管理有偿服务，既有单一的寄存服务，也可提供全方位的保管、利用和处置服务。全美各大城市都设有商业性文件/档案中心，知名的如底特律雷诺达文件中心、麦肯罗文件中心、南方文件中心等，其中雷诺达创办至今已有120多年，为400 多家公司提供外包服务。[5]

3 提升资质，修炼内功，将档案社会存管的市场做大做强

档案社会存管的市场业态，有一个绝非短暂的培养过程，相对于几十年一贯的、坚如磐石的传统管理模式，它的弱势是显而易见。从事这一行业的人士必须做好充分的思想准备和资金准备，摒弃机会主义立场，以干事I而非赚一票的良好心态，投入这场持久战。这个市场绝不可能像IT产业那样暴发，也注定不会像某些暴发户那样速朽。它有一个慢热且渐进的发展过程，在这块政府与市场链接的边缘地带，远见卓识并非一句空话，因为谁也说不准这个过程究竟会有多长，需要创业者耐得住寂寞，站得稳脚跟，修炼内功，夯实基础，持之以恒地将这个市场做大做强；但只要是过程，就必然会过去，一旦过去，路障清除，那矢志坚守的行业翘楚，必将成为中国的雷诺达。

对于一个总体上仍处于成长阶段的市场来说，其成员质量的参差不齐是很正常的，但注重发现其中的优质成员，扶持领军企业，无疑是引领和推进整个外包市场发展的必由之策。

所谓领军企业，考量其资质的首要条件，是必须拥有一批高素质人才。仍以上海仁通公司为例，这家公司的董事长是一位拥有经济学博士学位、曾长期从事经济和金融管理的精英人士，头脑敏锐，眼光超前，经验丰富，人脉广泛，远非许多档案中介机构由本部门退休老同志担纲的情况可比。其管理班子的构成，非常注重对职业经理人才的使用，强调专业化、职业化，并延聘了一批从国家档案馆退下来的、拥有各自专长的资深人士，人才结构层次分明，综合齐全；该公司还分门别类设定岗位，建立严格的规章制度，采用全程计算机管理，并拥有多项专利技术，整个团队按照现代公司制度的要求组建，充满生机与活力。

正因为拥有这样一批高素质人才，仁通公司才具备了高起点的气魄和高投入的远见，以及与之相匹配的一系列发展策略和工作举措。

事实证明，法院系统购买仁通公司的外包服务是成功的。它大幅度降低了档案的管理成本和风险成本，有效提升了档案的管理品质和管理效率，“性价比”很高，对公权机构创新档案管理模式具有示范效应。

与此同期，上海市社保中心、人才中心、中国船级社审图中心等单位的档案也先后存入仁通公司档案库。再以中华职业学校为例，学校从仁通公司购买的档案服务包括管理咨询、整理、数字化处理、寄存，以及调阅利用，等等，全方位囊括。其中，购买档案寄存（代保管）服务的费用仅仅是该校把档案室改为心理咨询室后所创收入的四分之一。仁通公司还拓展更深层次的延伸服务，尝试打造知识型、智能型的服务新品牌，接受校方委托，利用学校历史档案，编辑撰写了《中华职业学校校史（1918-2013）》一书，现已正式出版。

新华保险公司是一家购买仁通公司档案存管与调阅服务的企业。鉴于保险公司经常有面对突况的行业特殊性，合同约定：紧急调阅4小时，普通调阅次日送达，电子调阅即调即达。这样的约定不仅限于保险业，还可以满足所有购买单位的利用需求。

仁通公司还结合自身的存管实践，与苏州市档案局联手，在外聘专家的指导下，完成了国家档案局课题《我国档案社会存管的行业规范研究》，并于2013年9月通过了由国家档案局组织的专家评审。这是一个试图为我国档案社会存管市场设定行业标准的科研项目，具有开拓性的实用价值，获得江苏省档案局颁发的科研成果二等奖。2015年11月12日，由该公司与江苏省档案局、苏州市档案局历时三年联手开展的《档案社会保管服务机构管理规范》研究项目，也已通过由江苏省档案局组织的专家评审，填补了档案社会保管服务的一项空白。

上述经营实例，是档案公共服务外包企业的高资质呈现，具有对这个市场进行业态引领的价值。

4 档案存管公共服务市场存在问题和应对之策

档案社会存管企业发展不平衡。目前，从供方市场看，沿海地区起步早、企业数量多，中西部则相反，发展不平衡；从库房建设的标准看，规模化的高标准库房少，过渡性的临时库房多；从档案库房的产权看，租房改建的多，拥有自主产权的少；从市场运作方式看，正规招投标的少，竞争性谈判的多。

之所以要对企业数量、库房标准和产权方式进行比较，是因为一个市场的形成必须依托一定的规模，没有相当的聚落效应，市场便难以成形。其次，无论档案的属性如何，都是有保管年限的，有的只需短期（15年以下）存管，有的则需要长期（15年以上）或永久存管；而进入社会存管的档案，保管期限基本上都在长期以上，因而供应商的库房标准和产权资质，也应有一个合理的结构，才能与各类购买需求相对应。低标准库房或临时租借而不具备自主产权的库房，都不适合长期及永久化存管，会造成许多后续问题，影响市场信誉。

档案社会存管市场行政监管缺位、行业自律失范。按照档案法规定，各级档案行政管理部门行使对本行政区划内档案事业的主管权，因而，有关档案社会存管市场的一应事务，由档案行政管理部门负责监管是不应当存有歧见的。但就目前情况看，大多数档案行政管理部门都忽略、或者说放弃了对这个市场的监管，行政职能界定不清，迟迟不愿介入。因为介入便意味着责任。而档案安全的责任，不是谁的肩膀说扛就能扛起来的。包括工商、税务、质监等部门，也只对企业的设立与营运负责，不可能，也没有能力监管档案安全，包括实体安全与信息安全。安全监管以及资质审核的缺失，造成这个市场准入无门槛，服务无评鉴，其他政府部门、企事业单位在试图购买服务时，由于缺乏具有公信力的、权威的专业指导，信息获取不充分，对企业资质无从鉴别，往往一头雾水，除非像上海法院系统那样自行调研，大费周章。目前总体看，这个市场信息是不对称的，价格机制是扭曲的，自由竞争是不平等的，往往迫使购买方放弃招投标，采用竞价式谈判进行筛选。而竞价谈判，一则给权力寻租等腐败行为留下空间，不利于市场的健康发展。二则容易诱发过度竞争，低价承接，造成市场混乱。

放开准入标准对扩张市场并非全无益处，的确吸引了一些供应商从其他行业转行而来，但弊端更为明显。在册企业资质高低悬殊，管理失范，市场伦理道德滑坡。一些供应商在毫无专业准备的情况下，匆促上阵，盲目沿用物流仓储企业的模式存管档案，加之后期监管跟不上，积弊越来越深。更有甚者，在追逐利益的本能驱使下，“偷工减料”等违规现象屡有发生。一些供应商以低价竞争为手段，接包后降低服务品质，不惜采用已被淘汰的水喷淋系统，为防止其误喷，在档案密集架上再加装塑料“雨棚”，等于人为添加了一堆助燃物，防火功效适得其反，万一发生火情，后果不堪设想；个别供应商为库房配置低质除湿机，功率大，但去湿欠佳，为节省成本基本上不启用，其代保管的档案短短两年就发生霉变，给购买服务的单位造成了难以弥补的损失。即便如此，供应商仍无后顾之忧，购买方哪怕提出投诉，也找不到仲裁对象。

政府部门转变职能与强化行业自治乃当务之急。显然，无论作为甲方的购买方和作为乙方的供给方，都迫切需要档案行政管理部门转变职能，从重点对国有档案的直接管理，转变为对覆盖整个行政区域的档案事业的监督和指导，尤其需要重点加强对档案公共服务市场的监管，包括对服务商的资质、能力、行为和服务品质实施监督，以及提供咨询、指导、培训、评鉴等相关服务。当下而言，设立市场准入门槛，尽快出台“档案社会存管行业标准”及其配套措施，并严格监管之，创造一个和谐有序的制度环境，实乃当务之急。改革如果跑不赢危机，长期滞后于实践，政府无论怎样回避，监管缺位本身就是绕不开的责任。总之，当好裁判是档案行政管理部门必须履行的法定职责。另一方面，企业也应强化自律意识，在条件成熟时，组建档案社会存管行业协会，建章立制，提高行业自治能力，使这个市场真正成为国有档案存管方式的有效补充，完善我国档案管理体系。

任何市场都涵有容错机制，但档案托管市场情况特殊，企业面对的服务对象――档案，都是唯一的、不可逆的，容不得任何闪失；或者说，这个市场的容错度非常苛刻，在n案安全保管的狭义层面，万无一失是一个不容商榷的主题。党的十八届三中、五中全会《决定》为改革开放的全面深化作出了顶层设计，中央两办印发的《意见》和国家档案局的贯彻落实要求，也已为创新指明了行动路径，下一步就待具体细则出台。涉及档案事业核心内容的改革，光有顶层设计和原则要求是不够的，还需要精准实施的全面推动，同时也离不开万众创新的基层氛围和激情。

参考文献：

[1]见上海档案信息网。

[2]于翠华。浅谈法院诉讼档案电子化管理[J].兰台世界（增刊），2013（3）：108.

[3]吴倩敏。论保险业务档案外包风险管理与防范[J].广东档案，2011（3）：18.

供应商档案管理制度3

关键词：商业；档案寄存；规范管理

商业性档案寄存行业是指各类依法登记，通过为客户提供档案管理服务而获取赢利的企业。近年来，这个行业发展很快，在我国档案管理尤其是企业档案管理中发挥了一定的作用。但回观其现状，也出现了一些不协调的现象。如，作为一项档案保管的特殊行业，还没有纳入当地档案行政管理部门的管理视野之内，还没有一套行之有效的创办规范，还没有建立行业协会，等等。本文试就通过对其现状的分析，对商业性档案寄存行业如何依法规范管理提出一些粗浅的设想。

1 商业性档案寄存行业的产生

我国档案工作实际情况的需要。随着改革不断深化，市场经济逐步建立，经济成分由单一性向多元化发展。一些国有企业在改制、联合、兼并、破产过程中，企业档案存在乱堆乱放，无人管理，没有单位接收，甚至出现随意销毁的现象；很多外资企业、私营和民营企业不愿意在企业内部投入较多的人、财、物力，设置专门的档案保管部门或专职人员；一些企业即使设立了档案室，但档案保管条件差，档案随意销毁现象也时有发生。

事实上，随着档案信息数量的爆炸式增长以及政府机构改革和企业降低成本的需要，对于一些每年都会产生大量业务类凭证的企业来讲，原先那种“小而全”的档案管理方式，显然已经难以适应企业发展的需要。

国外商业性档案寄存理念的影响。国外商业性档案寄存行业的名称多为商业性的“文件中心”，最早起源于20世纪40年代的美国。它经历了半个多世纪的发展，在欧美等发达国家，现在已经成为一个比较成熟的文件管理机构。进入20世纪80年代后，商业性文件中心在数量、规模和技术水平上更是得到了迅猛发展，出现了以美国“铁山”（Iron Mountain Incorporated）为代表的数千家档案数据管理机构。同时，这种促进和提升我国档案信息领域服务外包的理念对我国档案工作发展实际的需要也产生了影响。

外资商业性档案寄存企业的登陆。上世纪90年代末期，一些跨国跨地区档案管理机构，由于看好中国内地在档案信息保护市场的巨大潜力，纷纷登陆。在上海、广州、北京、沈阳等一线城市设立经营机构，拓展业务。如，“上海信安达档案文件管理有限公司”作为第一家将档案文件和信息专业管理的理念带入中国的公司，于上世纪90年代首先在上海登陆，随后又建立了广东、青岛、大连、成都等多家分公司。

但是，由于受到国情、理念和我国有关档案管理的法律、法规的影响，他们在拓展内资机构市场时，会遇到诸多困难，在短期内很难占据国内市场的主导地位。

内资商业性档案寄存企业的兴起。据查询，建立较早的北京世纪鼎立电子科技服务有限公司于1993年建立。

从上海地区来看，内资的档案寄存企业集中于2009年前后建立，目前已经发展到有仁通、华信、固铨等10多家，而且各家的发展速度都很快。如“上海固铨档案管理技术有限公司”于2009年建立至今，在短短的4年时间里，已经发展到拥有库房建筑面积2万平方米，可拓展建筑面积6万平方米；寄存档案已从2010年的2793标准箱发展到2013年3月的130107标准箱（标准箱规格：长45cm、宽33cm、高26cm）；客户也已经发展到拥有中国太平洋保险集团有限公司、中国银行上海市分行、上海市第九人民医院等40多家。

2 我国商业性档案寄存服务行业的现状

商业性档案寄存是对国家档案馆档案寄存的有效补充。根据《档案法》第十六条的规定，不少国家综合档案馆通过设立档案寄存中心来为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存等有偿服务。这种形式虽然有设施、人员、声誉和各种有形和无形资源等特定优势，也解决了部分单位档案无处存储的窘境，但由于国家综合档案馆依据《档案法》第八条的规定，其主要职责“是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。加上其储能的相对有限，不能满足为不具备充分保管条件以及配备档案保管条件成本过高的企业、破产企业、社会团体的档案寄存提供有偿服务，更难以满足社会接受档案寄存观念后的更大需求。

于是，我国内资的商业性档案寄存服务行业就应运而生，主要承担了除依法应当进入国家档案馆永久、长期保存，能够维护党和国家历史面貌的档案以外的各类社会组织需要在一定时间内给予有效保管的档案。尽管这些单位在其档案流向中可能会有交叉，即一部分党政管理档案可能要向综合档案馆移交，但其大量的凭证却并不属于国家档案馆需要接收的对象。所以，这种商业性的档案寄存服务是对档案部门的有益补充，它满足了当前我国对档案多元化管理的需求，与档案部门并不冲突，更不存在代替或取代的问题。

商业性档案寄存行业的特点

运作机制灵活。由于是商业性档案寄存企业，所以只要在不违背相关法律、法规的前提下，可以灵活运用各种机制，从企业自身管理和寄存业务运作两个方面来调动积极性，搞活档案寄存活动，获得很好的生存环境。

服务对象面广。可以为各种所有制、各种规模、各种业务类型的机构提供服务。从机构来看，除国家档案部门接收的党政机关、事业单位以外，破产企业、国有企业、外资企业、民营和私营企业等都可以纳入其服务的范畴。当然，主要还是医疗保健行业、法律行业、金融服务业等在主要业务中会产生大量凭证的单位。如中国银行上海市分行，目前的凭证量已经达到每年产生5000万张～6000万张，并且保持每年10%的递增率。

服务内容专指。首先，从档案实体来看，进入商业性档案寄存企业的档案，主要是各单位形成的既具有查考利用价值，又并非需要永久保存，只在相当一个时间段里不能销毁的档案。其次，从档案内容来看，主要是一些虽然信息化程度较高，原始凭证都已经有了电子文本，但在特定情况下还需要提供原始凭证作为法律依据的这部分凭证。最后，从服务项目来看，主要是档案保管、档案检索及递送、档案数字化、档案和数据信息的安全销毁等。

服务措施到位。商业性档案寄存企业为了达到在服务社会的同时获得赢利的目的，可以为各单位提供上门预约、整理指导、安全保管、提供利用等全方位的优质服务。为了最大限度为客户节约成本，最大化为客户调阅提供便捷，往往会自主研发一系列配套软件，只要是在该企业接收范围内的任何单位或个人有需求，都可以通过电话或者网络的方式与企业联系，客户足不出户即可调阅档案。

服务结果双赢。企业自身通过提供服务获取利润和发展壮大；服务对象可以节约档案保管成本，更好地集中精力从事自身的专业工作。

3 商业性档案寄存行业的发展趋势分析

需要节约档案保管成本的客户源充足。从目前商业性档案寄存行业明确的主要服务对象来看，潜在客户面广量大。分析产生潜在客户的主要原因有四：一是随着公民法律意识和维权意识的增强，一旦进入法律程序都需要以原始凭证作为依据。二是企业信息化水平的提高，大量的原始凭证都已经有电子版本保存，原始凭证可以集中异地保存。三是房地产投资成本的加大，使得自行建库的“小而全”保存方式已经不再适宜。四是原始凭证由专门机构集中保存安全可靠，客户将档案寄存过去便会既省心又放心。

随着商业性档案寄存行业的发展，客户必将大为拓展。随着实践的发展和宣传的深入，人们将更多地接受这样一种档案管理模式。只要商业性档案寄存企业在建立之初，即建立一套客户所认可的、比较系统、可行的档案管理服务制度，从而获得客户的信赖，就能让潜在客户从同类单位获得的收益中得到启发，从而不断进入正式客户的行列。

4 商业性档案寄存行业的规范管理

纳入本地区档案行政管理部门的监督与指导。商业性档案寄存行业在我国正处于起步阶段，无论在规模和数量上，将会得到迅速发展。因此，档案行政管理部门对这样一个特殊行业，应当依据《档案法》第六条和第二十四条的规定，正视其存在和发展，因势利导，对其进行有效监管，使之成为国家档案馆的重要补充，同时也促进商业性档案寄存行业的健康、科学发展。具体可从以下几个方面入手：

要纳入企业所在地行政区域档案事业管理体系。既然社会上还有大量的业务档案需要由档案寄存企业来进行寄存服务，那么，档案行政管理部门就要正视商业性档案寄存服务企业的存在和发展，要将其作为本行政区域档案事业的一个有机组成部分给予规范，纳入本行政区域档案事业管理体系之中。

对商业性档案寄存企业实行全程监管。档案行政管理部门要抓紧制定政策，规范适合我国国情需要的商业性档案寄存行业的运行机制和业务标准。具体可通过四个环节来实行：

一是在企业设立时的把关。档案行政管理部门要依据档案保管的基本要求和企业开展寄存服务的具体对象，从档案实体的安全保管、档案信息的保密要求、档案利用的安全便捷等方面提出各项要求，严格把关。企业对档案行政管理部门提出的各项要求要作出履行承诺。二是定期执法检查。将商业性档案寄存企业纳入执法检查的范围，检查合格者颁发“档案保管合格单位”牌匾。三是在企业运行过程中要给予专门业务的指导和监管。四是接受客户有关档案保管方面的投诉。档案寄存行业中产生的有关问题自然属于档案法律行为的范畴，如触犯了档案法律法规的条文，势必需要有当地的档案行政管理部门出面给予依法解决。

指导商业性档案寄存企业组建行业协会。行业协会是经依法批准成立，由同一行业经济组织及相关单位和个人自愿组成、自律管理的非营利性社会团体，是企业与政府之间的桥梁和纽带。行业协会对一个行业的健康发展有着举足轻重的作用。所以早日组建商业性档案寄存领域的行业协会，为商业性档案寄存企业搭建服务平台，营造公平的竞争环境，制定行业规范，降低运作成本，这对于行业内成员提升管理水平、创新技术和提高人员素质，乃至商业性档案寄存行业的合法、科学发展都有十分积极的意义。

符合科学规范的档案保管硬件

符合档案保管的一般要求。

档案库房：包括选址、建筑质量等。选址应符合《档案馆建筑设计规范》关于选址的要求；建筑质量则要达到《档案馆建设标准》的相应要求。

安全保管设施：安全是商业性档案寄存企业强调的首要经营理念，也是其立身之本。安全保管设施包括消防（包括社会的和本企业的）、档案装具、运输工具等。在基础设施配置时，尽量采取专业各系统设备“一步到位”的配置方法，围护结构应满足 “八防”的要求。

要配置全系统联动的消防系统，实现火灾自动报警和全系统消防联动；配置先进的摄像监控系统、红外报警系统、巡更系统相组合的安全保卫设施；设置门禁、报警、监视监控等安防系统。

以上各项可分不同的档次，需要永久保存的档案要给予更好的保管条件；只是短期内保存的，条件可以相对简便一些。当然也可根据客户的不同要求等级，提出不同的保管要求并计算对应的寄存费用。

专业工作人员。一是具有管理专业素质的管理人才。法人代表同时应当接受档案法律、法规和档案专业知识的培训，以利于档案保管业务的开展。二是具有档案管理专业知识的业务人才。具体设置比例可以由当地档案行政管理部门根据实际确定。专业知识的业务人才要通过档案专业的系统培训，并取得档案管理上岗证。三是消防、安全等专业人才。这类人才均需要经过相关部门组织的专业培训，并取得上岗证。

符合法律规范的运作机制

建立一套完整、规范的规章制度。从人员管理、客户拓展、安全保管、档案管理、提供利用等各个环节都能有章可循。其中尤为重要的是档案保密制度，这是商业性档案寄存企业的生存之基，保密工作做得好坏，既关系到客户的切身利益，也关系到企业的信誉。因此，必须高度重视对客户档案的安全保密工作，尤其是对涉及企业商业机密、公民个人隐私的档案，管理中绝对不能出现半点差错。要严格遵守不经所有者同意不得提供档案给第三者借阅的服务原则。

明确收费标准。服务收费标准，是商业性档案寄存企业向客户收取档案管理费用的依据。在档案寄存服务中，对不同的客户对象、不同的寄存内容可以适用不同的收费标准，但一定要符合我国有关部门关于服务行业收费的有关规定和合理的价格，避免恶性竞争。

服务费用的收取应充分考虑以下几方面因素：首先是档案的自身状况。它包括两个方面：一是指档案的外形特征，如，文件的类型、载体状况、版本状况、是否有名人手迹等；二是指档案的内在特征，主要是根据档案的来源和内容来判断其重要程度、秘密等级、可利用性等。其次是档案的管理费用。包括三个方面：一是对档案实体的管理费用，如，对文件的整理、分类、编目、补缺、复制等费用；二是对档案的处置费用，包括对档案的消毒、杀虫、保护、鉴定及经过允许的销毁等费用。三是档案的贮存费用，指档案作为实体占据库房面积所需的费用。

供应商档案管理制度4