档案管理的制度（精编4篇）

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档案管理规章制度范文1

关键词人事档案；管理；探讨

一、人事档案现状及存在的问题

1. 对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2. 人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3. 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4. 档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5. 档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

6. 人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

二、人事档案管理对策及思考

人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

1. 严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2. 强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3. 健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4. 建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

5. 积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

6. 提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

项目档案管理制度范文2

[关键词] 军工固定资产投资；项目档案管理；项目档案验收

[作者简介] 贾守斌，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G273 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）11-0045-0003

随着军工固定资产投资工作的发展和国家对档案工作重视程度的加强，项目档案管理已成为军工固定资产投资项目管理的重要组成部分，既是推进项目开展，保证项目质量，追溯责任的有力抓手，又是确保项目顺利竣工验收的有力保障。然而，在实际工作中，项目档案管理工作还存在着不可忽视的问题。以下，笔者结合实际工作经验谈谈这些问题产生的原因及其对策。

一、军工固定资产投资项目档案管理的重要性

（一）搞好军工固定资产投资项目档案管理是提升项目管理水平的必要手段

军工固定资产投资项目档案管理，不仅是对项目开展过程中产生的文件资料的收集、整理和利用，更是通过对这些文件资料的系统化和规范化，从文件的角度，对项目的推进实施有效的监管和控制。项目的文件资料，是项目从立项申请到最终项目验收全过程全部行为的原始记录，是验证效果，追溯责任的有效凭证。所以，建设项目的推进，离不开对文件资料的全程管控。

（二）搞好军工固定资产投资项目档案管理是项目档案工作本身的要求

根据国防科工局有关军工项目建设和档案管理的文件精神，军工固定资产投资项目应建立配套的档案管理机制，确保军工固定资产投资项目档案完整、准确和系统。从项目的立项申请到项目竣工验收各环节的文件资料，都要严格按照《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号文）的要求收集、整理、归档。从档案管理的角度，项目实施过程中产生的能够反映项目建设全貌的具有保存价值的文件资料都应按项目的计划进度适时归档，作为国家的财富，长期或永久保存，以方便后人查询和利用。项目档案工作，既是项目管理的要求，又是一种社会责任，它不仅关系到这个项目的管理水平和项目实施效果，更重要的是它为建设单位乃至国家留下了宝贵的文件资料和精神财富，同时也为其他项目的开展提供了珍贵的第一手资料。

（三）搞好军工固定资产投资项目档案管理是确保项目竣工验收顺利通过的有力保障

《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号文）中明确规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收”。把项目档案列为专项验收，并具有一票否决权，可见国家对项目档案的重视程度。把项目档案列为专项验收，既是从项目管理的角度对档案管理提出了更高的要求，也是从档案管理的角度，为项目的顺利推进提供了有利的信息支持，是一项既有利于项目顺利实施，又有利于提高档案管理水平的“双好”举措。

二、军工固定资产投资项目档案管理中存在的问题

在项目开展过程中，从管理体制和管理方法上，项目档案管理仍然存在一些问题，主要体现在以下几个方面：

（一）管控乏力

由于项目档案是整个项目建设过程的原始记录，在项目建设过程中，应及时收集项目建设过程中产生的各类文件资料，并根据归档范围表将有保存价值，能反映项目建设全貌的文件资料加以整理、归档，否则将会影响项目档案的系统性和齐套性。在实际工作中，由于缺乏管理层的重视，在项目推进的各个环节上，没有能够有效地管控项目文件的流转与归档，项目文件资料的流转游离在项目管理的边缘，经常造成项目文件资料的缺失，给项目的开展带来阻碍。

（二）制度缺位

虽然国家出台了军工固定资产投资项目档案管理的相关规定，但部分单位项目档案的规章制度建设仍处于缺位状态，没有根据本系统和本单位的实际情况及时制定相应的档案管理制度。项目档案的收集、整理方面，缺乏具有针对性的指导手册或操作细则。有些单位虽然建立了相应的管理制度，但缺乏推进制度有效执行的保障措施，使得制度成为一纸空文，不能切实指导实际档案工作。

（三）缺少制约

由于没有合同条款的制约，再加上参建单位较多，容易造成大量应该归档保存的项目文件资料散失在外。在实际工作中，一些项目建设周期长，时间跨度大，项目档案人员工作岗位变动频繁，文件资料的交接缺乏有效监管，直接导致项目文件资料的缺失；同时又没有相应的处罚与制约措施，这就给项目后期工作的开展造成阻力，影响到项目档案专项验收的顺利通过。

（四）人才匮乏

一方面，由于对项目档案的管理工作重视不够，项目档案工作人员的流动性较为频繁，这就从人才管理的层面导致了项目档案管理的不连续性，形成管理断层，直接的后果就是造成档案的遗失。另一方面，一些单位虽然设置了专职的档案工作人员，但由于缺乏相关专业的培训，档案管理水平有限，导致档案资料整理不规范，达不到项目档案验收的要求。

三、加强军工固定资产投资项目档案管理的措施

（一）加强领导，提高意识

要做好军工固定资产投资项目档案管理工作，必须加强对档案工作的领导和宣传，提高全员档案意识。加强领导，即是通过领导责任制加强对项目档案工作的管理，从管理的角度强化项目档案工作在项目推进过程中的重要地位，进一步发挥项目档案在项目建设过程中的重要作用。项目主管部门应通过各种方式宣传项目档案工作的重要意义，并通过档案意识的提升，把国家对项目档案管理的要求转化为实际的工作流程，从每一份文件资料做起，切实做好项目档案的管理工作。

（二）建章立制，细化标准

项目档案管理制度，从某种意义上说，既是对项目档案工作的一种约束，也是对项目档案工作在项目建设过程中顺利开展的有力保证。项目建设单位应根据本单位的实际情况，建立项目档案工作的各项规章制度，明确相关部门的职责，完善归档流程，并根据项目具体情况，制定包括项目文件归档范围、归档要求在内的一系列标准和操作细则，作为项目管理人员和项目档案人员的业务指南，提升项目档案员的业务敏感度和操作水平。

（三）明确岗位职责，加强业务培训

建设单位内部各相关部门在项目推进过程中承担着不同的职责，发挥着不同的作用。建设单位应梳理内部管理流程，明确相关部门在项目推进过程中的具体职责，并根据其职责在项目文件资料流转的各个环节上设置第一责任人，负责该部门职责内文件资料的管理；同时，建设单位还应根据项目参与人员所在岗位，加强档案相关业务的培训，并积极开展与其他兄弟单位的业务交流，拓宽业务视野，提高档案业务能力，从“人才”和“职责”两个角度控制好项目文件资料的流转，确保项目归档文件资料的完整、准确和系统。

（四）纳入合同管理，明确归档要求

建设单位在与参建单位签订合同时，应增设专门条款，明确项目档案工作的具体要求，确保项目档案齐套与完整。纳入合同管理，不仅是行之有效的具体控制措施，也是国家相关文件的明确要求。《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号文）规定：“项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力”。 建设单位在与参建单位签订合同时，应将项目档案管理的要求列出专门条款，纳入合同之中，或列出“应提交文件资料清单”，作为合同附件，进一步明确归档要求，从法律上对参建单位的项目档案管理工作形成有效约束，确保项目档案的完整、准确和系统。

（五）认真自检自查，做好验收准备

在项目档案专项验收前，应开展项目档案自查工作。档案自查工作是推动军工固定资产投资项目档案工作，做好项目档案验收准备的有力抓手。档案自查工作，应严格按照项目档案验收的标准，逐条检查项目档案的归档情况，并形成自查报告，作为整改依据，推动军工固定资产投资项目档案工作的进一步开展，为正式项目档案专项验收和竣工验收做好准备。

军工固定资产投资项目档案工作，既担负着守护国防核心信息，为党和国家保存重要档案资料的光荣使命，又是为建设单位做好项目文件资料的管理，从信息记录的角度为建设单位管控项目建设质量，保存项目全部信息的重要管理行为，是军工固定资产投资项目管理工作不可或缺的重要组成部分。

[参考文献]

项目档案管理制度范文3

一、项目档案管理的特点

固定资产投资项目建设的过程是多部门多单位共同参与的复杂过程，内部往往会涉及规划部门、项目管理部门、财务部门、物资部门及资产管理部门等，外部也离不开设计方、施工方、监理方以及供货商等多家参建单位的协作，因此归档文件材料来源广泛，内容繁杂，不仅有招投标资料、勘察设计资料、施工资料，也有监理资料及竣工验收资料等，不仅有基本建设类档案、设备仪器、计算机类档案，还有会计类、管理类档案产生，既有文字材料也有图纸等技术资料，不仅有传统纸质档案还有照片、录像资料以及光盘等其它载体的档案，不仅涵盖了土建、水工、暖通、电气等多专业还会涉及合同、财务、审计、招投标、采购等多个管理领域，此外由于后续设备大修、项目改造产生的新材料的补充归档，使得项目档案管理也是一个动静结合的过程。

正是基于项目档案以上这些特点，决定了项目档案从收集归档、保管利用到鉴定销毁必然是一项复杂的管理与技术并存的系统工程。为实现项目档案的有效管理，企业档案工作者必须要对项目档案管理工作进行全面的规划和科学的统筹，通过合理的整合，形成完善的项目档案管理体系，采取重点建设与综合管理相结合的方式，全面实现项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全，不断提高项目档案管理水平。

二、构建项目档案体系建设，提高项目档案管理水平

（一）组织体系建设

企业应建立由单位领导分管，档案部门集中统一管理，相关部门共同参与的自上而下的项目档案管理体制，明确部门和人员职责，理顺项目档案相关单位之间的关系，促进项目档案各项工作协调开展。要根据实际配备合理的专兼职档案工作人员，不断强化项目档案管理部门的管理权限，并赋予他们指导、监督和检查的权利，从而保障项目档案从宏观控制到微观管理的有效开展。

建立项目档案收集归档管理网络，将规划部门、项目管理部门、财务部门、设备管理部门、采购部门及设计方、施工方、监理方等纳入网络建设范围，明确各部门责任分工，实行岗位责任制，形成企业内部各相关部门对档案管理部门负责，设计、施工、监理方等外部参建单位对项目管理部门负责，各分包方对总包方负责的分级管控模式，确保项目档案工作责任层层落实，防止管理重叠和空当出现，杜绝扯皮现象的发生，确保项目档案管理工作有效开展。

（二）制度体系建设

要不断完善现有项目档案各项规章制度，构建全新的项目档案制度体系，包括标准、规范、制度及流程等，并覆盖项目档案管理工作各环节，确保执行有力，落到实处。

要结合实际制定本单位的项目档案管理实施办法，明确项目档案归档范围及保管期限，制定本单位的项目档案分类编号方案及整理标准，不断提高项目档案管理规范化水平。补充完善项目档案收集归档制度、项目档案保管制度、项目档案利用制度、项目档案鉴定销毁制度等项目档案基本业务制度和项目档案安全保密制度等专项制度；与有关职能部门配合，建立联合的项目档案监督检查制度及相应的奖惩制度，进一步完善项目档案各项业务流程如招投标文件归档流程、设计文件收集流程、项目档案验收流程、项目档案利用流程及项目档案鉴定销毁流程等，确保项目档案管理工作有章可循，依法实现项目档案的规范管理。

（三）资源体系建设

要加大项目档案收集归档和整理力度，提高项目档案案卷质量，建成内容丰富、确保档案完整、准确、系统的项目档案资源体系。

企业要深入贯彻执行项目档案 “三纳入”、“四参加”、“三同时”工作，项目专兼职档案人员应从项目启动开始，全程跟踪，一站到底。加强档案人员与项目建设人员之间的沟通，积极指导相关部门开展项目档案工作，确保项目档案工作与项目建设同步开展。档案部门要结合项目实际及时制定合理的收集归档工作计划，对时间跨度较小，工程比较单一的，可以在工程完工后集中统一归档，对持续时间比较久的大型项目要实行预立卷制度，明确各阶段项目档案的收集重点，加强重点材料的收集工作，提高项目档案收集效率。相关部门在与设计、施工、监理等外部单位签订合同时，应将项目文件材料的归档和整理要求纳入合同条款，并建立档案部门与财务部门联动的质量保证金支付审批程序，对归档质量不合要求的不予支付，以便有效解决项目档案归档中出现的问题，确保项目文件材料的归档质量。

要加强项目档案整理工作，切实维护项目档案文件材料之间的有机联系，提高案卷质量。档案移交归档时要编制归档说明，按载体性质分别提交归档目录。档案部门要认真做好文件材料的归档质量检查工作，确保项目文件材料手续完备，签字齐全，真实有效。及时做好项目改扩建或设备大修的项目文件材料补充收集归档工作，真正实现项目档案的动态管理；对到达保管期限的项目档案要及时进行鉴定，对无保存价值的档案及时进行销毁，努力提高项目档案整体质量。

（四）利用体系建设

项目档案管理部门要不断强化项目档案服务意识，增强服务观念，在传统利用方式的基础上积极探索新的服务模式，开发档案信息资源，为企业发展提供高质量的档案利用服务。

要积极推进项目档案数字化建设工作，加快项目档案计算机管理信息系统建设工作，不断满足项目档案网络化服务的要求，提高项目档案利用效率。

要加强项目档案编研工作，多角度的开发实用的项目档案编研资料，从而转被动利用为主动服务。如编制项目投资建设情况统计分析及企业设备能力分析对比等，为企业发展提供重要的参考依据，提供超前的档案服务。

要加强项目档案利用效果的反馈工作，通过收集汇总利用单位的反馈信息并进行分析研究，从而提高项目档案利用的方向性，不断提升服务质量。

（五）安全体系建设

要建立人防、物防、技防三位一体的项目档案安全防范体系，既要确保项目档案实体的安全，也要确保项目档案信息的安全和保密。（下转第47页）

项目档案管理制度范文4

关键词 档案管理 重点工程 角色定位

新时期企业发展速度加快，重点工程建设项目接二连三。企业档案馆在重点工程项目建设中机遇和挑战并存。企业工程建设项目档案是企业档案馆档案信息资源建设的重点，通常也是个难点。收集难、归档难、整编难、数字化难……

江西铜业集团公司__冶炼厂（以下简称贵冶）建厂以来的二十几年间，一、二、三期和新30万吨铜冶炼等国家重点工程建设紧锣密鼓，1542、富氧工程、亚砷酸工程、净液挖潜、电炉废渣回收铜资源循环再利用等多项技改工程穿插其间。贵冶工程建设档案管理始终被作为一项重要工作，与工程建设同步进行、同步发展，既建了一流工程，又创了一流档案。这些成绩的得来，有赖于该企业档案部门在重点工程档案管理中的准确角色定位。角色定位的成功，带来观念的变革，引发主动服务，开创出重点工程档案管理的全新局面。

一、制度化管理的推动者

制度是做好工程项目档案管理的有力保证。在工程建设过程中应该始终注重项目档案管理制度的建立和完善。严格按照《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重点建设项目档案验收办法》等国家档案工作法律法规精神，建立文件材料归档制度、档案人员岗位责任制及档案收集、整理、保管、借阅、保密等一系列管理制度，为做好工程项目档案管理工作提供制度保障。制度很必要。但谁来制定、谁来执行、谁来监督呢？企业重点工程建设单位工作重点肯定在工程建设本身，档案工作“说起来重要、忙起来不要”的情况依然或多或少存在，能在工程建设过程中主动建立和完善档案管理制度的还不多见，另外，在档案专业知识方面一般不太丰富。企业档案部门与重点工程建设单位可能分属不同的法人，即便同属同一企业但一般没有直接的隶属关系。档案部门单方面制定制度不具有约束力，也谈不上执行。企业档案部门在工程建设项目档案制度化管理中就无所作为了吗？答案当然是否定的。贵冶档案部门把自身定位为制度化管理的倡导者，从而推动工程建设项目档案管理实现制度化。

《贵冶二期工程档案管理办法和要求》、《贵冶二期工程文件材料形成积累与归档审核责任制》、《关于做好二期工程随机资料归档的通知》、《二期工程交工资料及编制竣工图的质量要求》、《贵冶三期工程档案管理细则》、《三期项目经理部工程项目建设档案资料管理办法》、《贵冶新30万吨铜冶炼工程档案管理细则》等一系列具有较强针对性的项目档案管理制度就是在贵冶档案科的倡导和介入下得以及时制定、颁布执行和发挥制度保证作用的。贵冶档案部门在每项工程建设初期均及时与建设单位沟通，对工程项目档案管理制度建设提出建议和指导，并积极参与项目档案管理制度的制定和完善。建设初期档案部门建议和指导档案管理制度建设，避免了工程建设热火朝天、档案管理无人问津一头冷一头热状况出现。档案部门参与制度的制定和完善，保证了制度的科学性、专业性和针对性，提高了执行效果。

二、程序化管理的坚持者

工程项目档案管理是工程建设的重要组成部分，将档案工作与建设程序有机地结合起来并与时俱进对工程项目档案的规范管理起着重要作用。贵冶1996年曾全面推行程序化管理，对全厂38个机关科室258项管理制定了工作程序。__项目经理部也制定了工程招标、设计及设计变更管理、施工现场签证管理、隐蔽工程验收管理、试车管理、工程项目竣工验收管理、文件资料管理等38个工作程序，涵盖外事、办公、财务、计划、设备、工程等建设领域所有工作环节。厂档案部门要求这38项工作程序的最后一环均为“文件材料归档”。这些工作程序的建立和有效运行为贵冶工程项目文件材料的形成积累和收集归档提供了程序化的操作指导。同时针对新情况，及时在相关程序中增加了工程监理环节，并将工程监理作为工程建设中的重要环节加以强调，此举为工程质量和档案的准确性提供了有力的保证，取得了良好的效果。贵冶档案馆在文件材料归档工作程序和档案整编工作程序的基础上增加了档案数字化管理工作程序，为工程档案实现网络化管理提供了有效的作业指导。工程档案管理能有条不紊地顺利开展是贵冶档案部门长期不懈地坚持程序化管理并保持管理程序与时俱进的努力结果。

三、数字化管理的耕耘者

档案管理数字化是信息时代档案工作的一个重要特点，工程项目档案数字化是工程档案管理的一项重要内容。当前，纸质档案依然是工程项目档案的主体。贵冶工程项目档案绝大部分为纸质，要实现数字化绝大部分需要通过扫描或数码成像等设备进行转化。贵冶工程项目档案在建设单位只是短暂停留，贵冶档案管理部门才是工程项目档案的最终归属。指望工程项目建设单位开展纸质档案的数字化转换既不现实，也难以操作。贵冶档案管理部门自然成了项目档案数字化管理的主力军。

贵冶档案部门在管理好工程建设项目纸质档案的同时，将工程项目档案电子化作为档案信息资源建设的一项重要工作。1999年厂领导和工程建设项目经理部大力支持档案现代化管理，为档案部门配置了部门级网络服务器、网络光盘库、a0工程图纸扫描仪和绘图仪、多台pc机网络工作站、普通扫描仪、打印机等一系列网络设备，配置了thams20__档案管理、图纸处理等多种软件，建成了贵冶档案信息系统。此后档案现代化管理设备设施和管理软件得到不断更新和升级。贵冶档案管理信息系统通过fddi光纤环网接入贵冶主网，是贵冶主网的一个重要子网。在开展档案管理网络化建设的同时，不断加强档案管理。他们首先对工程纸质档案采取了一序列优

化管理措施。工程建设过程中，档案馆工作人员多次深入建设单位检查应归档文件的完整、规范情况，对不规范或不耐久文件材料提出整改意见，对整改不合格的文件材料不予接收进馆。对已归档进馆的文件材料，严格按国家档案局颁发的《科学技术档案案卷构成一般要求》进行科学分类、组卷。在分类组卷的同时完成案卷条目信息录入和文件级条目信息录入工作，并利用清华紫光档案管理系统自动生成案卷封面、卷内目录、卷内备考表以及分类目录等多种检索工具并全部实现计算机打印。目前贵冶一、二、三期工程项目档案都实现了案卷级和文件级条目录入。对二期工程和三期工程全部竣工图和部分设备档案利用a0工程图纸扫描仪将其扫描转换成电子图像，再经工程图纸处理软件净化压缩后全文存入档案管理网络服务器以备查询和使用。全部电子文件都与档案数据库成功挂接。贵冶工程档案管理实现了纸质档案整编与档案网络化管理有机结合，完全改变了人抄的传统管理方式，工作效率大幅提高，纸质档案案卷质量得到大幅度优化。贵冶工程项目大部分档案成功实现了数字化转化，可多途径检索，厂内部局域网内用户均可网络浏览档案全文。四、关口前移式管理的创新者

按照da/t28-20__《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》的相关规定，建设单位负责工程在建过程中的档案管理，工程使用单位档案部门是工程项目经国家验收后档案移交的接收单位。工程使用单位档案部门是坐等移交接收还是主动出击对项目档案管理具有非常重要的意义。铁路警察各管一段，建设单位与工程使用单位档案部门沟通少，很多问题就可能得不到及时发现，等发现后又错过了最佳补救时机，将会造成无法估量的损失。要做好工程项目档案工作，工程使用单位档案部门关口前移非常重要。所谓关口前移也就是工程使用单位的档案管理部门摒弃坐等移交接收的思想，主动介入工程建设全过程，将重点工程档案意识强化、制度化管理、标准化管理、收集整编等质量控制关口前移到工程设计、施工、建设、监理等工程建设整个过程之中。