文件制度管理【精彩4篇】

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文件管理制度【第一篇】

一、竣工资料编制的主要措施

1、项目部主任工程师组织有关人员按国家文件规定和按公司《质量记录控制工作程序》进行竣工验收资料的收集，汇总组卷工作。

2、在进行施工前，认真学习和掌握国家有关工程竣工档案资料收集整理的规定的规范。

3、施工技术资料随施工进度及时汇集整理。

4、按施工技术文件、施工材料质量保证文件、施工管理文件、设计变更依据文件等四个方面，落实计划、编制情况登记表，明确责任人。

5、上级主管部门的有关文件，如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。

6、建设单位和施工单位签订的'工程合同。

7、设计图纸会审记录，图纸变更记录及确认签证。

8、施工组织设计方案。

二、施工过程中档案资料收集

1、做好甲方、设计单位、监理公司有关文件的收到和发放登记工作，并保留原件一套存档。

2、根据工程进度和施工情况，联系有关部门收集下列有关原资料p（原件）：

①与技术部联系，收集施工技术文件资料。

②与材料部联系，收集施工材料质量保证文件。

③与设计部联系，收集设计变更依据性文件。

3、所有资料必须符合要求，做到齐全。

4、根据建设单位需要，随时拍摄有关工程照片或录像。

三、施工过程后档案资料的收集整理

1、根据竣工资料收集整理办法，做好归档、整理工作。

2、施工中、施工后阶段穿插绘制工程竣工文件，如收集工程竣工报告、工程决算签证、编制全套竣工图，并根据建设单位需要，收集拍摄建筑物有关照片。

四、竣工资料

1、施工日志。

2、工程例会记录及工程整改意见联系单。

3、采购的工程材料的合格证、商检证及测验报告。

4、隐蔽工程验收报告。

5、自检报告。

6、竣工验收申请报告。

文件管理制度【第二篇】

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

3职责

公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

文件编制、审批、发布的权责

总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

财务部负责制定公司财务管理制度文件。

客服部负责制定公司客服管理制度文件。

生产部负责制定公司生产管理制度文件。

质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。

工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

4.定义

文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

5.工作程序

文件的分类

文件属性分类

（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

文件阶层分类

（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

（4)四阶文件：各记录表单、报表等。

文件管理制度【第三篇】

为了搞好监理文件及资料的日常管理工作，使其纳入标准化、规范化，系统化的轨道，结合本工程项目实际情况，公司制定了'施工阶段资料管理制度'期，要求监理部按本实施细则执行：

（一）监理文件及资料按照综合文件类、图纸类，质检资料类，进度控制文件类，计量支付类，施工原始记录类进行分合同、分类归档。

（二）综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、变更设计文件、一般文件类归档。

1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。

2、月报及工程总结包括月形象进度报表，监理月报，年中、终及最终工程总结报告。

3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议书。

4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应分合同按顺序归档。

5、一般文件类包括业主、承包人来文，监理办下发通知、工作指令，监理会议纪要，监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间分类归档，监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档；会议纪要及工作指令分合同按时间顺序分别归档；监理规划及实施细则单独归档。

（三）图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档，其中变更设计图按下发的时间顺序排列。

（四）质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类归档：

1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购材料（产品）合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。

2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册，施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。

3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。

4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。

5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档，测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档，质检资料由各合同组长统一收集整理归档，质量文件类由综合组统一收集整理归档。

（五）进度控制文件类包括总进度图（表）、计划、批准文件，分期进度图（表）、（月、季、年）计划、批准文件，开工令，开工报告，施工组织设计，有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。

（六）计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料，分合同依时间先后顺序分类归档。

（七）施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工照片集、其他各种原始记录，分合同段分类归档，其中监理日志由各监理工程师、现场监理员填写。

（八）所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理归档。

（九）所有往来文件必须由综合组做好收发文记录。

（十）所有文件盒必须建立文件清单目录，后附备考表。

（十一）所有保存文件必须清晰，原则上保存原件。

（十二）建立文件阅办制度及登记请单。

（十三）所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。

（十四）年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。

（十五）工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。

文件管理制度【第四篇】

第一章总则

第一条为使机关的公文处理工作规范化、制度化，根据有关文件规定和工作需要，特制定本制度。

第二条办公室文件收发、管理工作在秘书长的领导下进行，由秘书科承担，各专委会和办公室其他科室配合。

第三条办公室秘书科确定专职人员负责文件收发、管理工作。

第四条办公室设立文件收发和保管的档案室。档案室按有关要求配置相应设备。

第五条文件收发、管理工作，必须严格执行《国家保密法》及相关法律、法规。

第二章收文处理

第六条签收。外单位送交的公文，统一由办公室秘书科负责签收。非紧急、特殊情况，不得直接送交市政协领导。签收公文要认真检查包装是否完整，核对投递单上收文单位和编号与文件袋上的收文单位和编号是否一致，逐件清点，发现问题，及时采取处理措施。

第七条登记。秘书科对当日收到的公文要及时逐件进行分类、登记。登记应将公文标题、发文字号、发文机关、密级、份数、收文日期及传递办理情况逐项填写清楚。急件随到随登记，立即分办送阅。收文登记本和存入电脑的文件目录应视同机要件保存。

第八条分送。秘书科对当日收到的公文登记后，送分管领导提出拟办意见。凡涉及到安排市政协领导出席的重要会议、重要活动，送秘书长阅批协调。

第九条拟办。办公室分管领导根据公文内容，提出公文办理意见。需提出办理意见的文件主要是：(1)上级机关主送本机关、并需要贯彻落实的文件；(2)本机关所属部门主送本机关的请示件；(3)平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。有些重要或机密性较强的文件虽不需办理，也要提出阅读分发意见。做好拟办工作，要认真研究来文的内容和发文机关的要求，周密考虑适宜的处理方案，拟办意见应简明扼要。

第十条传阅。需主席、副主席、秘书长阅批的公文及信件，由秘书科及时送交主席、副主席、秘书长阅批，领导阅批后，秘书科及时取回办理。只供阅读的文件，一般先送主要领导、主管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，则先送主管领导，再送主要领导和其他领导。特殊情况下，也可按实际需要调整传阅顺序。传阅文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不横传。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时作的批示，要及时落实或交办。

第十一条批办。政协领导、秘书长对公文进行批示，提出办理意见。办理意见应当简明，并指明承办部门或承办人，紧急公文应注明办理时限。

第十二条承办。凡需要市政协贯彻执行的公文，由办公室或专委会承办。

（一）承办公文应按照即来即办的原则，正确区分轻重缓急有序办理，不得延误、推诿。办理结果要及时向领导汇报反馈。

（二）对需要转发贯彻执行的公文，办公室要根据领导的指示草拟转发文件，并按照发文程序审批。

（三）对只需要知晓内容、了解情况的公文，在公文处理单上签名即可。

（四）公文承办完毕，承办人要在来文处理单上注明承办结果、承办人和完成时间。

第十三条催办。办公室秘书科对领导批示或转交有关部门办理的公文，应当及时催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。对逾期未办的公文，要查明情况和责任。需要催办的公文主要有以下几类：一是需要答复的上级机关对市政协的公文；二是向政协联系工作、商洽事务的公文；三是各县(市)区政协向市政协的请示、报告类公文；四是市政协转交办理，需要对方回复的公文。

第十四条立卷。公文办结后应及时将公文底稿、文印件和有关材料整理立卷。

第十五条归档。公文归档应根据公文的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，并便于保管、查找和利用。归档文件应设立两套案卷、及时移交档案室。

第三章发文处理

第十六条对以办公室名义制发的文件，要认真做好审核、登记、送印、施印、分装、传递、归档工作。

第十七条公文签发

（一）《政协株洲市委员会文件》、《中共政协株洲市委员会党组文件》，经秘书长审核并签署意见后，由主席、党组书记或其授权的常务副主席、党组副书记签发。涉及其他副主席分管的工作，须经分管副主席审阅后，再签发。

（二）经常委会议和主席会议通过的向市委、市政府提出的建议案，经秘书长或分管副秘书长审核后，由主席或其授权的常务副主席签发；转送有关部门的调查、视察报告，经分管副秘书长审核，分管副主席审阅后，由秘书长签发。

（三）《政协株洲市委员会办公室文件》、《政协株洲市委员会办公室便函》、《政协株洲市委员会办公室专报》，经分管副秘书长审核并签署意见后，由秘书长签发。

（四）市政协与市委、市人大、市政府联合发文，经分管副主席或秘书长审核并签署意见后，由主席签发；市政协办公室与市委办公室、市人大办公室、市政府办公室联合行文，由分管副秘书长审核并签署意见后，由秘书长签发。

（五）各专委会需以办公室名义发的文件，应送办公室按程序签发。

（六）签发文件或修改文稿一律使用钢笔或毛笔，要签署本人的姓名、意见和时间。文件起草人、核稿人、翻译人、打字员、核对人员也要在文件底稿上签名。

第十八条登记。秘书科要设立专门的发文登记本，对已经领导审签的文稿进行登记。登记的项目有：发文字号、文件标题、秘密等级、分发范围、印刷份数、送印日期。登记前，应仔细检查领导签发的手续是否完备，文件版式格式标注的项目有无遗漏和差错，附件是否齐全，办文程序是否正确。

第十九条送印。对拟印的文件作好登记后，文件起草单位要及时送文印室，付印时要履行文稿交接手续。文稿的校对工作，由文件起草单位负责。

第二十条施印。除会议纪要和有特定版头的普发性文件以及铅印的文件外；其他文件都应加盖相应的印章。文件施印必须压盖文件署名和成文日期，印痕平正。

第二十一条传递。文件的传递可根据不同情况，分别采用内送和外投的方式，发办公室领导和内部单位的文件一般采用内送方式；受文单位较远的采用外投方式，一般通过邮政部门投递到受文单位，也可由文件起草单位派专车、专人直接送达。

第二十二条归档。文件发出后，文件管理人员应将领导批示、文件底稿和若干份数正式文件以及其他必须归档的资料及时收集整理，定期归档。

第四章文件管理

第二十三条文件的阅读传达。文件的阅读传达应严格按发文机关的要求执行。如需扩大阅读传达范围，必须经发文机关批准。

第二十四条文件的复制。因工作需要翻印或复制上级机关发给的文件，须经文件制发机关同意，并请示保密机关。经批准同意翻印或复制的文件，翻印件和复制件上要标明翻印、复制机关的名称。翻印，复印的文件按正式文件一样管理，不得任意扩大阅读范围。

第二十五条文件的汇编。汇编上级机关的秘密以上文件需向上级机关写出书面请示，并附上汇编文件的目录，经发文机关批复授权后方可汇编。经批准汇编的文件，汇编本应按编入文件的最高密级标注密级，并按机要文件进行管理。汇编文件只发组织，不发个人。

第二十六条文件的清退、销毁。文件管理人员每年要对上年度的文件进行清理，要按要求清退并写出书面报告。对上交、归档以后余留的文件，要进行登记整理，经有关负责人批准后，到保密部门指定的地方销毁。