文件管理办法（精选4篇）

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文件管理制度【第一篇】

1、目的：促进公司提高管理水平，规范公司程序文件书写的格式及编号方法，各项制度及文件管理工作规范、科学，确保文件结构与样式的统一等制定本规定。

4、管理职责：企业负责人负责质量管理体系文件的批准、颁布；质量负责人负责审核；各部门负责人与质管部共同起草其部门的质量体系文件，并执行、协助、配合质量管理部开展工作。质量管理部负责按政策要求起草质量管理制度以及解释、培训、指导、检查等；所有文件由人事行政部负责分发、保管、撤销、替换、销毁，各程序文件与质量文件的系统摘要编写人均须按本规定制订文件；

6、质量管理体系文件划分：质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、档案、报告、记录、凭证。

、管理制度文件：是指企业为规范内部管理活动，对各项管理工作提出具体要求并以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；

、部门及岗位职责文件：是指企业为规范经营行为，明确各部门及岗位职责，以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；

、操作规程文件：是指企业为规范过程管理，明确规定其操作程序和要求，以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据；

、档案：企业经营过程中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文件；

、报告：是企业汇报工作、反映情况、提出意见或者建议时使用的文件；

、记录：是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件；

、凭证：是指能够用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明；

、技术标准：是对产品质量、规格、验收方法等所做的`技术规定，这里主要指药品标准或其他相应的技术标准；

、文件编号：由公司代码、文件种类代码、文件顺序号、文件版本号：文件顺序号按汇编顺序号编排，文件顺序号、流水号分别由两位阿拉伯数字组成。

用两位阿拉伯数字表示，新制订的文件修订号为“00”，以“01”表示对文件的第一次修订，以“02”表示第二次修订，依次类推。

、记录表格的编码形式：由公司代码+由文件种类代码+文件顺序号+两位数流水号组成+版本号。如：XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11号操作产生的第一个表格；

、质量管理文件的编制和审批程序

、质量管理制度、操作规程、岗位职责由质量管理部负责和操作部门共同起草和修订，各部门文件由各职能部门负责人起草和修订，所定的各项制度和文件报质量负责人审核，经企业负责人批准后执行；

、为提高工作效率，减少签字，公司决定在每个质量管理制度、操作规程、岗位职责上的文件起草人（姓名）、起草日期、审核人（姓名）、审核日期、批准人（姓名）、批准日期在文件流转中直接录入，文件打印出来后，相应人员同时在纸质《文件审批流转记录》上手工签署姓名及日期；

、为方便查阅，岗位/制度/操作规程制定文件目录索引，含文件编号、目录内容、页数、页码、实施日期、文件状态。

、内容应符合《药品管理法》、《药品流通监督管理办法》、新《药品经营质量管 理规范》及其实施细则等法律、法规；

、文字应准确、清晰、易懂，条理性强、层次分明、结构紧密、用语规范、内容真实、完整（不空格、不漏项），不能随意涂抹，不得用铅笔填写，没有发生的项目记“无”或画“/”，各相关负责人签名处不允许空白，要签全名；如果发生错误需更改，应用“─”划去原内容，写上更改后的内容，需在更改处由更改人签名（章），签名要全名；日期填写要清晰，年月日用8位数标明，如：170401；

、文件应标明题目、种类、以及文件编号和版本号；

、质量管理制度应结合公司的实际情况，可操作性强；

、制度编号后由打字员打印，打印出的文件清样交给拟稿人核稿；

、制度打印后，由人事行政部登记、下发、签收；

质量管理部每季度对质量管理体系执行情况进行检查考核，做好《质量管理体系评审记录》；

、质量管理体系文件在执行过程中如需调整，或因与国家法律、法规、政策文件相冲突需修订时，由机构负责拟稿，质量负责人核稿，经企业负责人批准后由人事行政部发执行，原制度同时废除，修订原因及变更日期应详细记录在《文件修改审批表》中；

、作废文件由人事行政部进行“作废”标识，防止误用，并由人事行政部收回管理；

、公司制定的制度，由于经营管理不断更新或与国家相关法律、法规政策相违背，已不适应或过时，须进行撤销；

、制度的撤销是由人事行政部在分发新文件是回收旧文件，或每年对发文进行一次清理，对不适当或过时文件填写《文件销毁登记表》，经质量管理部、质量负责人同意后进行销毁；

、文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管、以及修改、撤销、替换、销毁等应当按照文件管理操作规程进行，并保存相关记录；

、每季度审核、修订文件、使用的文件应当为现行有效的文本，已废纸或者失效的文件除留档备查外，不得在工作现场出现；

、非本部门执行文件，需要供读时需向人事行政部登记《文件借阅登记表》，填写文件编号、文件名、借出日期、借用途、归还时间。

、各岗位获得与工作内容相对应的必要文件，并严格按照规定开展工作。

文件管理制度【第二篇】

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

四、内容

1、文件资料的收集

安全生产文件档案内容如下：

（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、

（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

2、立卷归档

（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

3、档案保管

（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

4、档案借阅

（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

五、相关记录

《文件档案清单》

六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。

文件管理办法【第三篇】

第一条为规范本厅规范性文件的管理工作，提高依法行政水平，根据《广东省行政机关规范性文件管理规定》等有关规定，制定本办法。

第二条起草、协调、报送审查、讨论通过、发布、评估等规范性文件的监督和管理工作，适用本办法。

本办法所称规范性文件，是指由本厅制定并以本厅名义发布(包括拟报请省政府或省政府办公厅批准后由本厅发布)的，对不特定的公民、法人或者其他组织的权利义务构成影响、具有普遍约束力、可以反复适用的文件。

本厅制定的内部工作制度、规章制度、技术操作规程，对具体事务作出的行政处理决定，以及对本厅直接管理单位的人事、财务、外事等事项制定文件的，不属于本办法适用范围。

第三条本厅各处室、各直管单位、议事协调机构及临时机构，不得以自己的名义制定、发布规范性文件。上述处室、单位和机构需要制定规范性文件的，可以以本厅名义制定、发布规范性文件。

第四条政策法规处负责本厅规范性文件的合法性审核、报送审查、报请公布以及指导监督工作。

第五条各处室(含有关直属、直管单位，下同)根据实际需要，负责或者组织起草各自职权和业务范围内的规范性文件。

综合性的、涉及多项事务的规范性文件由办公室或者政策法规处组织起草。

各处室在规范性文件起草前和起草过程中应当加强与政策法规处沟通，政策法规处在政策、合法性及文件规范性方面给予支持、进行指导。

第六条起草规范性文件应当遵守下列事项：

(一)法律、法规、规章和上级规范性文件对某一方面的行政管理事项尚未专门作出明确规定，确需制定规范性文件，或确有必要对法律、法规、规章及上级行政机关规范性文件的规定进一步作出明确、具体和操作性的规定；

(二)不得违反上位法的规定；

(三)不得违反上级行政机关的决定、命令和规范性文件规定；

(四)不得设置行政处罚、行政许可、行政强制或者规定行政事业性收费(包括管理费、手续费、滞纳金、咨询费等);

(五)没有法律、法规、规章的规定作为依据，不得作出影响公民、法人或者其他组织权利义务的规定；

(六)不得以解释性表述对法律、法规、规章或上级规范性文件的条文、相关定义、适用范围等的内涵进行规定，也不能采取其他表述做出扩大化或缩小化的规定；

(七)不得超越本厅的职权范围。

第七条规范性文件应当符合以下形式要求：

(一)标题应当冠以制定机关名称；

(二)结构合理，条理清晰，概念统一，语言规范准确、简洁明了；

(三)原则上不对法律、法规、规章和上级规范性文件已经明确规定的内容作重复性表述，但在作出操作性、具体性规定时，可以对相应的原则性条文规定进行引用表述；

(四)文末应当规定施行日期，除应急需要外，原则上印发日期与施行日期之间不少于30日；

(五)应当明确规定有效期，暂行或试行的'规范性文件，有效期不超过2年；其他规范性文件的有效期不超过5年。有效期届满后需要继续实施的，应当重新制订和发布。

第八条规范性文件应当包含下列主要内容：

(一)制定目的；

(二)制定依据；

(三)适用范围；

(四)依法设立或者实施的有关工作制度、事项、办事程序、时限和要求等主要内容。

第九条起草人员完成起草工作后，起草处室应当在本处室范围内组织讨论、修改，形成规范性文件的征求意见稿，并按如下规定征求相关单位意见：

(一)征求本厅有关处室和直属、直管单位意见；

(二)以本厅名义征求有关地级以上市水行政主管部门、顺德区国土城建和水利局以及省直管县级水行政主管部门意见；

(三)涉及中央直属单位、地级以上市政府或顺德区政府、省直其他相关部门职责的，以本厅名义征求其意见；

(四)拟报请省政府或者省政府办公厅发布以及报经省政府或者省政府办公厅批准后以本厅名义发布的，以本厅名义征求有关地级以上市政府及顺德区政府的意见；

(五)通过在厅门户网站、省政府门户网站专栏集中刊载等多种形式、多种渠道，公开征求群众意见，社会涉及面广、与群众利益密切相关的规范性文件，应当听取群众意见；

(六)依法应当组织听证的，应当组织听证听取意见。

第十条起草处室应当根据有关意见作出相应的修改或者协调，形成规范性文件草案后送政策法规处审核，并提交下列文件：

(一)规范性文件草案文本；

(二)制定规范性文件的简要说明，包括起草背景、必要性、依据、起草过程以及主要制度等内容，制定依据包括相关法律、法规、规章和上级规范性文件等；

(三)对征求意见的采纳情况和未予采纳的说明；

(四)公开征求群众意见情况；

(五)有关听证材料和处理意见。

第十一条政策法规处负责对规范性文件草案进行合法性审核。

对各处室提交审核的文件，经审核认为不属于规范性文件的，应当自收齐材料之日起5个工作日内将该文件退回起草处室，并说明理由；对属于规范性文件的，应当自收齐材料之日起10个工作日内提出书面审核意见。

政策法规处审核规范性文件，原则上只审查合法性，不审查可行性和合理性。合法性审核应重点围绕立法保留事项、行政处罚、行政许可、行政强制、行政事业性收费、限制权利以及是否超越权限等七个方面开展。

若发现存在可行性或者合理性问题时，政策法规处可以就文件可行性、合理性及结构、文字表述等问题提出修改意见，由起草处室决定是否修改。

对草案主要内容意见较多或者存在较大分歧的，政策法规处应当召集起草处室和有关处室进行协调、修改，必要时提请厅领导召开专门会议研究决定。

第十二条规范性文件草案经政策法规处合法性审核后，由起草处室提请厅务会议审议。

第十三条规范性文件草案经厅务会议审议通过后，政策法规处会起草处室拟文，经分管政策法规工作的厅领导签发后报送省政府法制办公室审查。

第十四条经省政府法制办公室审查的规范性文件草案，按下列程序处理：

(一)经审查同意的，由起草处室拟文会签政策法规处等有关单位后呈报厅主要领导签发；

(二)经审查提出修改意见的，由起草处室会同政策法规处修改后呈报厅主要领导签发；

(三)对审查意见有异议的，由政策法规处提请省人民政府复核；

(四)经审查认为不能发布的，经厅领导同意后，取消该规范性文件草案。

第十五条拟报请省政府或省政府办公厅批准、以本厅名义发布的规范性文件，由政策法规处按程序报经省政府法制办公室审查，并由起草处室报请省政府或省政府办公厅批准后，由起草处室拟文会签政策法规处等有关单位后呈报厅主要领导签发。

第十六条规范性文件发布后，由政务中心在厅门户网站上公开。具体负责组织实施的处室应当做好规范性文件实施的有关工作。

政策法规处于规范性文件发布后5个工作日内，将规范性文件纸质文本一式两份、电子文本一式一份报请省政府办公厅在《广东省人民政府公报》上发布，并将一份纸质文本抄送省政府法制办公室。

在《广东省人民政府公报》发布前的规范性文件，不具有法律效力，不得作为行政管理的依据。

第十七条政策法规处每隔两年组织对本厅的规范性文件进行清理，由负责组织实施的处室提出废止、宣布失效或者修订建议。

有关法律、法规、规章和上级文件新出台、废止、宣布失效、修订或调整的，负责组织实施的处室应当于3个月内对规范性文件进行清理。规范性文件与法律、法规、规章和上级文件相抵触或者不一致的，应当于6个月内提出修改或者废止意见。

暂行或试行的规范性文件，负责实施的处室应当自暂行或试行期满3个月前对实施情况进行评估，并于暂行或试行期满1个月前提出废止或制定正式规范性文件的意见。

负责实施的处室在组织实施规范性文件的过程中，发现规范性文件内容与有关法律、法规、规章或上级文件规定不一致，或因实施条件发生变化等需要修订或停止实施规范性文件的，应当及时提出修改或者废止意见。

修改程序按制定程序执行。

第十八条规范性文件内容存在歧义，或者因公民、法人或者其他组织对本厅的规范性文件有异议的，由政策法规处会同起草处室进行解释或依法作出其他处理。

第十九条本厅与省直其他部门联合起草、制定规范性文件的，参照本办法执行。

第二十条本办法自发布之日起施行。

公开方式：主动公开

抄送：省法制办，各地级以上市水务局，顺德区国土城建和水利局。

广东省水利厅办公室

20xx年12月13日印发

文件管理办法【第四篇】

机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

一、办理程序

（一）机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的。领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

（二）按领导签批的范围进行传阅。

（三）需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

（四）归档，交上级部门。

二、传阅

（一）传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

（二）机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

（三）对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

三、保密

（一）机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

（二）对于机要文件，要单独存放，严加保管。

（三）借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

（四）各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

（五）涉密文件，不得复制或摘抄。

四、归档

（一）传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，保持整洁、清洁。

（二）凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

（三）干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

（四）机要人员按上级要求及时将机要文件收回。