通知的格式【热选4篇】

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通知的格式【第一篇】

关键词：公文；转文式通知；标题；规范

Abstract：With frequently-encountered errors and inappropriateness in the title writing of reposted notices， the paper firstly summaries the cases and theories from title writing of those notices， and then proposes accessible solutions to problems on the basis of case analysis. It aims to provide reliable samples for them， and also purify language environment in such notices. The writer hopes that it could promote document writing and improve its image.

Keywords：Documents;Repostednotices;Title;Standard

1 引言

问题的提出。有统计表明[1]，通知占公文总数的70%至80%，转发式通知又占通知总数的70%至80%。从而转文式通知占公文总数的一半以上。如此常用的公文也容易出现问题，不少学者已经先后做过研究。然而，从整体上看，目前学界对转文式通知标题的拟写应当依照什么格式仍然没有统一认识，存在着各执己见却各有道理的特点。

本文分析比较各种观点，为转文式通知的标题提出基本格式，以及特殊情况下的特定格式。

相关概念的界定

转文式通知。根据《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），通知适用于“、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。一般认为，转文包括批转、转发和印发三种类别。批转是指批准下级机关的文件后进行传达；转发是指接收上级机关或不相隶属机关的文件后进行传达；印发是指本机关或者本机关下属单位的文件。

本文主要对批转和转发式通知进行讨论，并将印发式通知作为特殊情况看待。

标题。标题是公文的重要组成部分，《条例》规定它由发文机关名称、事由和文种组成。事实上，公文标题省略发文机关名称或事由的情况也存在。

此外，要把标题中的发文机关名称和文件的发文机关标志区分开。《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）规定[2]，发文机关标志是指其上边缘低于版心上边缘35mm、居中排布的字样。

2 转文式通知常见的不规范现象及其原理

缺失文种名称。有学者对省略文种名称的行为进行总结，称之为“建立转发文种” [3]。事实上，无论是省略转文标题的文种名称，还是省略被转文标题的文种名称，都是不恰当的。下面分点阐述。

缺失转文标题的文种名称。和发文机关名称、事由不同，文种名称是公文标题的必需要素，前两者只是用来修饰、限定后者的。因此，转文标题的文种名称不可省略。

缺失被转文标题的文种名称。被转文标题是转文标题事由的一部分，作“批转/转发”的宾语。其中，文种名称是中心语，省略它必定导致转文标题出现宾语残缺的语病。

不当省略重复出现的介词“关于”。“关于”常用来连接发文机关名称和事由，转文式通知标题因其特殊性，会遇到“关于”重复出现的问题。从严永官先生提出省略“关于”的设想[4]之后，许多学者都有过论述。栾照钧先生认为[5]，转文机关名称后的“关于”（以下简称“第一个‘关于’”）可以省略，被转文发文机关名称后的“关于”（以下简称“后面的‘关于’”）不宜省略。王茂跃先生则认为[6]，第一个“关于”不可省略，最多只能省略后面的“关于”。

从语法上看，对于转文标题“A关于批转/转发B关于……通知的通知”：省略第一个“关于”后成为“A批转/转发B关于……通知的通知”，或者省略后面的“关于”后成为“A关于批转/转发B……通知的通知”，都没有破坏标题的结构。前者只是将“通知”之前的定语从介宾短语变为主谓短语；后者也没有改变事由中以“通知”为中心语的定中结构。

从语义上看，省略第一个“关于”不会产生歧义，因为“批转/转发”紧跟转文机关，该行为确实是转文机关做出的。但是，若省略后面的“关于”，转文标题“A关于批转/转发B……通知的通知”中的被转文发文机关“B”和事由之间，就可能由于缺少介词的分隔而产生主谓关系或定中关系的歧义。如：“××学校关于转发教育部关于做好学校稳定工作的通知的通知”，省略后面的“关于”就成为“××学校关于转发教育部做好学校稳定工作的通知的通知”，其中“教育部做好学校稳定工作的通知”作“转发”的宾语，是一个整体，这就产生了“由教育部来做好学校稳定工作”的歧义。

从习惯上看，近年来国务院（办公厅）发出的批转、转发式通知绝大多数都省略第一个而保留后面的“关于”。如“国务院办公厅转发国家统计局关于加强和完善部门统计工作意见的通知”。未省略第一个“关于”或省略了后面的“关于”仅占少数。

由是观之，省略第一个“关于”没有问题，省略后面的“关于”则不可取。

抛弃已有转文环节

越级转发。即直接转发最高级机关的文件，简称“直转法” [7]。如“福建省交通厅办公室转发国务院办公厅关于加强基层应急管理工作的意见的通知”，之前福建省政府办公厅转发了国务院办公厅的文件，但福建省交通厅办公室越过了这一级。这是不符合行文规则的。

只转最近级。如将“××县经委关于转发《市经委关于转发〈省经委关于转发〈国家经委办公厅关于批转〈经济日报〉发行工作座谈会纪要〉的通知的通知的通知的通知”改为“××县经委关于转发市经委转发的《〈经济日报〉发行工作座谈会纪要》的通知” [8]。《〈经济日报〉发行工作座谈会纪要》最初由国家经委办公厅批转，省去这一环节会使人们低估被转文的价值（尤其是标题看似平凡的文件），对领会被转文的精神形成障碍。该方法不值得采用。

缺失机关名称

缺失被转文发文机关名称[9]。这与“只转最近级”的道理相通，笔者曾撰文讨论过该问题[10]，认为该方法会提高收文机关的阅件成本。

缺失转文机关名称。该做法不常见，有学者却将其上升到原则高度，称之为“制文机关可省略原则” [11]。

经过归纳总结，笔者认为，转文式通知的标题只有在少数情况下可以省略转文机关名称，基层单位为具体事务而转发文件时就可以。如“关于转发××大学关于建立我校‘青年就业创业见习基地’通知的通知”。这类通知大都在该机关的特定渠道内，面向特定的读者，读者从渠道本身即可知道转文机关；并且这种通知一般不会被再转，无需考虑再转它时的拟题问题。

改写被转文标题

以被转文的发文字号代替标题。如“××市纪委、组织部关于转发省纪委、省委组织部晋组通字[2000]6号文件的通知”[12]。读者单从标题看不出该通知的主要事项，并且该做法会对归档工作造成障碍，还使检索、查阅变得困难。总之，该方法不可取。

以被转文的主题词代替标题。如省政府转发发文字号为“国发〔1989〕83号”、主题词为“企业 工资 通知”的文件时，将标题拟为“××省人民政府关于转发‘国发〔1989〕83号文件（企业 工资 通知）’的通知” [13]。

首先，现在文件已经取消主题词，该做法失去了条件。退一步讲，有些文件概括的主题词不科学，并非取自主题词表。再退一步讲，即使被转文的主题词都选取得当，该做法也不能让读者直接通过标题来认识该文的价值。

高度压缩。即“精简用词重复和删除标点叠加” [14]，也称“建立半独立标题”[15]。如将“××区服装公司转发《区财政局转发〈市财政局转发〈财政部关于印发〈会计法〉宣传提纲的通知〉的通知〉的通知》的通知”压缩成“××区服装公司转发区、市财政局、财政部《关于印发〈会计法〉宣传提纲的通知》的通知”。

该方法的缺陷在于，“区财政局”“市财政局”和“财政部”都成了“《关于印发〈会计法〉宣传提纲的通知》”的定语，然而，区财政局和市财政局并非转发原被转文，与“财政部”一同作为该文的定语会产生“《〈会计法〉宣传提纲》由区、市财政局和财政部共同印发”的歧义。

3 规范格式的探求

具有哪些性质。笔者认为，转文式通知标题的规范格式应当：第一，能最大限度地避免标题出现语法错误，即具有正确性；第二，适合绝大部分场合的拟题工作，即具有普适性；第三，无法避免在特定环境中出现瑕疵，即具有缺陷性。

根据正确性和普适性，笔者拟定“转文机关名称+‘批转/转发’+被转文标题+‘的通知’”为转文式通知标题的基本格式。针对格式的缺陷性，要采取补救措施，以保证转文式通知标题既语法正确，又语义清楚，且字面简洁。

特定环境枚举

被转文标题中不含发文机关名称。基本格式是以被转文标题中含有其发文机关名称为前提的，一旦失去该前提，格式就应改成“转文机关名称+‘批转/转发’+被转文发文机关名称+被转文标题+‘的通知’”，以避免收文机关阅件成本的提高。

如：国务院办公厅要转发卫生部和发展改革委等部门制定的《全国重点地方病防治规划（2004年～2010年）》，不能将标题拟为“国务院办公厅关于转发全国重点地方病防治规划（2004年～2010年）的通知”，而应拟成“国务院办公厅关于转发卫生部等部门全国重点地方病防治规划（2004年～2010年）的通知”。

印发式通知。印发式通知一般用来印发本机关的文件（如《国管局关于印发〈中央行政事业单位国有资产管理暂行办法〉的通知》），或者本机关下属单位的文件（如《国务院关于印发鲁甸地震灾后恢复重建总体规划的通知》，该规划由国务院鲁甸地震灾后恢复重建指导协调小组编制），因此没有必要加上被转文的发文机关名称。另外，被印发的文件标题大都不含“关于”，所以可在“印发”之前加上“关于”。

被转文发文机关名称与事由相连产生歧义。栾照钧先生指出[16]，格式为“发文机关名称+‘关于’+‘转发’+被转发文的拟文机关名称+被转发文标题+‘的通知’”的大部分标题都会导致不通顺、有歧义、表意不明。如，发展改革委、交通运输部、财政部制订的《逐步有序取消政府还贷二级公路收费实施方案》，其实施主体应当为“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门、各直属机构”。国务院办公厅用通知转发了该方案，并将标题拟为“国务院办公厅关于转发发展改革委、交通运输部、财政部逐步有序取消政府还贷二级公路收费实施方案的通知”。

从标题来看，“逐步有序取消政府还贷二级公路收费”是以三个部门为施事主体的，这与方案的原意大相径庭。在这种情形下，要在被转文发文机关名称后加上“关于”，或者如栾照钧先生所说[17]，加上能体现被转文发文机关行为的动词性定语（如“制订的”“制定的”“编制的”），以避免产生歧义。

但是，栾先生认为[18]“国务院办公厅关于转发教育部中小学公共安全教育指导纲要的通知”等标题也要加定语，就值得商榷了。因为“教育部”与“中小学”相连所产生的“歧义”根本不可能成立，既然不成立，就不会引起理解上的偏差。

原文件已经被转多层。对于上级机关发来的标题如“区财政局转发《市财政局转发〈财政部关于印发〈会计法〉宣传提纲的通知〉的通知》的通知”的文件，本机关应该如何处理？笔者认为，本机关至少可以做到如下几点：

向上级机关反馈意见。《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步精简会议和文件的意见》（中办发〔2001〕27号）规定，要“大力压缩发文数量”，“对党中央、国务院文件，各地区、各部门要结合实际提出具体贯彻落实意见，不得照抄照搬，层层转发”。《条例》规定，“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由”。上例通知就是不宜发文的文稿，但是退回上级机关显然又不现实。本机关可以向上级机关提出意见，争取以后不再收到层层转发的文件。

坚决不再转发该文。本机关不能转发已被转多次的文件，以免助长不良文风、造成资源浪费。如果确需传达被转文的精神，要以被转文为依据，针对本机关的实际提出有操作性的具体方案，再对下行文。例中的题目可拟为“关于认真学习《〈会计法〉宣传提纲》的通知”（之所以强调“认真”，是因为原被转文由财政部印发，具有相当的权威性）。

妥善对该文件进行归档。《档案管理学基础》指出[19]，“对于其他单位送来的、未经本机关具体办理的或参考性的文件”，“是否需要归档，应视具体情况”。那么，经过本机关具体办理的或指令性的文件，一般就需要归档。

由于档案和文件具有不同的性质和作用，在立卷或文件级整理时，为了方便，可将标题改为直转最高级的形式而无需顾虑“越级转发”之嫌，如“区财政局转发《财政部关于印发〈〈会计法〉宣传提纲〉的通知》的通知”。

确定规范格式。基本格式是适用于绝大多数情况的。其中，被转文标题已经包含其发文机关的名称。

对于“被转文标题不含发文机关名称”的情况，需在被转文标题前加上其发文机关名称。对于“印发式通知”，要把“批转/转发”改为“印发”，并在它前面加上“关于”。对于“被转文发文机关名称与事由相连产生歧义”的情况，要在二者间加上“关于”或适当的动词性定语。对于“原文件已经被转多层”的情况，应避免再转，并根据实际另行发文。

4 结语

综观我国转文式通知标题的拟写，不难发现它经历了一个由格式多样、不尽得体到格式相近、日趋规范的过程。这与公文学者研究的深入、文书工作者素质的提高显然有着密切关系，此外，高级党政机关的示范作用也至关重要。目前，国务院（办公厅）的转文式通知标题格式还存在着少量瑕疵，如，第一个“关于”时而省略时而保留、“被转文发文机关名称与被转文标题的事由相连产生歧义”时没有进行变通，等等。相信今后这类标题将更加规范。

限于视野和能力，转文式通知标题是否还有其基本格式所不能适用的其他特定环境，笔者未敢肯定。但可以确定的是，只要在基本格式的基础上作些许调整，就可以使标题做到正确、严谨、通顺和简洁。

*本文为安徽师范大学本科生优秀毕业论文（设计、创作）培育计划项目成果，项目编号：pyjh2014022

参考文献：

[1][3][12][15] 张利，李书敏。浅谈转发类通知标题的拟定问题[J].晋东南师范专科学校学报，2003（1）：61～64.

[2] 党政机关公文格式[S].GB/T 9704-2012.

[4] 严永官。改革批转、转发性公文标题的设想[J].辽宁档案，1989（5）：38～39.

[5] 栾照钧。公文写作与评改禁忌大全[M].广州：广东经济出版社，2012：192～193.

[6] 王茂跃。批转、转发、印发性通知标题中连接事由的“关于”不宜省略――与王瑞玲同志再探讨[J].档案管理，2013（5）：75～76.

[7] 李步其。转发性通知标题的拟写[J].秘书，2008（6）：33～35.

[8][13] 李栋臣。介词“关于”与转发性公文标题的拟制[J].秘书之友，1991（9）：25～26.

[9][17] 栾照钧。转文式通知标题中词语衔接不当实例矫正[J].秘书之友，2013（12）：30～33.

[10] 杨墨。转文式通知标题中是否需要动词性定语来衔接――与栾照钧先生商榷[J]秘书之友，2014（6）：42～43.

[11] 刘文明。关于转发类通知的两个问题的探讨[J].淮北煤师院学报（哲学社会科学版），2000（4）：150～152.

[14] 肖绪元。转发类通知标题的改写[J].秘书之友，1998（4）：34～35.

[16][18] 栾照钧。转发性通知标题该用动词性定语衔接时不宜不用――兼与杨墨同志商榷[J].秘书之友，2014（11）：42～45.

正规通知格式【第二篇】

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正规通知格式【第三篇】

通知一般由标题、正文和落款三部分组成。具体格式如下：

（1）标题。通常有三种形式：由发文机关名称、事由和文种构成；由事由和文种构成；由文种“通知”作标题。

（2）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号。

（3）落款。写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。

通知的内容要写得明白、具体。

1、在第一行正中写“通知”二字，也可视情况写成“关于××的通知”、“紧急通知”等。

2、写被通知单位或个人的名称。

3、写通知内容。如内容较多，可分条开列。

4、结尾可写“特此通知”等字样。

5、最后写上发通知者的名称和发通知的日期。用公文形式发出的通知要加盖公章。

通知的格式【第四篇】

1、事项性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

2、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

3、任免通知。上级机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。

不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：

1、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。

2、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

3、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。

通知模式：

通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。

标题灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。

主送机关直接上级。

正文

性通知和批转性通知的正文：“主体（或转发的文件）＋批语”。如：“现将《＊＊＊办法》发给你们，请认真贯彻执行。”

事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）

会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等

任免通知：格式固定

附件可有可无