档案室的管理制度 档案室管理制度及职责【推荐4篇】

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档案室管理制度【第一篇】

一、档案室是单位存放各类档案的保密重地，实行专人管理，非档案室人员，未经允许不得进入。

二、档案室应落实“三铁一器”措施，确保铁门、铁窗、铁柜的安全牢固，监视器的正常运行。

三、要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放。柜架摆放位置应与墙壁保持10厘米以上的距离，每行柜架间距不小于60厘米（密集架除外）。

四、档案室应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防霉等设备，并相应地做好“八防”工作。

五、档案室内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品，对电源、线路、开关插头等要定期检查，发现有火灾隐情应立即报告处理。

六、档案室内要做到现场整洁，档案柜排列科学，通道顺畅。

七、档案室要进行定期或不定期地安全检查，做到及时发现问题，及时报告，及时处理。

八、档案室接收档案要双方当面清点核对，及时登记、编目。日常管理应做到档案、帐薄、检索工具相符。借阅档案要严格办理借阅和注销手续。因利用、整理、复印等原因拆卷的档案，使用后应及时装订。

九、档案室应定期对各类档案进行清点，做好清点记录。档案人员工作变动或出现重大事故应随时清点，并办理交接手续或写出书面报告。

十、档案室在日常工作或检查中发现档案破损、褪色，应及时修复或复印，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要写明原因，保存依据。

十一、对档案室要把好档案出入关，出门要关掉电源、关好窗户，放下窗帘，锁好铁柜、铁门，决不能掉以轻心。

十二、要做好档案室的安全保密预防工作，学习新知识、新技术，加强安全防范意识，强化安全管理。

2023年档案室的管理制度(推荐【第二篇】

为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。

检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

员工应聘申请表

转递人事档案通知单

员工离职通知单

员工人事档案统计表

公司员工人事档案管理制度

第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。

第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。

第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：

1、招聘登记表

2、聘用通知书

3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

4、身份证复印件

5、照片

6、员工转正申请表

7、聘用合同

8、奖惩材料

9、任免、升降、调薪等材料

10、其它材料

第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、 存入、提供、使用和变动情况。

第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。

第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。

第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。

第十三条、离职人员档案保存期为一年。

2023年档案室的管理制度(推荐【第三篇】

我局档案管理工作的发展与业务建设，既有上级业务主管部门的支持，又有局领导的关心和重视，更有全局职工的努力。首先是成立了档案工作领导小组，确定了领导责任制，明确了专门管理工作人员，划定阶段性任务、目标，实现了档案管理制度化、规范化。同时，局党委和局长办公会把学习贯彻《档案法》，提高机关的档案管理水平，列入了机关工作的重要议事日程，对档案工作进行了专题研究，重点查找了档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排，促进工作的落实。同时从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全。

在继续巩固和完善档案管理标准的基础上，我局进一步提高档案管理工作标准，增大在档案管理方面的投入，解决档案管理工作中的实际困难，严格依法治档，加快档案信息化进程。

一是重视档案管理队伍建设。我局先后有多人积极参加档案管理部门的培训，并取得培训合格证，做到持证上岗，现有专门从事档案管理工作人员1名。同时注意对档案管理人员的教育，平时注重开展形势多样的业务学习，打造了一支强干的档案管理队伍，档案管理同志文化素质高，业务能力强，工作认真负责，对来查找档案的科室和群众都能热情接待，按照《档案法》提供优质服务。

二是及时完成文件归档入库和分类整理工作。对于各类档案，我们都严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。每年年底我们专门抽调人员对年度档案进行分类整理，完成了年度立卷装盒工作。同时，将人事档案与业务档案分离，由人事科负责，加强人事档案的保密性。随着电子文件档案管理系统开展，在单位领导的重视下，我局将计算机运用于档案整理工作，为单位档案管理专门配备了计算机一台，落实专人负责。做到规范操作，有序利用，设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了档案信息的安全管理。经过多年的建设，我局基本实现了机关档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。

三是加大投入，严肃纪律，确保档案安全。档案安全是档案工作的重中之重，我们要求档案工作者要从对党、对国家、对人民负责的高度，深刻认识档案安全的重要性，自觉从思想上、行动上确保把档案安全放在首位，要求时刻牢记“档案安全，责任重于泰山”，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。把安全工作重点从事后处理转到事前防范上来。在自查的基础上，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，坚决堵塞危及档案安全的漏洞，防止各种危害档案安全事故的发生。建立健全档案安全规章制度。把建立健全档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的规章制度，真正做到责任到人，措施到位。尽管现用办公地点为租用，但我局还是克服困难，设立了专门档案室，采取切实有效措施，安排专款进行彻底杀虫，目前未发现霉变、虫蛀现象，确保了档案的安全。正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。

四是加强档案宣传工作。档案工作是一项基础性工作，许多人对档案工作比较陌生，不够了解，不够重视，为此，我们在全局干部职工大会上多次强调对档案的管理、使用和爱护，并组织全局干部职工学习了《档案法》，取得了较好的效果，全局档案管理法律意识明显加强。

依照相关法规，我局切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，使我局的档案管理更趋合理化、规范化、科学化。我们制定并实施了较为有效的措施：一方面，加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作，及时整理成册上交区委保密局统一销毁；另一方面，做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，有计划、有步骤地进行档案目录汇编，积极做好档案信息资源的开发利用；严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。严格执行《借阅规则》，做好保密工作。主动接受主管部门的业务指导和督促检查，积极完成与档案相关的其它工作。

2023年档案室的管理制度(推荐【第四篇】

我局在区委、区政府的领导下，在上级业务部门的指导下，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，紧扣群众路线教育主题活动安排部署，认真贯彻落实全国、省、市、区委党代会精神，围绕建设“中西部综合实力一流城区”的总体目标，以科学发展观统筹安排档案工作，充分发挥档案职能作用，不断开创成华领先发展、科学发展、又好又快发展的新局面。经过全局的共同努力，受到了市档案局对我局20xx年在重点项目档案工作、民生档案工作、经济科技档案工作、机关档案规范化管理工作、档案馆务建设工作、档案培训工作、档案法制工作、档案安全管理工作、档案工作等九项工作的表彰。现将全年工作报告如下：

一、抓好学习和谋划工作

（一）认真组织学习。贯彻落实中央、省委、市委、区党代会精神和习总书记系列重要讲话精神，使会议精神和讲话精神深入人心，成为每个干部职工的自觉行动，使全体干部职工进一步明确今年的奋斗目标和工作要求，切实履行职责，制定工作措施，进一步强化目标管理，确保档案工作目标任务的完成，为全区经济建设和社会事业发展服好务。

（二）认真研究部署工作。全面贯彻区委、区政府重要工作会议精神，围绕区委、区政府确定的“中西部综合实力一流城区”的总体目标，自觉将档案工作融入全区发展的大局中去思考、去谋划，努力找准档案工作的切入点和结合点，认真研究制定20xx年档案工作重点，全面分析20xx年工作的形势和研究部署20xx年度工作任务，强化了全体干部的责任感、使命感，做到爱岗敬业、开拓创新，积极推进档案工作。

（三）抓好党风廉政建设工作。认真贯彻落实区纪委工作会议精神，制定年度工作计划，对党风廉政建设和反腐败工作进行了责任制分工，将各项工作分别落实到各分管领导和科室。进一步从严管理和监督干部。一是认真执行各项规章制度，强化预防、及时发现、及时纠正在干部工作中出现的苗头性问题。二是加强和落实干部考核工作，进一步提高考核质量，增强考核的真实性、准确性，充分发挥考核在干部管理工作中的导向、评价和监督作用。三是畅通干部信息渠道，形成及时发现问题，加强内外监督和群众监督，多层次多渠道管理约束干部。四是认真执行问责制度，对失职的干部严肃问责，认真执行责任追究制度。五是继续抓好岗位风险教育，把岗位责任落到实处。

（四）认真抓好党建工作。以贯彻落实开展党的群众路线教育实践活动为契机，以支部建设为重点，以提高党员干部综合素质为目的，全面推进机关党支部的思想、组织、作风和制度建设。注重在切实解决了党员干部队伍在思想、组织、作风以及工作方面存在的突出问题上下功夫，营造了积极学习向上的良好工作环境和氛围。

（五）落实“一报告两评议”工作。局党组历来十分重视科级干部的培养教育和选拨任用工作，把此项工作作为一项重要工作来抓，并严格按照干部选拨任用有关规定执行。对干部严格要求、严格教育、严格管理、严格监督，加强思想教育，做好思想政治工作，以坚强的党性、良好的作风保证科级干部任用的相关规定的贯彻执行，并按照要求把“一报告两评议”落到实处。

二、档案规范化管理工作

（一）档案业务指导工作。一是20xx年度立卷归档工作。对各街道办事处、区级各部门20xx年度各门类档案立卷归档工作及紫晶文档一体化管理系统安装、使用进行指导。二是档案工作规范化管理。对区委办、二仙桥街办等21个区级机关、街道办事处档案工作规范化管理复查进行指导；对xx市双林小学、成华小学等11所学校档案工作规范化管理复查进行指导；对区人民医院、区第七人民医院等2所医院档案工作规范化管理复查进行指导；对xx市石室初中学校、xx市红花学校等7所学校档案工作规范化管理晋升省标等级工作进行指导。三是“北改”工程、危旧房和棚户区改造项目档案。对区北改办、区房管局等2个牵头部门和35个责任部门的“北改”、棚户区和危旧房工程专项档案（建设档案、拆迁档案、院落整治等）收集、整理进行指导。

（二）档案业务培训工作。一是举办20xx年度档案业务培训。3月13日，区档案局业务指导科工作人员作为授课人，分别对区级机关各部门、各街道办事处、各社区专（兼）职档案人员共计200余人，进行了《各门类档案收集范围及整理规范》的档案业务培训。二是举办“xx区教育系统档案业务培训班”。5月8日，区档案局、区教育局联合举办我区教育系统档案业务培训班，针对我区学校档案工作实际，业务指导科工作人员以以会代训的形式，对我区区属所有中小学、幼儿园的专兼职档案人员进行了专题培训，并现场答疑。三是组织参加培训。我局选派3名同志，参加四川省档案局在雅安举办的档案业务培训班。

（三）“北改”工程、危旧房和棚户区改造项目档案专项工作。一是制定规范性文件。按照区委主要领导的指示，我局拟定了《关于做好“北改”工程、危旧房和棚户区改造项目档案有关工作的通知》，以两办名义（成华委办发〔20xx〕28号）文件下发各街道办事处、区级各部门。二是加强业务指导。在对涉及“北改”工程、危旧房和棚户区改造项目档案的区级部门、有关街道办事处进行立卷归档工作指导的同时，重点加强对此项档案指导的收集、整理进行指导。三是将此项工作纳入专项目标进行督查。联合区委、区政府目督办下发《关于印发20xx年xx区“北改”工程、危旧房和棚户区改造项目档案工作专项目标及考核实施细则的通知》（成华档〔20xx〕12号），对37个责任部门专项目标进行考核，确保我区“北改”工程、危旧房和棚户区改造项目档案收集齐全，规范化管理。

（四）重大建设项目档案工作。一是纳入目标考核，层层落实责任，要求各责任部门积极做好本单位重点建设项目档案工作，并指导本辖区项目业主单位做好重大建设项目档案的收集、整理工作。二是认真做好重大建设项目档案管理登记工作。我局于9月下发了关于报送20xx年《重大建设项目档案管理登记表》的通知，将此项工作纳入专项目标考核，督促各责任部门认真填报20xx年《重大建设项目档案管理登记表》，并按照市档案局要求，将我区51个项目有关信息全部录入“xx市投资和项目管理信息系统”，进行跟踪专项管理。

（五）开展档案行政执法检查工作。及时印发《关于开展20xx年度立卷归档工作检查20xx年度档案工作规范化管理复查暨档案行政执法检查的通知》（成华档〔20xx〕8号），统筹安排执法检查时间，确保此项工作落到实处。在对各街道办事处、区级各部门20xx年度立卷归档工作进行检查的同时，对区委办、二仙桥街办等21个单位进行档案工作规范化管理复查和档案行政执法检查，未见违法违纪行为。

（六）档案工作规范化管理省标复查及验收。对区委办、二仙桥街办等21家单位进行档案工作规范化管理省标等级复查；对教育系统下属xx市双林小学、成华小学等11所学校档案工作规范化管理复查验收和xx市石室初中学校、xx市红花学校等7所学校档案工作规范化管理晋升省标等级工作进行验收；对卫生系统下属区中医医院、区第七人民医院等2所医院档案工作规范化管理复查进行验收。

（七）档案法制宣传。将档案法制宣传贯彻于日常指导、检查中，并按照市档案局、区司法局统一安排部署，在“法制宣传日”、“送法进社区”等活动中，积极开展档案法制宣传教育。

（八）国有企业档案管理工作。按照国家档案局10号令要求，及时对我区政企分离后的5家区属国有企业建档进行指导，同时完成5家企业的《各门类文件材料归档范围及保管期限表》修订、备案工作。完成题为《xx区区属国有公司档案管理现状及其分析》的调研文章1篇。

三、馆务管理工作

（一）档案保管保护工作。做好温湿度调控，档案库房节前节后安全检查；完成消防安全知识培训，档案馆设施设备维修维护、对库房卫生大扫除等工作。

（二）做好接待查档和提供利用工作。积极做好接待查档提供利用工作。做到热情接待服务，共接待查档2800人次，提供档案7200卷，复制档案9500张。

（三）完成“双重”档案采集工作。“双重”采集25次，收集文件60份，照片40张。

（四）公开信息工作。接收整理编目20xx年度政府公开信息2盒37份。更新数据库1次。收集会议材料40份。

（五）档案进馆工作。完成20xx年度档案进馆工作，共接收婚姻档案1624卷、约364000页。制发20xx年档案进馆预检通知，完成对全区各单位进馆档案进行摸底预检并积极做好档案进馆前指导。

（六）馆藏资料收集整理。完成20xx年度馆藏资料分类整理、编目上架。共整理报刊、资料120册；完成《成都日报》之成华信息索引并进行编目等工作。

（七）举办展览工作。完成对展览厅图片、内容更新工作，共更新六大版面。接待公众参观50余人次。

（八）馆藏档案扫描。做好馆藏已扫描档案数据全文挂接、校对工作。完成馆藏档案纠错扫描、挂接校对约65万页。