采购管理制度【精彩4篇】

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采购管理制度【第一篇】

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

一、申购及其规定

1.申购的定义申购是指某人或者某部门根据需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得的物料的单子的整个过程。

2.申购单的要素（完整的申购单应包括以下要素）：

⑴申购的部门；

⑵申购的日期；

⑶申购物品的需求日期；

⑷申购的办公用品名称；

⑸申购的物品数量；

⑹申购的物品规格；

⑺申购如有特殊需要备注；

⑻申购单填写人签字；

⑼申购分支机构负责人签字；（注：所有申购必须经分支机构负责人确认签字方可递交集团行政人资部）；

⑽集团行政人资部确认签字；

3.申购单提报规定：

⑴申购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报行政人资部；

⑵申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报行政人资部。

二、申购单的接收及分发规定：

1.申购的接收要点

⑴采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查申购单是否经过公司领导审批；

⑵通知物料管理人员核查申购物资是否有库存；

⑶接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

⑷对于不符合规定和撤销的申购物料应及时通知申购部门。

2.申购单的分发规定

⑴对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

⑵对于紧急申购项目应优先处理；

⑶无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门。

3.采购周期的规定

⑴每月12——15号各部门提交申购单；

⑵采购周期不应超过每月17号；

⑶采购部如未能按时完成采购任务时应向领导说明原因；

⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

三、询价及其规定

1.询价前应认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称，遇到问题应及时的与申购部门沟通；

2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3.对于紧急申购项目应优先处理；

4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价；

5.对于申购部门需求的物资如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

四、比价、议价

1.经成本分析后，研拟底价，设定议价目标

2.决定采购条件（向厂家详细说明名称、数量、规格、品质要求、交货期、地点等）

3.其他厂商价格是否较低

五、比价、议价结果汇总

1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；

2.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

六、合同的签订及其规定

1.合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

2.合同正文应包含的要素

1)合同名称、编号、签订时间、签订地点；

2)采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分；

3)包装要求；

4)合同总额应含税，特殊情况应注明；

5)付款方式；

6)质量保证期；

7)质量要求及规范；

8)违约责任和解决纠纷的办法；

9)双方的公司信息；

10)其他约定。

七、合同执行及付款规定

1.合同执行

⑴已签订合同由采购部负责跟进、进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导；

⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

2.付款规定

⑴按照合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写付款审批单巡签后提交财务部付款；

⑵财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。

八、入库

⑴公司所有的物料入库前均应通过行政人资部门的检验或验收；

⑵已经验收的物料应及时的入库，并及时出具入库清单；

采购管理制度【第二篇】

第一条总则

为加强企业规范化管理，确保公司能购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，特制定本制度。

第二条目的

选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供应商提供的商品能满足公司各门店的要求。

第三条适用范围

本制度适用于公司采购部所有采购人员，价格之审核、接单、订购、验收等，除另有规定外，悉以本制度处理。

第四条权责

1、由本公司采购部门负责生鲜产品的采购工作

2、订单处理负责订单的收集汇总，生鲜产品的销售统计

3、收货部和检验室负责对生鲜商品的相关质量数量进行审核

4、储运部门负责对货物进行运输，加工，分拣，配送

第五条采购原则

1、严格执行询价议价程序。生鲜商品必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货条件、资质、信誉、客户群等因素的基础上进行综合评估

2、职责分离原则。采购人员不得干涉商品采购外的其他部门工作

3、一致性原则。采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号，数量相一致。

4、廉洁自律，不收取供应商任何形式的馈赠。

5、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督

第六条采购计划的制定

1、生鲜采购工作根据公司的销售任务和毛利计划及库存情况编制本组采购计划经领导批准后实施采购

2、本部门还需根据公司业务的淡旺季的需求，核对仓库的库存量，确定生鲜商品的品项、规格、数量等方面的实际缺口编制并调整采购计划

3、采购计划经公司领导核准后，采购部与财务部各持一份，采购部依据采购计划进行采购作业，财务部依据采购计划安排所需采购资金的审批

第七条采购的实施

1、选择供应商

（1）生鲜供应商的采购选择要从批准的合作供应商中选取；

（2）本组在选择供应商时应当挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据

（3）部门主管在审价时，认为需要再进一步议价的，则由采购主管亲自与供应商议定价格

（4）公司领导在核价时，均可视需要再行议价或要求采购部门进一步议价

2、价格调查

（1）已核定的商品，采购必须经常分析或收集商品资料，作为降低成本的依据

本组成员均有义务经常性市调以协助主管了解市场行情，以利于领导做决策参考

（2）已核定的生鲜产品采购单价如需上涨或降低，应及时了解相关情况汇总上报

（3）采购数量或频率有明显的浮动时，应及时作出采购计划的调整以应对变化

3、询价和比价

（1）根据采购生鲜商品的品项、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；

（2）采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；

（3）在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的商品符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期等方面进行比较分析，以便选择条件最优的供应商；

（4）供应商提供报价的商品规格与请购规格不同或属于代用品时，采购人员要经过主管的确认为准；

（5）专业用具或相关材料采购人员应该和部门相关人员共同询价议价；

（6）在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商及时进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。

4、订购作业

（1）在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购单，订单需要列明一下内容：

A供应商资料：包括名称、编号

B采购商品的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；

C订单所采购的数量、重量；单位包装数量、重量，包装件数

D价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款

E交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量

F付款方式：主要有现金采购和银行转账支付

G标示：商品本身或包装上的文字标记（订单号、供应商、品名、规格、单位包装的数量、重量、批号）

H所需的质量证明材料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）

I质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。

J装箱清单（送货单）和销售发票的要求。

（2）采购订单经物控部门负责人审核后，加盖公司合同公章生效。采购单一式两份，双方各一份。订单处理中心负责采购订单的存档

（3）采购人员应控制商品订购交期，及时向供应商跟踪交货进度。

第八条验收与付款

1、依相关检验与入库规定进行验收工作

2、依财务管理规定，办理供应商付款工作

第九条本制度经公司最高主管领导审核通过后公布实施，修正时亦同。

采购管理制度【第三篇】

一、总则

第一条为加强公司各项采购活动的管理和控制，结合《预算管理制度》的相关规定，经公司研究特制定本制度。

第二条本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备的采购、车饰等商品采购、配件及其他材料采购、低值易耗品和办公用品采购、各种广告和展示设计采购。

第三条公司所有的采购活动统一由公司的所指定的相关专业部门负责执行。具体规定为：

1、广告和展示设计采购由行政部负责执行；

2、生产车间、办公室物品由采购部负责执行；

3、电脑、软件等电子信息设备的采购由行政部负责执行。

4、其他上述未包括的采购全部由行政部或其他公司另行指定部门负责执行。

第四条单项(含综合项目采购，整车和配件采购及整车供应商指定的采购除外)采购金额超过10万元的采购项目，应由相应的采购部门会同有关采购需求部门、财务部、审计部和总经办举行采购听证会或合同评审会，采购部门应在会前准备好充足的资料，如项目方案介绍，供应商询价记录或招投标情况，各供应商优惠办法，性价比意见书，其它相关资料等。

第五条本制度采购管理主要指采购预算管理、采购询价管理、采购合同管理、采购入库和付款、供应商评审等几个重大方

二、采购询价管理

第六条采购部门接到批准的采购申请单后，优先到公司指定的供应商处购买，如指定供应商无货供应时，必须进行多方比价，1千元以上的物品，货比三家，作好市场询价记录(市场询价记录表附后)，择优择廉购买，同时保管好《市场询价记录表》以供以后参考和审核，保管期限为一年。

第七条审计部和财务部定期或不定期联合进行市场信息调查，作好市场信息调查记录(记录表附后)，对前期购买活动进行评审，做好评审工作总结，报总经理参考。

第八条定期评审分为季度评审、半年度评审、年终评审。不定期评审可以根据工作需要，由总经理或审计总监决定。

三、采购合同管理

第九条采购价格选定后，采购商品单位价格在5000元以上或采购合同金额在5000元以上的或有经常供货行为的(一年内有3次以上)必须与供应商签订采购合同，广告、展示设计采购必须与供应商签订合同。

第十条采购合同必须进行合同评审会签，各职能部门对合同的内容和条款逐一进行审查，各职能部门负责人对合同进行联合会签，并对会签结果负责。只有经过会签同意的合同才能加盖公司的合同专用章或公章。

第十一条参加合同会签的职能部门：总经理、审计总监、财务部、行政部。合同会签的经办人为相关采购责任部门。

第十二条采购合同的保管：采购合同原件由采购责任部门保管，留复印件在财务部备案，合同原件保管时限为3年。

第十三条采购合同条款的执行跟踪：日常跟踪由采购责任部门负责，审计部对合同条款的执行进行定期和不定期的审计。

第十四条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映。严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等，一经查明发现将由公司视具体情况给予责任人开除、降职或其他行政处罚。

四、采购入库和付款

第十五条属于固定资产的(单位价值在20xx元以上，使用期限在一年以上)，必须办理固定资产验收手续(附固定资产验收单格式)，验收合格才能入库。

第十六条属于公司商品、原材料(车饰精品、配件、车间辅料等)的必须办理入库手续，认真填写入库单，仓管员对入库数量负责，月末盘亏时需进行赔偿。

第十七条办公用品和其他不需入库的零星物料(数量在5个以下金额在10元以下且不属公司商品、原材料的物料)，必须有两人以上在送货单或发票上签名确认。

第十八条采购金额超过50元的，必须取得合法的发票，尽量取得增值税专用发票。

第十九条付款注意事项：固定资产付款必须附上发票、合同复印件、《固定资产验收单》;公司商品付款须附上发票、入库单；未签订采购合同的须附上〈〈市场询价记录表〉〉，否则财务部不得付款。广告、展示设计付款时必须附上合同

五、供应商评审

第二十条每年年初，由审计部组织，对上年度的各类供应商进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换。列出合格供应商名录。

第二十一条评审委员会的组成：行政部负责人、售后服务部负责人、财务负责人、审计总监、总经理共五人组成。

第二十二条评分标准：

序号

评分项目

评分标准及标准分

产品报价

(50分)

1、合理最低价(几家相比后确定，详见备注)

50分

2、比合理最低价相差%

45分

3、比合理最低价相差%

35分

4、比合理最低价相差%

30分

5、比合理最低价相差7%以上

0分

付款方式

(30分)

能遵循我方提出的付款方式

30分

若供货单位自己提出付款方式，则根据其付款方式酌情加减分，但最多只能加20分

采购管理制度【第四篇】

1、目的：

为规范公司物资采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率。

2、适用范围：

适用于本公司采购管理。

3、职责

公司采购职能由供应部门具体承办，根据生产计划及时安排采购计划（书面形式），财务部门负责过程控制与监督。

供应部负责生产物资、固定资产（机器设备及其他生产设备）的采购以及物资采购运输；

财务部门负责办公用品及固定资产（房屋建筑物、非生产用电子设备、运输设备）的采购；

4.采购流程图：

采购计划→采购申请→部门经理（总经理）审批→供应部门（库存核实）→询价采购订单→下合同（部门经理审批、财务部门审核）→货到→验收入库（收料单或入库单）

发票单据齐全→供应部门经理审核→财务经理审核→部门经理（总经理）审批→出纳支付→供应商（报销人）

5.内容

采购分类

生产物资采购：

包括：生产用原材料、辅料、外协（购）件、五金备件、劳护用品、低值易耗品等

办公用品采购

包括：办公耗材、电脑及配件、其它零星物资、培训资料、书刊等。

固定资产采购

包括：机器设备、房屋、大额资产

供应采购：

包括：物资采购的运入。

职能归口

供应部与财务部门对于具体的专业采购可委托具体的职能部门和专业人员负责。具体经办的职能部门与经办人员需将采购情况汇报至归口的供应部门，共同办理验收入库与请款手续。

采购程序：

一般每月25日，各部门将下月计划所需的物资采购申请（模具材料采购随模具生产计划及时制订）汇总审批后报归口的采购职能部门。采购申请必须由采购申请人、部门经理签字确认，金额较大的必须报总经理审批。

采购申请一式二联（一联存根、一联财务联）。申请人申请采购时将财务联交归口的采购职能部门（供应部）。采购请款时将财务联附于原始发票后。

对用于模具制造的专用材料，申请部门申请采购时，需附有模具名称、模具编号、材料规格、要求、数量等详细说明。供应部门按采购申请单上所列项目询价（供应厂商及供应价格，不少于三家）、定价、签订合同、下单采购。

采购物资送到后，品管部及采购申请部门验收物资的数量、质量、规格等。验收合格后办理相应的验收入库手续。

请款程序：

物资验收确认完毕，由采购经办人员将“发票”、“验收单”、“供应商的送货回单”、“采购申请财务联”、“采购订单或合同”、“请款单”核对确认无误后，经归口的采购职能部门经理签字确认，报财务审核。财务审核确认后报总经理审批。总经理审批完毕，财务根据合同或约定付款。

每月月末25日为公司关账日。各采购职能部门需将当月的发生的采购进行汇总报至财务部，总经办需将办公用品及电脑耗材编制收、发、存月报表，并按领用部门进行汇总后报至财务部。供应部、市场部根据实际发生汇总当月的运输费用，以报表方式报至财务部。

对于长期固定的采购项目应与供应厂商约定付款期限（月结30天、60天或90天），付款方式尽量采用转账方式支付（1000元以上）。

附：采购流程细节指南

1、供应商要提供尽可能详细的资金、经营许可证、产品、生产规模、资信认证等相关报告。资料越详细越好。

2、采购商将对供应商提供的资料做一个详细的。归类，把这些客户归在哪类客户，并且给出是否值得扶持、资金是否值得肯定的内部分析。

3、采购商对供应商的工厂查看。视察厂家规模是否与他们提供的基础资料一致。如果有不一致的地方就不予考虑合作。

4、采购商向供应商提出样品需求。看样品的尺寸、规格以及其他参数是否符合需求。

5、采购商要通过技术分析，要有检验部门的分析结果。检验包括其价格、质量以及其他是否符合要求。

6、如果符合要求，采购商对供应商下达一个评审通知书。符合要求的供应商可以进入采购商的供应链。对于再好的供应商来说，首先要进入采购商的供应链，才能有资格为其提供产品服务。

7、采购商与供应商进行初期的商业谈判，正常的谈判时间在三个月。

8、双方签定合同。

9、供应商开始对采购商提供小批量的产品。

10、采购商对供应商的小批量产品进行复查。所有的小批量产品必须进行严格的实验检查。

11、如果小批量产品通过审核，那么此供应商将为加入采购商的产品目录。

12、供应商加入采购商的产品目录，每一个目录都需要自己去评审，每一个地方都需要重新评审一次，整个流程需要半年时间。资信问题更是重中之重，流程不能出一丝差错，资信问题更是不允许有问题。以上12个环节都成功通过以后，您就能成为此采购商的供应商，进入他们的全球供应链。要求是极其苛刻的，如果哪一个环节上出了差错，那么都将有前功尽弃的可能。