文档管理制度【4篇】

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文档管理的制度【第一篇】

1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的管理，要做到处理及时，卷宗规范，确保安全；

2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件，如：销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等；财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的`档案、分销政策性文件等；办公室负责行政、人事、综合类档案；

3、公司文件由办公室起草，发文程序为：拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档；

4、对内发文应有统一的结构与编号，要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密；

5、公司的收文程序为：收文、报送(分发)、催办、立卷、归档；

6、公司收文由办公室负责，依据事件大小、紧急程序进行归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档；

7、文档按照机密程度，分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，秘密文件的报(发)送由专人进行，确保发送未超出报送范围；

8、机密文件应确保其安全性，文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据事件影响追究当事人的责任；

9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅，借阅文档必须及时归还；

10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，方便调阅；

11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准后方可销毁；

12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。

文档管理的制度【第二篇】

为加强公司文件、档案管理，增强文件、档案安全性和保密性，规范公司文件、档案格式，统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。

公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要做到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后发送，不得手写。

公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类，如下：

1）公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；

2）机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等；

5）行政产生的。各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。

1）技术文档/产品代码/产品研发测试过程文档和记录；

2）技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考、学习资料。

2）经营合同：用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同及合同执行过程记录等；客户档案，以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。

从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。

公司名称缩写（CF）+科目名称+具体类别+年份+顺序号（3位）

如：公司行政管理会议纪要一份：CF-AM-会议纪要-20xx-005

如：**项目沟通会议纪要一份：20xx1009-XS-沟通会议纪要-003

如：考勤管理制度：,“CF”代表公司，“HR”代表所属科目-人力资源管理，“005”代表序号，“”代表版本号。

五、本规定自制定之日起执行，人事行政部负责修订和解释。

文档管理的制度【第三篇】

1.食品批发(贸易)公司必须领取卫生许可证后方能营业，并严格按照卫生许可范围亮证经营。

2.食品批发(贸易)公司法定代表人为食品卫生责任人，对本公司食品经营活动过程中各环节的食品卫生负责。

3.食品批发(贸易)公司应制定食品卫生岗位责任制度，各岗位卫生责任制度要上墙张贴。设立卫生管理人，负责落实各项卫生制度，负责本公司的具体食品卫生管理工作。

4.应建立健全的食品索证卫生审核制度。对经营的食品来源严格审核，不经营违反国家法律法规的食品。

5.建立健全的食品进货验收管理制度；建立台帐，记录食品进出货情况，对每批食品进行严格检查，防止假冒伪劣食品和不符合卫生标准及规定的食品进入市场。

6.建立日常食品卫生检查制度，对每批食品的进出和贮存过程进行仔细检查，发现腐败变质、超过保质期和《食品卫生法》禁止生产经营的食品时应及时处理。对己流入市场的食品应立即追回，并向当地卫生行政部门报告，防止事态的扩展。

7.经营定型包装食品的，所销售的食品包装标识应当真实，符合食品标签标准的。要求。经营进口食品，其外包装应有中文标识。

8.切实做好食品贮存卫生管理工作。

食品仓库实行专间专用，食品存放应分类分区、隔墙离地存放，必须有明显标识标示类别、生产日期、保质期、保存条件、进库时间等。食品仓库不得存放有毒有害物品（如杀鼠杀虫剂、洗涤消毒剂等），不得存放药品、杂品及生活用品等物品。

需冷藏的食品须存放于与其包装标签标示的保存温度相应的冷库内，冷冻设施须正常运转，冷库内禁止生熟混放。

食品库房应用无毒、坚固、易清扫材料建成。库房可分常温库和冷库，冷库又包括高温冷库（冷藏库）和低温冷库（冷冻库）。

常温库应设置防鼠、防虫、防蝇、防潮、防霉的设施，并能正常使用； 必须设置机械通风设施，并应经常开窗通风，定期清扫，保持干燥和整洁，清库时应做好清洁消毒工作。

冷库应注意保持清洁、及时除霜；冰柜和冷藏设备必须正常运转并标明生、熟用途，冷藏库、冰柜应设外显式温度（指示）计并正常显示。

低温冷库（冷冻库）温度必须低于-18℃，高温冷库（冷藏库）温度必须保持在0～10℃；冷藏设备、设施不能有滴水，结霜厚度不能超过1cm。

冷库内不可存放腐败变质食品和有异味食品。食品之间应有一定空隙，直接入口食品与食品原料应分库冷藏。

食品储存要做到先进先出，尽量缩短储藏时间，定期清仓检查，防止食品过期、变质、霉变、生虫，及时清理不符合卫生要求的食品。

9.按照《中华人民共和国食品安全法》做好从业人员卫生管理工作。

文档管理的制度【第四篇】

一、总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

二、收文的管理

第三条 公文的签收：

凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收

第四条 公文的编号保管：

1、 办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。

2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室 收发员进行登记编号保管，不得个人保存。

第五条 公文的阅批与分转。

1、凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电、单据等，分别由办公室 收发员直接分转处理。

3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第六条 文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

三、发文的管理

第七条 发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

第八条 发文的范围：

1、凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、下发文件主要用于：（1）公布规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；（3）公布体制机构变动或干部任免事项；（4）公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的`决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关重大事项；

3、上行文件主要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：（2）同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5、各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。

6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

四、发文程序与要求

第九条 发文程序规定：

1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；

2、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

3、 办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；

6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；

7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；

8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。

五、文件的借阅和清退

第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

六、文件的立卷与归档

第十三条 文件的归档范围：

以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

第十四条 立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。

七、文件的销毁

第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。