项目档案管理制度精选4篇

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项目档案管理制度范文【第一篇】

一、项目档案管理的特点

固定资产投资项目建设的过程是多部门多单位共同参与的复杂过程，内部往往会涉及规划部门、项目管理部门、财务部门、物资部门及资产管理部门等，外部也离不开设计方、施工方、监理方以及供货商等多家参建单位的协作，因此归档文件材料来源广泛，内容繁杂，不仅有招投标资料、勘察设计资料、施工资料，也有监理资料及竣工验收资料等，不仅有基本建设类档案、设备仪器、计算机类档案，还有会计类、管理类档案产生，既有文字材料也有图纸等技术资料，不仅有传统纸质档案还有照片、录像资料以及光盘等其它载体的档案，不仅涵盖了土建、水工、暖通、电气等多专业还会涉及合同、财务、审计、招投标、采购等多个管理领域，此外由于后续设备大修、项目改造产生的新材料的补充归档，使得项目档案管理也是一个动静结合的过程。

正是基于项目档案以上这些特点，决定了项目档案从收集归档、保管利用到鉴定销毁必然是一项复杂的管理与技术并存的系统工程。为实现项目档案的有效管理，企业档案工作者必须要对项目档案管理工作进行全面的规划和科学的统筹，通过合理的整合，形成完善的项目档案管理体系，采取重点建设与综合管理相结合的方式，全面实现项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全，不断提高项目档案管理水平。

二、构建项目档案体系建设，提高项目档案管理水平

（一）组织体系建设

企业应建立由单位领导分管，档案部门集中统一管理，相关部门共同参与的自上而下的项目档案管理体制，明确部门和人员职责，理顺项目档案相关单位之间的关系，促进项目档案各项工作协调开展。要根据实际配备合理的专兼职档案工作人员，不断强化项目档案管理部门的管理权限，并赋予他们指导、监督和检查的权利，从而保障项目档案从宏观控制到微观管理的有效开展。

建立项目档案收集归档管理网络，将规划部门、项目管理部门、财务部门、设备管理部门、采购部门及设计方、施工方、监理方等纳入网络建设范围，明确各部门责任分工，实行岗位责任制，形成企业内部各相关部门对档案管理部门负责，设计、施工、监理方等外部参建单位对项目管理部门负责，各分包方对总包方负责的分级管控模式，确保项目档案工作责任层层落实，防止管理重叠和空当出现，杜绝扯皮现象的发生，确保项目档案管理工作有效开展。

（二）制度体系建设

要不断完善现有项目档案各项规章制度，构建全新的项目档案制度体系，包括标准、规范、制度及流程等，并覆盖项目档案管理工作各环节，确保执行有力，落到实处。

要结合实际制定本单位的项目档案管理实施办法，明确项目档案归档范围及保管期限，制定本单位的项目档案分类编号方案及整理标准，不断提高项目档案管理规范化水平。补充完善项目档案收集归档制度、项目档案保管制度、项目档案利用制度、项目档案鉴定销毁制度等项目档案基本业务制度和项目档案安全保密制度等专项制度；与有关职能部门配合，建立联合的项目档案监督检查制度及相应的奖惩制度，进一步完善项目档案各项业务流程如招投标文件归档流程、设计文件收集流程、项目档案验收流程、项目档案利用流程及项目档案鉴定销毁流程等，确保项目档案管理工作有章可循，依法实现项目档案的规范管理。

（三）资源体系建设

要加大项目档案收集归档和整理力度，提高项目档案案卷质量，建成内容丰富、确保档案完整、准确、系统的项目档案资源体系。

企业要深入贯彻执行项目档案 “三纳入”、“四参加”、“三同时”工作，项目专兼职档案人员应从项目启动开始，全程跟踪，一站到底。加强档案人员与项目建设人员之间的沟通，积极指导相关部门开展项目档案工作，确保项目档案工作与项目建设同步开展。档案部门要结合项目实际及时制定合理的收集归档工作计划，对时间跨度较小，工程比较单一的，可以在工程完工后集中统一归档，对持续时间比较久的大型项目要实行预立卷制度，明确各阶段项目档案的收集重点，加强重点材料的收集工作，提高项目档案收集效率。相关部门在与设计、施工、监理等外部单位签订合同时，应将项目文件材料的归档和整理要求纳入合同条款，并建立档案部门与财务部门联动的质量保证金支付审批程序，对归档质量不合要求的不予支付，以便有效解决项目档案归档中出现的问题，确保项目文件材料的归档质量。

要加强项目档案整理工作，切实维护项目档案文件材料之间的有机联系，提高案卷质量。档案移交归档时要编制归档说明，按载体性质分别提交归档目录。档案部门要认真做好文件材料的归档质量检查工作，确保项目文件材料手续完备，签字齐全，真实有效。及时做好项目改扩建或设备大修的项目文件材料补充收集归档工作，真正实现项目档案的动态管理；对到达保管期限的项目档案要及时进行鉴定，对无保存价值的档案及时进行销毁，努力提高项目档案整体质量。

（四）利用体系建设

项目档案管理部门要不断强化项目档案服务意识，增强服务观念，在传统利用方式的基础上积极探索新的服务模式，开发档案信息资源，为企业发展提供高质量的档案利用服务。

要积极推进项目档案数字化建设工作，加快项目档案计算机管理信息系统建设工作，不断满足项目档案网络化服务的要求，提高项目档案利用效率。

要加强项目档案编研工作，多角度的开发实用的项目档案编研资料，从而转被动利用为主动服务。如编制项目投资建设情况统计分析及企业设备能力分析对比等，为企业发展提供重要的参考依据，提供超前的档案服务。

要加强项目档案利用效果的反馈工作，通过收集汇总利用单位的反馈信息并进行分析研究，从而提高项目档案利用的方向性，不断提升服务质量。

（五）安全体系建设

要建立人防、物防、技防三位一体的项目档案安全防范体系，既要确保项目档案实体的安全，也要确保项目档案信息的安全和保密。（下转第47页）

项目档案管理制度范文【第二篇】

1.项目档案管理专业性强，档案文件材料整理要求高

固定资产投资项目的主要内容是基本建设工程，包括仪器设备的采购、引进，非标设备仪器的研制。建设项目是一项复杂的系统工程，项目档案是在建设项目立项、设计、施工、设备采购、安装、竣工验收等一系列专业活动过程中形成的，内容涉及专业较多，形成的载体也呈多样化，有纸质、声像、电子文件等，这就要求档案管理人员要熟悉项目的运行过程，了解项目建设的内容，根据不同阶段不同内容、按其不同的专业，采用不同的方法进行文件材料的归类、整理和组卷。

2.项目档案价值高，保存利用意义大

项目档案是建设过程中形成的真实的历史记录，是一种不可再生的宝贵资源，也是企业发展的重要物质基础。项目档案不仅在资政维权过程中能够发挥锁定证据、验证效果的作用，更是企业保障研制、投产运行、使用维修、管理、评估等工作的重要依据，做好项目档案管理，确保档案的完整意义重大。

二、对建设项目实施全过程管理的措施

1.建章立制，规范管理

及时做好项目档案文件材料的收集工作，需要依靠所有参建单位、相关部门及人员的协调合作，同时还需要通过完善各项规章制度规范各项工作的运行和操作。一是建立合同管理制度。在签订勘察设计委托、工程施工招标、设备制造采购等合同时，在合同条款中应将当事双方就文件形成、收集与管理的职责及要求加以描述，明确各自的责任，便于监督和管理。二是建立项目档案管理制度。依据上级部门颁发的关于固定资产投资项目档案管理规范和有关档案管理的法律法规，结合本单位项目管理实际情况，制定本单位项目档案管理制度，将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序中，与项目建设同步，建立切合实际的项目档案管理体制和工作程序，加强对项目档案管理工作的领导，保证项目档案管理工作的顺利开展。

2.紧抓源头，控制过程

固定资产投资项目从立项、设计、施工直到竣工，建设周期较长，企业从项目立项审批、开工后就应组建项目管理领导小组，由企业主管项目建设工作的厂(院、所)领导担任组长，档案部门和项目管理部门的领导担任副组长，该小组主要职能是负责项目建设和项目档案工作的管理、组织及协调，从源头抓起，着重做好项目档案的全过程管理。

(1)项目前期策划阶段。在项目前期立项时，应把项目档案归档工作列入企业年度工作计划一同下达，并实施考核。档案管理人员应从项目立项起就开始介入，并全过程参与。要针对项目建设周期、节点等情况制定档案工作计划，同时建立项目档案管理人员网络，对项目档案的归档范围及工作要求进行事先交底，同时开展档案业务指导和培训，提高他们的档案意识和业务水平，从源头抓起，避免项目档案管理工作脱节和滞后。

(2)项目过程控制阶段。项目档案工作与建设进度同步，应掌握项目建设进度情况，档案部门要参加项目建设工作协调会，参加设备开箱、项目验收等工作。在检查落实建设项目实施的过程中，检查落实档案管理工作的情况。在过程检查时，发现问题应及时予以纠正和整改，避免项目档案在竣工验收时“突击”收集、整理“补课”的弊端。

(3)项目竣工检查阶段。着重对竣工档案进行严格检查，第一，按归档范围检查各阶段各专业档案内容是否齐全；第二，检查项目档案与项目建设内容是否一致，归档文件材料中有关责任人的签章手续是否有遗漏、是否匹配；第三，检查归档文件材料是否为原件，归档文件材料质量是否符合档案管理要求；第四，整理、分类和目录编制是否规范。从项目档案完整性、准确性、系统性三方面进行系统检查，发现问题及时整改，以保证项目档案的质量，做好项目档案的末端控制。

三、加强学习，提高技能

档案管理规章制度范文【第三篇】

第一条为了加强档案管理，有效地保护和利用档案，为国民经济和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和国家有关法律、法规，结合本省实际，制定本条例。

第二条本条例所称的档案，是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动，直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种形式的历史记录。

第三条本条例适用于本省行政区域内所有机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人。国家另有规定的除外。

第四条各级国家档案馆对馆藏的永久保管档案实行分级管理。

第五条各级人民政府应当加强对本行政区域内档案工作的领导，把档案事业列入国民经济和社会发展计划，保障档案事业发展所需经费。对档案保护、抢救、征购及档案数字化建设等经费实行专项列支、专款专用。

第二章档案机构及其职责

第六条省档案行政管理部门主管全省档案事业，对全省的档案工作依法进行监督和指导，负责统筹规划、组织协调与档案有关的事务。

县级以上档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作进行监督和指导。

乡、民族乡、镇人民政府和街道办事处应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第七条各机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家规定加强档案工作，其档案工作机构或者档案工作人员负责本单位的档案工作，并对本系统或者所属单位的档案工作进行监督和指导。

第八条县级以上各级各类档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用分管范围内的档案。

各级各类档案馆应当接受同级和上级档案行政管理部门的执法检查，业务上接受同级档案行政管理部门的管理、监督和指导。

各级各类档案馆的设置依照国家和省有关规定实施。

第九条档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律、具备专业知识，并经培训考核取得岗位资格证书。

第十条公民、法人或者其他组织可以依法设立档案中介服务机构。档案中介服务机构应当报县级以上档案行政管理部门备案，并在核定的范围内开展档案整理、鉴定、评估、咨询等工作。档案行政管理部门应当加强对中介服务机构的监督。

第十一条各级人民政府、档案行政管理部门和有关部门应当对在档案事业发展中作出突出贡献的单位和个人给予奖励。

第三章档案的管理

第十二条各机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的文件材料，按照国家规定，由文书部门或者业务部门收集整理，交本单位档案机构或者档案人员统一管理。任何部门或者个人不得拒绝归档。

第十三条新设立的机关、团体、企业事业单位和其他组织应当自成立或者注册之日起30日内，到同级档案行政管理部门办理档案登记手续。已经设立但未办理档案登记的单位，应当在同级档案行政管理部门补办档案登记。

举办省人民政府规定的重大活动，由承办单位在活动结束后60日内在同级档案行政管理部门办理档案登记。

因破产、兼并、被撤销等原因终止活动或者改变活动范围的单位，应当到档案行政管理部门办理注销或者变更登记。

档案未经验收或者验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。国家对档案的验收、移交有特殊规定的，从其规定。

第十五条国家机关、社会团体、国有企业事业单位或者其他国有机构的档案属国家所有，应当列入国有资产管理范围。

国有企业事业单位因破产、兼并、拍卖或者其他原因发生变动时，其档案处置按国家有关规定办理。

受转让的单位或者个人应当保证受转让档案的完整与安全，未经当地档案行政管理部门的批准，不得自行转让或者销毁。

第十六条混合所有制企业的档案属企业所有，企业终止后档案的处置，按照国家有关规定办理；国家没有规定的，由出资各方协商处理。

集体企业、民营企业、外商独资企业的档案属企业所有，县级以上档案行政管理部门应当为其档案的收集、整理、保存等提供指导服务，必要时可以要求企业提供复制件。

第十七条各立档单位应当按照下列规定向有关档案馆移交档案：

（一）列入省级、设区的市（州）国家档案馆收集范围的档案，自档案形成之日起满20年的，向有关档案馆移交；

（二）列入县（市、区）国家档案馆收集范围的档案，自档案形成之日起满10年的，向有关档案馆移交。

经同级档案行政管理部门同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延期向有关档案馆移交；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。

第十八条各级国家档案馆收集档案的范围，由省档案行政管理部门提出，报省人民政府批准后公布实施。

专门档案馆和部门档案馆收集档案的范围，由省有关专业主管部门提出，经省档案行政管理部门审核后实施。

企业事业单位档案馆收集档案的范围，由本单位提出，报同级档案行政管理部门备案。

各级国家档案馆可以接受委托，代管收集范围以外的档案。

第十九条各级各类档案馆和其他档案机构应当建立健全档案管理制度，配置适宜档案保管的专门库房和设施，依法加强档案的接收、整理和保管，防止档案损毁、散失和泄密。

第二十条各级各类档案馆应当定期检查馆藏档案资料，对发生褪变和破损的档案要及时采取抢救措施。

第二十一条县级以上各级人民政府应当支持发展档案教育事业。各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位档案机构应当采用先进科学技术，逐步实现档案管理现代化，以适应经济建设和社会发展的需要。

前款档案因保管条件恶劣或者其他被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，档案行政管理部门可以决定由国家档案馆代为保管，必要时可以征购或者收购。

第二十三条各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境；二级档案需要出境的，须经国家档案局审查批准；三级档案以及其他属于国家所有的档案、非国家所有但对国家和社会有保存价值或者应当保密的档案及其复制件需要出境的，须经省档案行政管理部门审查批准。海关凭批准文件查验放行。

第二十四条当事人对档案行政管理部门认定的档案的性质、价值有异议的，由上一级档案行政管理部门组织有关专家进行鉴定。

第四章档案的利用与公布

第二十五条各级各类档案馆应当按照国家的有关规定，制定开放档案的计划和实施方案，并定期向社会公布开放档案目录。

第二十六条各级国家档案馆保管的档案应当按照国家规定，分期分批地向社会开放。

（一）中华人民共和国成立以前的档案，自本条例实施之日起向社会开放；

（二）中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满30年向社会开放；

（三）经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。

前款所列档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满30年，但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。

第二十七条各级国家档案馆提供社会利用的一级档案，应当以缩微品或者复制件代替原件。

档案缩微品和复制件载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的法律效力。

第二十八条公民和组织持有身份证、工作证等合法证件，可以利用国家档案馆已开放的档案。利用未开放的档案，须经同级档案行政管理部门负责人批准。利用机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，利用者须持有合法证件并经档案保存单位负责人同意。

外国人或者外国组织利用档案馆已开放的档案，按国家有关规定办理。

第二十九条档案馆或者其他档案机构提供档案和咨询服务，可以依照省财政、物价部门的规定收取费用。

单位或者个人利用其出卖、寄存、捐赠给国家档案馆的档案，档案馆应当无偿提供利用。

第三十条各级国家档案馆保存的档案需要向社会公布的，由档案馆决定，必要时，应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意；专门档案馆、部门档案馆或者其他档案机构保存的档案需要向社会公布的，由该档案机构决定，必要时，应当报档案行政管理部门或者上级主管部门同意。未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人不得公布属于国家所有的档案。

各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。

不属于国家所有的对国家或者社会有保存价值的档案，其所有者向社会公布时，应当遵守国家有关保密规定，不得损害国家、集体和其他公民的利益。

第三十一条利用、公布档案，不得违反《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家有关知识产权保护的法律规定。

第五章法律责任

第三十二条违反本条例，有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改的，给予通报批评；或者由主管部门对单位负责人和直接责任人给予行政处分：

（一）不按规定归档或者不集中管理档案的；

（二）不按规定向国家档案馆移交档案的；

（三）不按规定进行档案登记的；

（四）未按规定进行上岗培训、取得岗位资格证书从事档案工作的；

（五）重点建设工程、科学技术研究、设备更新改造项目等未经档案验收或者档案验收不合格的；

（六）不按规定开放档案或者提供利用的。

第三十三条违反本条例，有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门给予行政处分，对单位可并处3000元以上3万元以下罚款，情节严重的，可并处1万元以上10万元以下罚款；对个人可并处500元以上5000元以下罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，或者非国家所有但应当保密的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、转让档案或者倒卖档案牟利的；

（五）违反规定从事档案中介服务活动的；

（六）违反档案出境有关规定的。

第三十四条违反《档案法》和本条例的有关规定，造成档案损失的，由县级以上档案行政管理部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失。

第三十五条档案行政管理工作人员、、造成损失的，由档案行政管理部门和主管部门给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第三十六条各级国家档案馆库房属于危房或者有其他重大安全隐患，可能危及档案安全，同级人民政府应当采取整改措施而未采取措施造成重大损失的，依法追究相关责任人的责任。

第三十七条当事人对档案行政管理部门作出的行政处罚决定不服的，可以依法申请复议或者提起行政诉讼。

项目档案管理制度范文【第四篇】

关键词：水利工程；项目的档案管理

水利工程项目的档案能够如实的反映出水利工程项目建设的全过程管理，它是水利工程项目的各项计划制定及决策重要凭证与依据，并且对水利工程项目的安全运行以及发挥效益都有着重要的作用，水利工程项目的档案管理是一个具有系统化的长期工作，水利管理工作中拥有极其重要地位。

1 水利工程项目档案的管理重要性

水利工程项目档案管理就是在工程建设、管理真实的记录，其具有相关的凭证以及依据的作用。工程项目档案的资料在工程的建设、维护、管理、改造等都具有极其重要不可替代作用，是水利工程技术管理人员劳动智慧结晶，是维护水利工程真实面貌重要的工作，它是贯穿整个水利工程项目建设全过程的。

任何一项水利工程项目从它的立项、项目的设计、项目的施工、竣工验收，以及到项目的运行、项目的养护、项目的维修、项目的改造等等环节要经过不同的阶段、跨越的时间段也是漫长的。在这全过程里会由专业技术人员收集编制形成工程项目的档案资料，但是每个工程项目资料的形成环节，或者是后期管理过程中出现任何纰漏都会产生隐患，甚者还会引发事故发生。因此对工程项目的档案必须加强。另外工程项目档案资料管理也是工程项目正常运行最基本保障。完善的工程档案资料能让以后的运行中，相关的管理人员能迅速熟悉整个工程的状况，作好工程的维护以及维修改造，提高管理效率有重要作用，如果管理不到位会影响整个工程的运安全与效益。

2 水利工程项目档案管理存在问题

（1）水利工程档案管理的制度滞后的原因是由于工程管理体制，随着发展，我国对水利工程建设管理的体制逐渐进行深入改革，水利工程项目的建设管理体制也随之发生了变化，例如现行的招投标的制度、监理监督制度、工程竣工验收备案的制度等等；政府的职能进行转变，行政部门进行审批改革，重新修改了部分的行业的规章以及规范，从而使档案管理的形式、内容、规定、制度等相应有了变化优化，但档案管理制度、法规却没有及时进行调整与修改，工程项目的档案管理没有纳入新的体制。

（2）对工程档案管理的不够重视，水利工程项目的档案管理是属于一项服务性并且专业针对性非常强的一项工作，应该高度重视。不过现实里通常建设单位和主管单位往往忽视了其重要性，没有专业技术的档案管理工作人员，或者有专职管理人员但也只限于一种形式，没有发挥其真正的作用，由此直接影响到工程档案的质量，到最后无法形成完整无误档案资料，也因此带给水利工程建设管理重大的负面影响。

（3）工程项目的档案管理的制度不健全不完善，管理的水平不高；规章制度不健全，也没有有效管理及相关的监督机构，工程档案的规章制度形同虚设，在工程项目档案管理的工作上达不到行业的标准、制度及规范。在管理工作随意而行，大部分档案资料无法及时进行归档，因此工程档案资料不能丰富以及发展，影响了档案质量的提高，同时也导致管理人员对工程实际情况缺乏了解，从而增加工程的安全和消除险情的难度。

3 完善水利工程项目档案管理工作对策

（1）必须提高主管领导人建档的意识。重视档案管理工作是作好档案管理的关键，加强主管人员的档案的意识，才能使档案管理工作得到提高，从设施上、制度上或者管理上都能得到保证，使档案管理工作发挥其作用，能为水利工程项目建设服务。

（2）完善水利工程的档案管理规章制度。依据相关的《档案法》及《水利科学技术档案管理规定》等法规，结合实际的情况进行制订《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》等制度。

（3）水利工程项目的档案应该是全面性、系统性的反映出工程项目的各个环节，因此要及时的对工程的资料进行及时收集，同步进行管理。把水利工程项目形成的资料文件管理纳入管理工作程序，并且列入档案管理员的职责范围内，明确工程材料的收集、整理以及归档的要求；在进度工程时，同时应该检查工程的资料管理情况；工程进行验收时，也应该检查工程的资料管理情况。

（4）完善水利工程项目的档案网络工作。利由于网络的迅速发展，与时同步，工程的资料管理也应该运用网络这平台，建立一套有关水利工程的工程项目数据库，综合所以的水利工程的信息、进度全面的统计在网络系统上，工程档案的管理人员实行监控。如果是重要电子文件，应与相应纸质文件一并进行归档。从而实现工程项目的档案资料智能化、现代化、数据化，满足工程建设档案资料的利用需求，为水利工程项目建设与管理提供最方便、最快捷、最高效的服务。