文书档案管理4篇

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文书档案的管理范文【第一篇】

[关键词]新形势 文书档案 管理 问题 对策

中图分类号： 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）15-0144-01

前言

伴随着十三五的到来，社会发展和科技的进步，特别是网络的普及化程度的提高，越来越要求文书档案管理要准确、快速、完整地提供信息，其重要性不言而喻。文书档案管理可以说是衡量档案管理水平的重要标准，文书档案管理水平的高低，不仅影响着档案资料的质量，甚至会影响到单位的建设与发展。因此，作为文书档案管理人员，必须提高文书档案工作科学管理水平和为本公司中心工作服务的工作能力，提高文书档案管理的工作效率，逐步实现文书档案管理工作规范化、科学化、现代化，为本公司和社会提供更多有价值的文书档案信息资源。

在新时期，人们虽然不断地加深了档案管理工作的意识，但实际中存在文书档案管理与新时期形势不符的现象，出现了多种问题。因此，对文书档案管理的分析具有一定的意义。

1 现阶段文书档案管理的现状

文书档案管理的规范程度较低

目前有很多单位档案管理的规范程度较低，比如卷宗的分类、名称，文件的档号等等都存在着不同程度的不规范，还有些档案的卷宗出现组卷错乱，文件内缺少目录等等的问题，另外，文件档案检索效率不高也是普遍存在的问题。档案检索一般分为人工检索和电子检索。电子检索速度快，质量高，是将来发展的必然趋势，但有些单位由于工作人员不熟悉电脑操作，或者因为其他原因没有安装高质量的检索软件，还采用手工检索，这是远远不适应信息化时代的要求的

缺乏文书工作和档案工作的紧密衔接

文书档案管理工作具体包含两个方面的工作，分别为文书和档案，两者之间具有较为密切的关联性。因此，实际的文书档案管理工作中，有必要将两者紧密的衔接为一体，以此来达到两者互相配合的目的，并构成较为全面的管理体系。可是，在新时期的操作中，一般采取分模块管理的方式，并单独操作，无法构成统一、完善的整体，即便个别单位建立了管理体系，也存在很大的形式化成分，从客观的角度上进行分析，这种管理模式扩大了文书管理和档案管理工作之间的距离，并且使两者产生了一定程度的偏差。

档案管理水平有待提高

档案计算机管理软件系统，缺乏统一标准，在实际管理中缺乏通用性，档案管理的标准化、规范化水平有待提高。如：有些档案管理软件，仅仅着眼于档案专业流程研究，而忽视了档案与文件的衔接，特别是实行办公自动化后，档案管理软件无法实现与OA 系统的无缝衔接，导致许多电子文件无法及时、准确地归档。

人才队伍素质参差不齐，与丰富的人文需求不适应

文书档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象，成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”，这些人员没有档案管理方面的专业知识，不能快速有效的完成文书档案的管理工作，这将会给档案工作本身或单位的发展带来无法弥补的损失。

2.完善文书档案管理工作的对策

确保文书档案管理更为规范

首先，要对现存的文书档案进行整理，剔除那些陈旧失效的卷宗，这样既可以加快手工检索的速度，也可以避免以后使用电脑录入加大工作人员的工作量，其次要对那些比较混乱的卷宗进行重新编排，编排时，对那些无标题，无页码的要重新进行填写。最后，对于那些命题重复、错误或者不清楚的档案资料要统一命题，以避免用计算机管理时出现不好识别的情况。

做好文书与档案工作之间的衔接。

在档案管理中，文书管理是较为重要的分支。因此，要在档案管理的各个工作环节中逐渐规范文件的相关管理，要求文书人员充分掌握档案工作，并具备档案意识及利用该意识进行文书材料的整理。在应用文件的过程中，需要严格关注文书的一体化与规范化，注重在整体上促使字体、文件格式、纸张等方面的统一展现。此外，在收发文件时，需要及时的进行登记，并确保所收集资料的统一与完整，标注要清晰，要在档案盒中标识相应的资料名称，从而达到简单查阅的目标。

运用先进手段，加强文书档案现代化管理

办公自动化系统的推广应用，使得收文、发文都通过OA 流转完成，这就要求档案管理者要改变传统的手工管理模式。首先，选择适合本公司文书档案管理的软件，利用计算机进行档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅利用，做好OA 系统软件和档案管理软件的接口，实现OA 办公系统与档案系统无缝连接，使所有电子文件数据直接归档进入档案系统，并且纸质文件与电子文件对应整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高档案检索速度。档案计算机检索工具多样化，形成从文件级到案卷级再到档案专题，多层次多角度的检索体系，有利于提

高检索工具的覆盖率，使每一种检索工具都能覆盖全部文书档案，能迅速、准确、全面、系统地管理和提供档案材料，从而提高档案利用工作效率。

提升文书档案管理人员的综合素质

做好文书档案管理工作的另一个要求就是完善文书档案管理队伍建设，文书档案管理对于建设需要全面把握档案人才的入口，企业事业单位更需要结合目前档案管理工作的现状，引进和聘用一些具有文化水平和文书档案管理能力的人员进行管理，优秀的文书档案管理者需要树立现代化的管理理念，全面掌握文书档案计算机管理运用技术，采用更多渠道、多形式进行文书档案管理人员的教育，强化文书档案管理人员的素质。

着力技术创新，提高服务效率

依托计算机网络技术， 建立高效、方便、快捷的档案信息系统， 更好地服务于单位的发展成为不可逆转的趋势。

（1）要树立现代的档案管理理念，确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，转变手工方式可靠的传统观念。

（2）要把电子文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入单位信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索、利用与单位物流、资金流、信息流的形成部门资源共享、网上流转。

结语

文书档案管理工作十分重要，所以无论是单位的领导还是工作人员都要高度重视。新形势下文书档案管理工作充分体现了企事业单位的基础管理水平，文书档案管理是企事业单位管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志。只有完善各项文书档案规章制度，不断提高管理人员素质，加强文书档案现代化管理，增强服务意识，切实做好文书档案的管理工作，实现文书档案管理的信息化，才能有效提高文书档案管理的质量与效率，促进我国各项事业快速健康发展。

参考文献

[1] 罗文妍。 浅析文书档案管理工作的创新[J]. 东北农业大学学报（社会科学版），2011（03）：117-119.

文书档案的管理范文【第二篇】

[关键词]医院；文书档案；管理工作；思考

文书档案是医院档案重要组成部分，也是医院档案资源体系建设的重要构成部分，文书档案是保存医院历史发展真实轨迹的原始史料。文书档案工作做好了，医院整个发展历史可根据需要活生生地展示在人们的眼前，将重现历史发展的当时画面。没有文书档案的医院就是一所没有历史的医院。可见文书档案管理的好坏，对医院是否有其发展历史具有十分重要的作用，必须引起医院领导层的高度重视。采取有效措施改变医院目前文书档案管理存在的不足，提升管理水平。。

一、文书档案管理现状

医院文书档案管理大多归属党办（院办）领导，不少医院已经建有档案室，也有些医院只设有兼职档案人员工作岗位，主要负责文书档案的管理工作。据调查研究发现，医院档案除了文书档案外还有业务等档案，历来受到医院领导的重视。但是，要做好文书档案并不是一件容易的事情。据了解目前很多医院文书档案工作做得并不好。主要表现在，文书档案管理水平较低，利用计算机辅助档案管理程度不高，受条件限制，还达不到上级要求的规范化管理水平，文书档案的收集仍不齐全，不能满足医院对文书档案管理工作的真正要求。

二、文书档案管理工作分析

长期以来，医院文书档案基本上都是由办公室人员兼管，很少有专职档案人员。而且，文书档案工作相对办公室其他工作其重要性显得较弱，受重视程度相对不足，导致医院文书档案管理水平不高，表现在：文书档案管理经费不足，硬件条件较差，数字化水平较低，档案材料的收集不足，资源体系建设规模偏小等。这一现象必须得到有效遏抑，其可选择的有效途径为：

（一）领导重视是决定性因素

虽然办公室是文书档案管理部门，由于公办室事务繁杂，中心工作往往不是档案工作，而为领导服务、接待、文案和我、医院内外部的协调工作。在这种情况下，只有领导重视文书档案工作，文书档案管理不论从经费、设备、人员、保管环境等资源才能有效调配，工作才有保障，才能出成绩。基于此，上级档案业务部门必须加大档案工作重要性的宣传工作，制订单位归档文件规范化管理方案等法规性文献，定期组织力量对各单位归档文件开展年度检查。对检查合格、良好或优秀的单位进行通报表扬，对检查不合格的单位也要进行通报批评并定期整改，营造良好文书档案归范化管理制度化的良好氛围，并引导单位领导重视文书档案工作的开展。

（二）档案人员的素质是关键

文书档案要真正做好，最关键的因素是人，是从事文书档案工作的专兼职档案人员。但是，如果档案人员的岗位素质差，从业能力弱，最终必然导致文书档案管理水平低下。随着科学技术的发展，利用计算机管理档案已经成为现实，从文书档案形成的原始文件的制作到形成正式归档文件，全部应用计算机完成，文书档案的载体也由单一的纸质档案变成现在的电子档案与纸质档案并存的状况，有的单位，还购置了档案管理软件，使文书档案的管理更加现代化，基于此，对档案人员的要求就相对更高，不仅要求档案人员懂得文书档案管理的知识，还要掌握现代化管理手段。如果档案人员不具备文书档案管理知识，也不懂策代化档案管理操作技术，是不可能做好文书档案工作的，可见档案人员的素质是做好文书档案工作的关键。为此，各单位要为档案工作人员创造条件在职进修，参加在岗继续教育学习和培训，其目的就是要熟练掌握归档文件的科学整理方法和熟练掌握现代化操作技能，能够按照上级档案业务部提出的归档文件归档整理规则，全面实现归档文件的规范化管理。

（三）配齐软硬件设备是条件

要顺利按照规范化要求做好医院文书档案工作，配备足够的软硬件设备是开展文书档案科学学管理工作的基本条件，按照上级档案业务部门提出的规范化档案管理要求，没有完备的软硬件工作环境是不可想象的。因此，为了将医院文书档案工作按照规范化要求做好，档案人员一定要争取单位领导和各方面的重视，配足文书档案所需要的软硬件设备条件，为做好文书档案工作奠定坚实的工作基础。

（四）制订科学的激励机制是保证

文书档案要真正做好，单位上制订出相关的制度很有必要，为了更好地激发档案人员的工作积极性，对工作做得好的能给予奖励，对工作责任心不强，工作不到位的档案人员也有一定的约束，最好的办法就是出台相应可行的激励机制才是做好文书档案工作的保证。

四、医院文书档案管理措施

五、结语

医院文书档管理工作近几年来得到较迅速的发展，也取得了较好的成绩，虽然医院的文书档案管理是常规基础性工作，但是也是一项复杂的工作。不仅需要做好文书档案工作，更要立足档案做好全院包括医院临床一线科室、医技室和职各职能部门的服务工作。

文书档案管理范文【第三篇】

关键词：文书档案管理

一、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

二、电子档案是近几年的新生事物，以及电子档案的发展、保存

首先，我们一定要树立电子文档时代的到来是一个“过程”的观念。

从理论上来说，任何事物的产生都要经历一个从孕育到诞生的过程。单纯地确定一个准确而具体的时间来区别传统档案时代与电子文档时代，虽然也有一定的学术价值，但它与对电子文档时代产生发展过程的认识相比要次要一些。原因在于，没有对电子文档从孕育到产生过程的正确认识，就不可能有传统文档时代与电子文档时代的准确的时间划分；对电子文档时代从孕育到产生的过程的认识，对深化电子文档概念与特性的认识、深化电子文档管理原理与方法的认识，指导电子档案事业建设的实践，都具有重要意义。我们要做的，不是单纯地告诉人们电子文档时代产生的时间，而是要告诉人们电子文档时代是怎样产生的。

其次，树立电子文档时代到来是一个过程的观念，具有更为重要的实践意义。我们常常说“迎接”电子文档时代的到来，这里面存在着一个错误的认识：所谓“迎接”，是在电子文档时代已经到来的情况下，我们欢迎它、接纳它。而事实上这样是不行的，我们必须参与这个时代的创造。通过我们的参与、我们与相关部门的相关人士共同的工作把这个时代带给人类社会。现在，档案界的大好多数人士是以这种“迎接”的态度来对待电子文档时代的到来，他们是说的多，做的少。人们大多是在等待着这个时代到来，而对身边产生的电子文档视而不见、见而不管，使大量的电子文档资源没有得到积累。每一个档案工作者，特别是已经产生了电子文档的基层单位的档案工作者和对推进电子文档时代到来负有重要历史责任的档案行政管理工作者，要积极主动地参加到电子文档时代产生、发展的“过程”中去，这就是我们强调电子文档时代的产生是一个过程的实践意义。

第二我们现在仍处于以纸质档案为主的传统文档时代，对纸质档案的管理仍是我们管理工作的重心。但是，这个重心已经发生了倾斜，并逐渐地过渡到电子文档管理作为档案管理重心的时代――电子文档时代。如果社会中现存的传统文档多于电子文档，我们就说它仍然是传统文档时代；而如果电子文档的数量已多于传统文档，我们就说电子文档时代已经到来。这个判断标准的内涵是档案管理工作的量化标准，传统文档与电子文档哪一种数量多，管理工作量大，那一种档案的管理工作就是整个档案管理工作的重心，也就规定了档案工作的时代属性。

由于传统档案经过长期的历史积累，电子文档在数量上超过它需要的时间较长，这个标准不利于档案工作的未来发展。

电子文档的发展要经历一个自上而下的过程，以时间的先后经历两个阶段――档案室阶段与档案馆阶段。电子文档首先在基层单位的工作实践中产生。因此，我们首先解决的是档案室阶段的问题。目前，由于许多机关和企事业单位已经使用了计算机，有的还建立了局域网。因此，电子文件与电子档案在这些机关和企事业单位已经大量产生。在这些单位中加强电子文件与电子档案的管理已经是“当务之急”。

3如何保存、维护电子审计档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是基层审计档案工作者急需解决的问题。1）要保证电子审计档案载体物理上的安全。2.）要保证电子审计档案内容逻辑上的准确。电子审计档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖干电子计算机软硬件平台将电子审计档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。3）.要坚持电子审计档案和纸质档案保管的“并存”制度。 4）.要保证电子审计档案的可理解性。要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括：元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子审计档案名称、存储位置及相互关系；与电子审计档案内容相关的背景信息等。5）.要对电子审计档案载体进行有效的检测与维护。电子审计档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子审计档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子审计档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于10%为宜。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。 转

文书档案管理范文【第四篇】

作为医院重要事件与公文活动的资料汇总，文书档案记载着医院的发展史，是医院实现良性管理的依据。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性，文书档案多数都属于医院领导部门的公文，医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理，它的规范性集中体现在公文的类型、检查、传递等方面都规定严格。其二是服务性，文书档案作为医院或者部门的决策、参考资料，有着很强的服务性。只有重视其服务性，才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理，便于患者进行更好的查询服务。其三是保密性，由于文书档案记录着医院内部很多重要信息，因此必须要避免信息资料的泄露，以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当，损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作，是医院实现可持续发展的重要保障。

2医院文书档案管理对策

提高医院文书档案现代化管理意识

医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲，重视文书档案管理需要从领导做起，只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识，才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视，才能不断对文书档案管理制度进行完善，对相关的硬件配套进行更新，以严格的制度做好文书档案的规范管理，进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时，医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作，在现代化科技信息发展过程中，医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理，既为医院的医疗服务提供资料查询帮助，又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以，作为文书档案管理者，应该具有高度服务意识，认真收集、整理、管理医院文书档案，加强档案的汇编与分类工作，让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。

优化文书档案管理工作

在科学技术的发展影响下，医院医疗卫生体系的改革正在持续进行，在目前形势下，医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率，以促进文书档案管理科学化。故而医院应该完善文书档案信息管理系统，利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容，对文书档案的全文进行扫描存入，对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索，以节省医院文书档案管理资源，节省检索时间，将检索中的认为失误率降低，保证检索准确率，优化医院文书档案管理效率。并且，针对文书档案进行实体管理系统完善，保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备，做好除尘、防磁等工作，让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备，确保文书档案收集更及时，运用网络技术优化管理效率，促进文书档案管理合理化。

以制度保证医院文书档案管理质量

文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的，需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策，从自身的实际情况出发，对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定，通过正确界定范围、准确划分管理期限，使医院文书档案可以准确地反映医院情况，且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力，使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处，院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责，加强文书档案管理的监督考核，如果发现了问题必须立马解决，以便于使文书档案管理制度真正得以落实。

提高医院文书档案管理者的素质

医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升，提高文书档案管理效率，而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系，医院需要全面加强档案管理者的职业素质，通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理，同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率，使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。

3结语