2023年文秘专业知识及常识汇聚
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文秘专业知识及常识篇1
一个称职秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备能力。其中文字表达能力是最重要、最基本，也是实现其它能力基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员基本功，是“看家”本领。
不管干什么事情，必须有正确态度和浓厚兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细精神生产，是一项十分严肃而艰苦创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就事情。美国著名未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要事情应该记住，而其中一件就是：在这个文字密集社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本读写技能。这里所说读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好老师。对写作有强烈责任感和浓厚兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。
写作有没有规律可循、方法可求呢？我们回答是肯定。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法。我们所学文秘写作教材，就是前人文秘写作经验科学总结，就是揭示文秘写作一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧理论。
要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评大作家，他作品，全部就说明着应该怎样写。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。
写作是一种技能，技能提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。 作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细修改。多修改自己文章也是提高文秘写作能力一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面规律，也是写文章责任心强一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作体验，就多一项具体收获。作为称职秘书人员，要有高度责任感，，养成修改文章良好良好习惯，虚心听取领导和同志们意见，克服怕人挑“刺”思想，对每1篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：厘米 下：厘米 左：厘米 右：厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字国家标准。
选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页页码设置成右空一个汉字，偶数页页码设置成左空一个汉字。
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“”——平行文标准，“”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm红头制作完成。
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” ——平行文标准，“”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。
平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入地方，单击“插入”按钮即可。
选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型公文都可以调用该模板，直接进行公文正文排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应模板路径，若模板保存时按系统默认设置，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
1.依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2.制作公文正文内容：正文内容根据用户实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
标 题——二号小标宋字体，居中显示； 主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
正 文——三号仿宋字体；
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字距离，“○”和六角符号输入方法一致，不能使用“字母o”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词相互位置调整好。
选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。
在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好圆内，可以用ctrl键和方向键帮助移动到准确位置。并把艺术字设置成红色。
在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合五角星，并设置成红色，移动到圆中合适位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就制作出来，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊！
文秘专业知识及常识篇2
秘书工作任务主要有以下7个方面:
调查研究是领导者解情况、进行决策基础,而领导调查研究工作大部分,甚至全部要靠秘书人员进行,秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实最新全面信息,及时提供给领导。
文书工作包括收文和发文两个方面,收到文件要分轻重缓急交给领导批阅处理,发文要在领导指示下按程序认真进行,很多时候秘书还要进行文件、报告起草,所以秘书对文书写作规范、要求等要熟悉,处理完文档要及时分类归档。
秘书应该按照领导要求和会议主题、风格等进行会议准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。注意不同会议类型(大、中、小型)和会议形式(电视电话会议、圆桌会议等)都有不同筹办要求。
秘书应负责来宾接待工作,包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。在接待中要注意礼仪,力求树立单位良好形象。
如果一个单位没有专门档案部门,秘书就要承担起档案管理工作。要注意按照档案管理科学方法和原则进行档案采集、整理、保管和提取。
信访工作包括信访接待和处理。秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待,在领导授权下可以作适当处理,对自己处理不好或不在自己权限范围内问题,要及时向领导汇报。
如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作,常常都需要秘书来处理。