OA系统中工作流的设计

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OA系统中工作流的设计

为了顺应办公自动化系统的发展，结合国内办公流程的特点，将办公自动化系统中的公文流转功能以一个核心的工作流系统进行设计。根据办公过程中的流程特点，对工作流系统按照一种已定义的工作流模型进行设计。通过将传统工作流系统与特殊工作流系统两者结合，最终实现了办公自动化系统中流程的灵活执行和管理。

关键词办公自动化系统 工作流 流程设计

1 引言

近些年来，随着我国经济的高速发展，政府企业的规模和职责不断增大，各大企事业单位对于提高员工工作效率和加强管理的办公自动化OA系统的需求越来越大。因此，利用先进的计算机技术和无线通信技术，办公自动化OA系统已渐渐发展成为大多数企事业单位用于员工相互内部通信，公共信息、办公流程化以及文档资料管理等集业务办理、信息处理和员工管理为一体的应用办公系统。办公流程自动化的实现，最关键的设计是工作流技术，借助此技术实现办公流程的发起、执行以及管理整合为一体的系统研究，大大提高了办公自动化的灵活程度，实现自动化操作，已成为当前重点研究的课题之一。

2 工作流技术

工作流技术

工作流技术的产生，有效提高了办公的效率。对工作流技术的定义，工作流管理联盟给出的定义是：实现业务办理流程的部分或者全部自动化，并在业务办理过程中，按照一定的规律对所有任务、公告或者资料进行流转，从而实现了部门成员之间团结协调工作，最终实现整体业务达标的目的。换句话说，在一个由多个人共同参与完成工作的环境中，许多工作都需要在一个人或几个人完成后才能交给另外一个人，去开始下一步工作的开展，经过多次的协作或反复，最终完成既定的目标。工作流管理技术的实现，最终要达到按照一定流程顺序，既可以自动安排，也可以人工将工作移交，亦或对部门员工之间关系的协调工作。工作流技术被认为是一个主要系统，隶属于高级信息系统，在各种生产类企业或办公环境中都会有广泛的应用需求。工作流管理联盟为了加速推进工作流技术的标准化，研究提出了一种参考模型，且在模型中已对系统的系统架构、子系统接口以及各接口特性进行了规定，其目的是加快工作流的标准化进度，增强开放性。

办公环境中的工作流

工作流在办公环境中的作用，主要完成部门的公告通知和相关公文的处理和批转。下面以某单位为例，介绍其发文流程，对办公过程中的工作流应用进行阐述：

常见公文的办理流程为：首先由申请人起草发起申请，然后由主管领导审批；主管审核通过，再上报至部门领导，通过则送至综合部审稿，不通过则打回申请人；部门领导如果通过，需要结合其他部门的建议和反馈，再参考各级部门领导反馈过来的综合评价，如果通过，则上报至综合部进行审稿，不通过的话直接打回至申请人；综合部审稿完成后，再由综合部发送至相关部门人员，同时报送公司管理层阅文；最后由申请部门归档，流程结束。申请人发起的申请文件在流程中每一步骤，通常都要经过一个或多个部门审核批示。

3 工作流过程建模

工作流系统的设计的首要工作，便是对工作流过程进行建模，用计算机去呈现业务的整个流程。对具体流程中的每个环节进行归纳、分类整理和抽象化，概括出简单的描述语言，分别代表流程中的每一个步骤。对环节路径模型在此进行简要分析，将流程中的所有元素进行分离，将流程简单化，把流程中的每个环节作为一个点，则所有工作流实例可以简单概括为一个点与有向箭头组成的集合。在实际公文处理过程中，大部分都是按照公文的具体类型进行区别对待。因此需要对工作流定义环节、路径和工作流三个对象，即环节路径模型，并通过已概括出的描述性语言，分别代表每一个对象的特性与规律，以及与操作库相互之间的接口。

（1）工作流对象：此对象的具体实例就是在公文流转过程中的处理流程，代表工作流的总体特性。

（2）环节对象：此对象是工作流中的任一步骤，所对应的是图1中的方框。

（3）路径对象：此对象就是工作流的流转方向，对应的是图1中的任一箭头。

在完成对三个对象的定义以后，根据已输入的数据可以判定办公过程中为哪一具体工作流实例，同时具有通用性，也为后文相关的系统设计奠定了基础。

4 工作流系统结构设计

本文所设计的工作流系统，完全与WFMS所规范的工作流参考模型进行设计的。虚线框内为传统的工作流处理模块，主要包括：

（1）工作流运行服务。此模块由两部分组成，分别是流程数据库和工作流引擎，同时给出了具体流程实例以及运行时环境。流程数据库仅存在已经提前设置好的各种流程的数据，不与其他任何执行过程有交叉。而工作流的引擎可以为工作流实例提供一个运行的环境的软件业务，它与流程和组织数据库直接通过接口相连，获取各种流程已设置的数据，并对发生的实例进行分析，进而对其实施过程实现控制。数据与执行进行分离开来再设计，将有利于系统后期的维护和升级的操作。

（2）工作流定义工具。按照环节路径模型，分别对流程的中的对象逐一进行设计。其主要在系统分析、建模以及过程记录等方面得到应用。同时，还可以输出一个与环节路径模型相似的，能够被工作流引擎解释的定义。

（3）工作流管理工具。它主要负责对工作流实例当前的运行状态做到实时监控。操作管理员可以借助工作流管理工具，得到目前各实例运行的状况，并进行必要的干预。

（4）组织建模器。其主要负责模板的管理、对主要组织数据进行分析、建模并进行解释。现实工作中国，主要在某些企业的组织架构得到应用。

（5）各种数据库。应用于文档资料和应用数据存储的相关组织库和应用数据库。

5 工作流系统在OA系统中的实施

本文设计的工作流系统，主要在全程参与并已完成系统设计的办公自动化系统中得到应用。

系统开发平台架构

本文设计的工作流系统采用的B/S结构，普通用户如有使用的需求，只需在web浏览器登录即可，省去了下载并安装客户端的时间和精力。论文采用的数据库以及开发的程序都是来自IBM中的Lotus Notes产品，原因在于该产品具有非常成熟的邮件群发系统，具有完善的通信手段和办法，且非数字化数据具有很强的支撑力度，所得系统有比较理想的可靠性、延展性。同时，开发周期较短，很强的稳定性、可靠性。在程序和数据分布在服务器运行，有助于与web相结合。在对系统设计用户时，应同时具有普通用户和维护人员，同时安装Lotus Notes和Lotus Administrator，使用界面也有Web和Lotus Notes两套。

具体模块实现

（1）在办公自动化OA系统中，公文的流转审批是其的核心，同时也可称之为办公过程中的工作流系统。在对系统进行相关设计时，对于普通用户和维护人员一视同仁，透明度较高，已设计的流程实现对每一个流程做数据配置。对于网络维护人员来说，能够清晰看出流程库的全部视角。针对跨地区的业务流转，上一环节流程走完以后，紧接着下一个环节流程开始运作，得到专用于网络的流程文化传递接口，用来去定义接收各种文件的选项，比如当前的流程名称、接收的岗位等。

（2）根据文种对各种文档库进行划分，比如发文库、收文库等，存储的对象仅限于符合格式要求和相关的文档，此组织有助于提高系统的灵活性，并有助于减轻后期维护的工作量。

（3）系统中的人员组织库，与工作流系统模型中的组织库相对应，主要存储公司里边各部门以及员工岗位的设置文档。在员工出差的情况下，必须由人代为处理相关文件，配置一个动态数据库，由用户本人填写出差的信息并，工作流系统将会将此人权限移交至人员。

6 结束语

论文介绍了工作流技术的理论基础知识，并根据环节路径模型，对办公自动化系统中的工作流系统进行设计，并做了必要的管理和配置，将各公文存储的位置区别开来，实现了一个非常灵活的基于工作流的办公自动化系统，并通过应用测试，能满足用户和环境的需求。

参考文献

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[5]康传勇，翟玉庆，王忠华，徐刚，王洪浩。工作流技术在OA系统中的应用[J].工业控制计算机，2009（12）.

作者单位

抚顺市技师学院信息科 辽宁省抚顺市 113123