关于公文写作的几种方法

关于公文写作的几种方法

当今社会，信息的数量在不断增加，传播的速度在不断加快，如何有效传达信息变得越来越重要。公文作为一种重要的信息载体，其信息沟通效果直接关系到工作效率和工作质量。因此，采用实用的写作方法对于提高公文的信息沟通效果至关重要。合理使用写作方法，对于增强公文的逻辑性和条理性意义重大。

一、虚实结合法

（一）公文中的虚实写法。机关、企事业单位工作讲究以虚促实，虚功实作，因此，在公文写作中必须将“虚”和“实”有机结合起来。所谓“虚”，主要是指导工作推进的各种思想、理念、宗旨、目标、要求或作者的观点、见解、感受、体会等，是难以通过感官直接感知的抽象化、观念性内容，一般用议论的表达方式；所谓“实”，是指可闻、可触、可视、可听的事实情况、实际工作等，一般用记叙或说明的表达方式。从某种程度上说，虚实结合也是叙议结合，或者是议论和说明、记叙相结合。掌握虚实结合的写作方法，有利于把公文写得既有高度又有厚度，既有层次感又实在具体。例如，2021年发布的《国务院办公厅关于全面加强新时代语言文字工作的意见》指出，“全面加强民族地区国家通用语言文字教育。在民族地区中小学推行三科统编教材并达到全覆盖……”其中，“全面加强民族地区国家通用语言文字教育”是方针政策，为虚写；“推行三科统编教材达到全覆盖”是具体实践，为实写。

（二）虚实结合法的写作技巧。运用虚实结合法，既要注重事实的真实性和准确性，又要注意语言的艺术性和表达的精准度。在叙述事实时，需要用恰当的修辞手法和语言表达技巧，使文章更加生动、具有感染力和说服力。第一，语言要严谨和规范。在写作公文时，应该尽量避免使用过于夸张或模糊的词语，而要力求准确地表达事实和观点。例如，对于某项政策的描述，应该使用具体的数据和案例，而不是空泛地描述。第二，逻辑要严密和连贯。例如，写一份报告，可以按照事物的发展顺序来叙述，清晰地陈述事情的来龙去脉。第三，修辞要得体和准确。恰当地使用修辞手法，公文既不失严肃和庄重，又显得生动有趣。

二、总分布局法

（一）公文中的总分布局法。总分布局法是一种常用的写作方法，它通过总体概述和分项细述的方式，使文章结构更加清晰明了。总分布局法包括“总”和“分”两个部分，即先总述要点，再分述详细内容。公文的正文一般分为引言、主体和结尾三部分。引言部分是对正文内容的概括和引导，要简明扼要，直指主题，这是总述；主体部分是公文的重点，要合理安排段落结构，突出重点，层次分明，这是分述；结尾部分是对正文内容的总结和展望，要简洁明了，给人留下深刻印象。采用总分布局法安排段落结构，便于读者理解文意，提高工作效率。

（二）总分布局法的写作技巧。运用总分布局法，公文表达会显得全面而深入，严谨而有序。以总结为例，导语为“总”，主体为“分”，导语部分先总括工作的整体情况、成效，主体部分归纳出三四条具体经验、认识或做法。这样写，结构清晰、逻辑性强。每条经验的写作，可以先总写后分写，也可以先总写后分写再总写，这样可以体现写作者缜密的思维。“总”要求概述基本情况、普遍事实、总体效果，让读者对全文内容有一个大致了解；“分”要求依据“总”的基本思路分条列项展开具体内容，要按照一定的逻辑顺序，将各个部分的内容依次展开。在阐述各个部分的内容时，要注意使用恰当的连接词和过渡句，以确保各个部分之间衔接流畅自然。还要根据文章的内容合理安排各个部分的先后顺序，以确保全文结构紧凑合理，同时避免出现内容重复或者逻辑跳跃的情况。

三、定性定量分析法

（一）公文中的定性定量分析法。定性分析就是对事物进行“质”的分析，运用归纳与演绎、分析与综合、抽象与概括等方法，对搜集的各种材料进行综合加工，去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，达到认识事物本质、揭示内在规律的效果。例如通过调查、访谈等方式，了解需求和反馈。公文写作中，一般会运用定性分析的方法来描述问题的背景、原因和影响。定量分析则是对事物进行“量”的分析。例如，通过数据统计、比较等方式，来评估产品的市场竞争力和销售情况。运用定性定量分析法，要注意尊重客观事实，不能主观臆断，以免影响分析结果的准确性。

（二）定性定量分析法的写作技巧。进行定性分析时，应注重对问题的描述和解释。要详细地描述研究对象的特征、属性和表现，同时要对这些特征进行解释和分析。例如，可以通过案例分析、实地调研等方式，展现问题的实质和内在联系。进行定量分析时，应该注重数据的收集和分析。要通过列数据和统计的方法对问题进行量化和分析，以便准确地把握问题的规律和趋势。例如，可以通过问卷调查、统计数据等方式，科学地评估问题的影响和结果。运用定性定量分析法，既要注重问题的描述和解释，又要注重数据的收集和分析，以便全面地把握问题的本质和特点。

四、点面结合法

（一）公文中的点面结合法。点面结合法是指既要注重细节，又要考虑整体，反映到公文中就是既要突出重点，又要兼顾全局。“点”是重点，要突出个别情况；“面”是全局，指普遍的、总体性情况。就一个人来说，既要展示总体性表现，也要展示某一方面的具体表现；就一个单位来说，既要介绍全阶段（年度、季度或月度等）工作总体情况，也要介绍某项工作的具体情况。“点”和“面”相当于影视表现手法中的“全景”和“特写”。点面结合，坚持用辩证的、全面的观点看问题，有助于突出亮点特色，全面、准确地反映工作实际情况。“点”是指反映局部问题、个别事例、特殊情况的材料，“面”是指反映全局问题、整体概貌、一般情况的材料。在公文写作中，材料的运用应当注意“点”“面”结合。例如1篇题为《关于××内燃机厂2019年度财务收支情况的审计报告》，其中写道：“此厂是一个具有2700名职工，9700万元固定资产，以生产SX17内燃机为主的中型企业。近年来经济效益较好，2014年产值增长18％，利润增长19％。但是，财务收支还存在不少问题。”显而易见，这段文字属于“面”上的材料。为了进一步说明问题，报告又从“点”上具体阐述了“私设小金库、仓库管理混乱、削价私分产品、任意扩大成本开支范围和漏交所得税等”五个方面的问题，每个方面都提供了具体的事例及数字，从而与“面”上的材料互为补充，相得益彰，有力地说明了问题。

（二）点面结合法的写作技巧。运用点面结合法，首先要注重细节即“点”的描写。细节包括用词准确、语法规范、格式整齐等。细节决定了公文的准确性和完整性。细节的处理能够体现写作者的专业水平，会给人留下深刻印象。例如，一份报告提供了详细的调研结果、统计数据，作了大量案例分析，以支持观点和建议。细节的描写需要遵循逻辑顺序。其次，要考虑整体，即“面”上的情况。这体现在内容的完整性、结构的合理性等方面。只有把握整体大局，才能确保公文结构合理、内容完整、逻辑清晰。要合理安排公文的开头、中间和结尾，使得整篇文章起承转合自然顺畅，逻辑严密合理。除此之外，还要注重细节和整体的统一。细节和整体是相辅相成的，不能割裂开来。注重细节表达的同时，要注重整体的布局和组织，使得公文既有丰富的内容，又有清晰的结构。只有细节和整体相统一，公文才能清晰、简洁，具有说服力。

综上所述，采用实用的写作方法对于提高公文的信息沟通效果至关重要。虚实结合法、总分布局法、定性定量分析法、点面结合法等方法的灵活运用，能够使公文表达高效、生动、客观、全面。在公文写作过程中，应根据具体情况灵活运用这些写作方法，以提高公文的信息沟通效果，为工作的顺利开展提供有力支持。