学校档案工作规范化管理的加强

学校档案工作规范化管理的加强，有助于提升档案管理效率，确保信息安全，促进资源共享，推动教育事业的发展，这样的措施能带来哪些积极影响呢？下面由阿拉题库网友分享的“学校档案工作规范化管理的加强”，供大家学习参考，希望大家喜欢。

档案工作的开展直接影响到学校的日常管理质量，在学校全面发展中，档案工作的开展能帮助学校更好地制定管理计划，利于学校自身的定位，也利于学校制定发展目标。另外，档案工作的开展也能让学校有明确的发展意识，便于学校意识到学校发展中的小问题，再通过发展计划的实施来促进学校的发展。作为校方，必须重视学校档案工作的开展，定期开展档案工作、定期对档案工作的开展进行监督管理，提升档案管理的质量，对校方管理工作的开展也有直接的促进作用。

一、学校档案工作规范化管理定义

（一）档案工作。档案工作主要面对的对象，便是记载着信息的档案，档案工作本身有较强的隐私性，不仅需要管理人员在注重管理步骤时的管理重视度，也需要管理人员在管理时注重档案信息的隐私性。档案工作属于基础的管理工作，利用电脑对电子档案进行管理，或直接对纸质档案进行管理，属于基础的服务类工作。学校档案工作面对着学生群体，主要负责对学生的档案进行管理，完成学生信息的记录和汇总工作，完成学校安排的管理任务，属于学校实现基础管理的重要工作内容。

（二）学校档案工作规范化标准。

1．档案归档标准更加统一。学校档案本身面向学生群体，档案的繁多使得管理人员在管理时难以下手。传统的管理方式下，管理人员在档案的收集和档案的归档上耗费不少时间，在实际管理时，学校管理人员也不能很快地实现档案管理目标。新的档案管理工作标准要求档案的归档更加统一，统一的归档标准使得档案本身有较强的顺序性，管理人员在对档案进行管理时更容易找到对应档案，并且对档案进行实时管理。归档标准的统一是规范化标准的内容之一，在这样的标准要求下，学校管理人员的管理效率大大提升，其管理压力也能减轻不少。

2．档案储存量更大。传统的学校档案管理通过纸质材料管理的方式进行，由于纸质材料的保存需要学校提供对应的储存空间，且同时需要考虑储存空间的温度和湿度条件，实际上，随着学生数量的增多和档案信息的扩大，并不利于档案管理工作的开展。而目前学校的档案管理工作通过电脑进行，越来越多的档案资料被划为电子资料，被储存在电脑中。由于电脑储存量的无限大，学校在进行档案存储时，可以满足自身的存储需求，不仅利于信息的永久保存，也方便学校随时检索，并对所需档案进行管理。

3．管理成本降低。由于规范管理下，大多数学校所用的档案管理方式都依托于电脑，实际上大部分学校不必考虑纸质档案的保存条件和储存空间，为大部分学校的档案管理工作减少时间成本的花费，电脑管理的成本主要花费在电脑设备的更新和电脑安全环境的监测上，总体而言，电脑对档案进行管理的费用与纸质档案材料的管理费用相比更低，是不少学校追求的理想档案管理状态，能最佳地满足学校的档案管理需求。

（三）加强学校档案工作规范化管理的意义。根据上述可知，加强学校的档案工作规范性，能够使得学校的档案管理工作效率提升，也能减轻管理人员的管理压力，以及尽可能地节约校方的管理开支。作为学校管理方，对档案工作的规范性制定要求，也是对档案管理的重视。随着我国隐私意识的不断加强，作为校方应该明确档案工作的规范性与学校隐私信息的保护有密切的联系，目前虽然大多数学校在课堂教学中为学生提供多媒体，但却未将多媒体介入到档案管理工作中，导致档案工作管理效率的停滞不前。为此帮助整个学校提升管理安全性，加强学校档案工作规范化管理必须提上日程。

二、学校档案工作存在的问题

（一）管理人才的匮乏。学校的档案管理岗位工作人员管理能力受到其管理经验的影响，加上阅历共同作为其管理基础，不同的管理人员受管理环境的影响，管理效果也不大相同。而目前学校的档案管理人员基本上都是“半路出家”，他们本身所学专业也并非是档案管理，在实际管理工作中，除不了解电子信息技术外，也没有基础的档案管理理论，导致在整个学校的管理环境中，这些管理人员并不能够为学校的档案管理出谋划策，对学校档案管理规范化工作的开展，反而有制约的消极影响。

（二）档案管理工作不规范。由于不少学校在档案工作开展时并未有规范化的要求，导致管理人员在档案管理工作中，未有规范化意识，直接影响到档案管理工作的细致性。部分管理人员在管理时并未参考整个学校的档案储备情况，安排过多的人或安排过少的人进行档案管理，导致管理工作的分工不匀，影响管理效果。另外，大多数档案管理工作人员对信息系统的操作极不规范，在管理时信息系统常发生安全问题，解决时也耗费不少时间，额外增加了校内电脑维修人员的负担，也大大减慢了管理工作的效率。

（三）管理意识淡薄。传统的档案管理人员长期与纸质档案接触，在管理工作的安排上，并未强调与信息化系统有关的内容，而目前的档案管理要求以电子档案管理为主要内容，要求管理人员在管理时不仅需要完成自己的规定工作，也需要满足时展的要求，不断强化自己的信息技术和信息化管理技术。但传统的档案管理人员并没有及时更新自己的管理意识，对信息化系统的学习兴致也较低，在对档案进行管理时，还是沿用传统的管理思想，导致信息化电子档案在管理时难以保证安全性，为学校的档案工作开展增加更多安全隐患。

三、加强学校档案工作规范化管理的策略

（一）培养并引进优质的管理人员。管理人员控制着整个学校档案工作，对档案工作的开展秩序以及档案工作的开展状态都有较强的监控作用，作为校方，需要引进优质的管理人员，并且结合学校目前的档案管理现状，对管理人员进行培训，以便管理人员能够更好地结合目前学校的档案工作开展情况，制定对应的规范管理策略。此外，管理人员的培养内容还包括：个人管理技能的培养，学校必须对管理人员进行深入的管理技能培训，多从本校的实际方案管理工作入手，组织管理人员多操作档案管理工作，组织管理人员多进行档案管理实践，通过实践更了解档案工作，加深管理意识。另外，学校也应该定期对管理人员进行理论培训，让管理人员在管理工作进行时也不忘加深自己的理论知识，通过理论知识与实践的结合，让管理人员加深自己的管理意识，不仅能够使其在工作岗位中更重视自己管理步骤的实施，也能使其在工作中不断提升对自己的要求，从学校的发展角度来看，培养并引进优质的管理人员能直接提升学校的管理质量，尽可能减少因管理而产生的麻烦问题。

（二）健全档案信息化系统。目前大部分学校在进行档案管理时，都采取信息化管理模式，有少部分学校在管理时还始终保持纸质档案的管理工序，信息化系统在档案管理工作中的应用大大提升了管理人员的管理效率，档案工作的规范化管理对信息化系统也有较高的要求。需要学生为档案管理提供信息化的管理环境，才能便于学校推进规范化管理工作。而健全档案信息化系统主要需要通过以下两个方面进行：

一是学校自身的信息化系统必须健全，对应的电子档案材料也必须存储在系统中，这样才能保证学校各部门都能通过信息化系统参与到管理工作中，以提升整个学校的管理效率；另外学校也应该定期对管理人员进行技能培训，组织管理人员掌握信息化系统的管理技术，帮助管理人员树立管理意识，对档案管理工作的开展保持较积极的参与态度；

二是信息化系统的安全性也需要得到管理人员的重视，学校在管理时，需要不断强化管理人员的安全意识，让管理人员在对档案信息进行管理时，随时备份，并且随时对信息系统的安全环境进行监测，通过这样的方式来增强管理人员对信息系统的熟练操作度，为健全档案信息化系统做好准备工作。

（三）制定学校档案工作规范化管理制度。制度的制定能够有效地增强管理人员的管理意识，对学校安排的规范管理工作也能保持最佳的工作态度。同时，规范化管理制度也是给管理人员下命令的主要体现，通过管理制度中的条例，管理人员才能明确自己的工作范围以及最终需要达成的工作目标。制定管理制度，一方面是帮助管理人员树立管理目标，另一方面也能有参照标准，帮助学校更好地规划自己未来的发展。在实际管理制度的制定时，学校应该首要关注管理工作中，各部门的任务分布，将制度中的分级管理任务详细地罗列，也有助于维持管理工作的开展秩序，有效地提升工作效率；在管理制度中，每项管理工作的开展要对应单独的管理人才，学校只有将每项管理任务安排在单个人身上，才有利于后期管理工作的追责处理，也能增强管理人员的管理意识，学校在制定制度时，督促档案规范化管理工作的开展，让管理人员自发性地对个人工作和同事工作质量进行核查，也能在一定程度上起到增强管理质量的效果。

四、结语

总而言之，在档案工作的开展中，校方采取的管理态度将影响工作的开展质量，作为校方，应该有意识地为档案工作制定管理计划，积极地开展规范管理工作。作为管理人员，也应该积极地响应校方的管理安排，为工作的规范性做出最大努力，也为增强学校本身的管理能力作出贡献。