物业档案管理办法精彩3篇

物业档案管理办法规范档案的收集、整理、保管与使用，确保信息准确、完整，提高管理效率，促进服务质量提升。如何实施更为有效？下面由阿拉题库网友分享的“物业档案管理办法”，供大家学习参考，希望大家喜欢。

物业档案管理办法范本 篇1

第一章 总则

第一条 为贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及铁道部有关档案管理的规章制度，切实加强哈佳铁路客运专线有限责任公司(以下简称“公司”)的档案管理，制订本办法。

第二条 本办法所称的档案是指公司在经营管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。

第三条 公司档案是公司自身发展的历史记录，是公司管理基础工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益一项重要工作。

第二章档案工作机构及职责

第四条 公司综合部设立档案室，专人负责指导文件材料的收集、分类、整理、立卷、归档工作，并对公司各部门的档案工作进行监督检查。

第五条 公司综合部负责制定公司档案工作的规章制度和档案工作计划，并组织工作计划的实施。

第六条 档案部门应借助先进的信息技术手段，为档案的保管利用提供便捷的服务，采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件，逐步实现档案管理信息化。

第三章 档案管理要求

第七条 档案工作涉及公司建设、经营管理活动的全过程，应建立健全档案鉴定工作的领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括各部门纵向到底、横向到边的`专兼职人员组成的档案管理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度。

第八条 根据国家集中统一、分级管理的规定，对科技、文书、会计、声像档案进行分类管理。科技档案由工程管理部管理，会计档案、各种合同由计划财务部管理，文书和声像档案由综合部管理。

第九条 归档的文件材料，由公司各部门进行收集、整理，定期归档。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

第十条 归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映公司科研、工程建设、经营、财务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏纸复写；归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好。

第十一条 公司各部门应按规定对需归档文件材料进行系统、科学地分类、组合、排列和编目，并定期向档案室移交集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。工作人员调离工作岗位，应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。

文书档案类归档文件材料由公司各业务部门收集齐全后移交档案室整理、编目；人事档案由综合部负责整理、编目；基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、归档。

对归档的档案，应严格按照上级及行业案卷质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。

第十二条 对机密档案、涉及公司自主知识产权的专利档案和涉及商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。

第十三条 应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要；要切实做好档案的防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染等工作，确保档案的安全防护和长期保存。

第四章 文件的收集与归档

第十四条 各部门要结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的收集和归档部门。

(一)综合部：收文、发文、会议文件、电报、申请、企业章程、公司领导讲话、周报、简报、会议纪要、声像资料、照片(底片)、专题报告、计划总结、大事记、会议记录、会议材料、人事干部管理及党群工作等文件材料，劳动合同、劳动工资、社会保险、福利待遇形成的文件材料，专业技术职务评聘形成的文件材料，干部教育与培训工作形成的文件材料，法律事务、公证工作形成的文件材料，由综合管理部专人负责收集、整理、归档，各部门有关人员要予以配合。

(二)计财部：会计档案及验工计价、各种合同文本及文件、招投标文件、资金管理、成本价格管理和环境评价方面的文件材料，有关业务部门的兼职人员或特定专人负责收集、整理。

(三)工管部：施工图、建设用地、征地拆迁、竣工文件、环境保护、三电迁改、地下管线、文物迁改、林地手续、初验等文件材料。

(四)安质部：预可行性研究、可行性研究、初步设计、可研报告、试验检测报告、咨询监理及招标文件、质量安全、工作总结报告等文件材料。

(五)物设部：甲供物资及设备招标等文件材料。

第十五条 文件材料的归档要求

综合部对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。公文办结后，公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存，按年度进行分类整理，列清目录，立卷归档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系，分门别类，使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。

文书档案按《铁路归档文件整理规则》(办档〔20xx〕14号)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-20xx)执行；

基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案按《铁路科学技术档案分类与代码》(TB/T1588-20xx)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-20xx)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678-1999)执行；

会计档案按《铁路系统会计档案管理实施细则》(办档〔1998〕22号)及《铁路系统会计档案管理实施细则补充规定》(办档〔1999〕22号)执行；

声像档案按《铁路声像档案管理暂行办法》(办档〔1993〕14号)执行；

照片档案按《照片档案整理》(GB/T11821-20xx)执行。

第十六条 立卷、归档应做到：

(一)文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

(二)正确反映项目管理机构的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范围应按规定的范围归档，并根据公文内容确定保管期限。

(四)应归档的公文要收集齐全，分类准确，组卷合理；卷内公文排列系统，编号清楚；案卷标题简明确切，语言通顺；装订要整齐、结实，卷皮字迹要工整。

第十七条 归档时间：

文书档案：当年形成的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。

基本建设档案：业务部门形成的按年度归档，施工单位形成的在其工程项目竣工验交后三个月内归档或分阶段、单项归档。

会计档案：在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后(出纳人员不得监管会计档案)向档案室移交。

招投标档案：应在每个项目招标结束后归档。

科学研究档案：应在每项科研课题完成或停止后归档。

设备仪器档案：应在每个设备仪器安装调试或使用后归档。

电子文件、照片及底片、声像材料、实物等载体的文件材料可随时归档或与纸质文件的归档时间一致。

第十八条 没有归档和存查价值的公文，经公司有关人员鉴别和分管领导人批准，在立卷归档工作结束后销毁。一般公文，在收发文簿上加盖“销毁”戳或清册销毁，秘密及以上公文要填写销毁清单，并有两人监销，保证不丢失、不漏销。

第十九条 档案鉴定工作应根据档案的保存价值，从范围(政治、经济、文化)、从时间(现实的、当代的和将来的)、从有用性(作参考、作凭证)等各方面全面地估计和预测，确定需要保存的档案和保存时间，销毁已失去价值的档案，达到有区别有重点地保存档案。对已过保管期限的档案适时提出销毁建议，经综合部负责人审核同意，报公司分管领导批准后实施。

第二十条 工程建设所有档案资料原则上不得外借，如需调阅、复印，必须经公司领导批准。

第二十一条 项目竣工后，各部门要做好所有档案资料移交工作或自存备查。

第四章 附则

第二十二条 本办法由综合部负责解释。

第二十三条 本办法自发布之日起施行。

物业档案管理办法范本 篇2

1.设备档案是管好设备的基本条件和依据，公司所有使用设备的'资料应由档案室集中管理，并进行分类编目，便于有关人员查阅。

2.设备档案的基本内容包括：

设备购置申批表；

设备开箱验收的装箱单及开箱验收清单，出厂合格证及随机文件等；

设备需经过安装、试开、验收等相关操作规程，并需具备安装基础图、电器接线图、地下管道图、设备试开记录、验收合格证等资料；

设备维修保养、操作规程；

运行设备事故报告单、设备大修理记录等；

设备改进、改造以及报废文件等；

设备各项统计月报表。

3.设备档案对外单位人员查阅须持单位介绍信，并经档案室领导批准后方可查阅，原则上不外借。

4.查阅利用档案者应爱护档案资料不得涂改、勾划、拆装等，使用完后归还档案室。

5.使用部门的设备管理员应及时将本部门设备的各种技术资料移交安全部，安全部加以整理定期归档，档案室负责做好设备档案的编纂、借阅、查询等工作。

物业档案管理办法范本 篇3

1、物业档案建立的内容

业主入伙资料

业户家庭资料

业户联系电话

包括：正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话，如家庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等。

业户室内装修管理资料

包括：装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

业户日常维修资料

包括：维修、维修回访等记录情况。

业户反馈资料

包括：服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。

2、物业档案管理的具体措施

业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的，其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理：资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

业户档案的收集

××物业设立档案室，建立相应规章制度，对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发，扩大资料来源，从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档，实行业户一户一档。

业户权籍资料管理

从业户入伙开始，应着手权籍资料的收集工作，权籍资料的收集、整理、归档，应做到条理清晰、完整齐全，便于查阅。管理和使用好权籍资料，动态反映业户权籍状况，为业户需求提供服务。

业户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，整理的.重点根据资料内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。

3、业户档案的归档

××广场××号楼项目(---)管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。××物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系，将资料分类有序地保存，并输入计算机存档，运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

4、档案的利用

为业户服务工作及时提供档案资料，直接或间接地为业户管理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。

5、业户档案的管理

业户档案的使用应有严格的规定，借阅必须由具备规定条件：的人员经登记后方可借出，归还时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，计算机使用时应防止电脑病毒侵入。