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关于推动档案工作发展的思考

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关于推动档案工作发展的思考

(2023年10月)

大兴调查研究活动开展以来,结合习近平新时代中国特色社会主义思想学习,围绕分管的档案工作,特别是机构改革以来档案工作的实际和现状,对探索局馆工作协同有效模式、加强档案业务力量进行了一些思考,对乡镇、街道和区直部门的档案队伍、业务开展和档案室建设等方面进行了调研,现将调研情况报告如下:

一、档案机构设置及职责概况

2019年以前,档案局与档案馆是一个机构两块牌子。2019年机构改革后,按照国家统一部署,实行局馆分离模式改革。改革后情况如下:

区委办公室加挂区档案局牌子,档案局职能划归区委办公室,区委办公室设档案行政执法科(目前只有1人,机构改革后从其他科室调整到档案科,非档案专业,边干边学),主要职责是全区档案行政执法,档案业务指导、培训、验收等具体工作。具体如下:负责贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规和规章制度,制定本区域、本部门工作条例、规章、制度;对全区档案工作进行监督、检查、指导;对档案违法单位和个人依法纠责,并给予行政处罚;对全区各部门、各单位年度文件材料归档工作进行检查验收发证;对全区档案工作人员开展档案业务培训等工作。

区档案馆为区委直属正处级事业单位,全额拨款事业编制**名,设馆长**名,副馆长**名,内设机构领导职数**名。主要职责是档案的收集、管理、利用。具体如下:负责接收、征集、整理、集中保管全区重要档案;开展档案编研工作,开发档案信息资源,依法向社会开放档案;负责全区档案目录中心工作,建立全区档案信息网络;全区电子档案的管理和开发及馆藏档案的数字化转换。

二、当前档案工作形势

档案工作担负着“为党管档、为国守史、为民服务”的重要职责,是“今世赖之以知古,后世赖之以知今”的光荣事业,是党的事业不可或缺的重要组成部分。习近平总书记指出:“档案工作是一项基础性工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”习近平总书记的讲话高度概括、深刻揭示了档案的价值作用和本质特征,对档案工作的重要性作了精辟论述和科学定位,体现了总书记对档案工作的关注。近年来,党和国家越来越重视档案工作。从机构设置上看,通过机构改革,全面加强了党对档案工作的领导,将档案工作划归各级党委直接管理,现在各级党委办公厅(室)加挂档案局牌子,履行档案局职能,进一步强化了档案工作的政治属性,更加明确了“档案工作姓党”的原则。从档案业务上看,档案涵盖领域越来越广,工作任务越来越多,要求标准越来越高。去年以来,国家和省市先后安排部署了脱贫攻坚、疫情防控以及村务档案等专项工作,这种情况以前是从来没有过的。从工作考核上看,根据省市要求,我区已将档案工作纳入年度绩效考核。从自身需要来看,档案作为党和政府、各行各业工作和生产活动的原始记录,记录了各单位的重要工作、重大活动、人事调整、资金使用等重大决策形成过程,与各乡镇街、各部门工作息息相关。

虽然党和国家越来越重视档案工作,我区也认真贯彻落实了机构改革要求,但从实际情况来看档案工作还存在一些实际困难。机构改革前,档案局馆是一个机构两块牌子,人员力量较为充足,档案工作主要是指导、收集乡镇(街道)、区直部门形成的文书类档案,业务相对单一,整理规则相对简单。机构改革后,区委办档案科只有1人,今年招录公务员1名(非档案专业,去年招录档案专业未招到人),一直处于工作人员少、专业能力不够状态,经过边干边学,区委办公室档案科基本能够承担起文书档案工作。但近年来,档案工作量逐渐增加,涉及的科技类、项目类、专题类等档案种类逐渐增多。从2021年起,国家和省先后下发开展重大活动和突发事件档案、村务档案、脱贫攻坚档案、疫情防控档案等工作通知,AA省还下发了《AA省政府投资的重点建设项目档案专项验收实施细则》,要求“各级政府投资的重点建设项目都必须进行项目档案专项验收,未经档案专项验收或档案专项验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。”另外,当前还面临着全区各乡镇、街道土地确权档案的验收工作。面对归档立卷方法各异的多类档案,特别是可能出现的重点建设项目档案验收,感到力不从心,很难应对当前的档案工作任务,遇到业务性强的工作只能向档案馆求助,甚至在开展脱贫攻坚档案工作和当前土地确权档案验收时,只能从街道专门借调原档案馆业务骨干帮助指导业务。另外,档案馆也面临人员老化、青黄不接问题,领导班子成员多为管理型,缺少业务型领导。

三、调研中发现的问题

通过实地查看、谈话交流、现场反馈意见等方式,对全区部分部门和乡镇、街道的档案工作领导机构、管理制度、基础业务及档案室建设和业务开展等方面进行了走访踏查,重点查看了2021年、2022年文书档案、疫情防控档案、扶贫档案、项目档案归档立卷情况。总的来看,部门档案业务水平高于乡镇、街道,原因就在于部门档案员队伍相对稳定,从事档案工作时间长、精于业务;但是在档案室建设上,乡镇、街道要强于部门,乡镇、街道普遍都有一个相对独立的档案室。具体来说:

1、档案组织建设情况。各乡镇街均能够建立健全档案工作领导小组,具体统筹档案工作,并能够配置足额档案员,基本能够保证档案工作开展。但有的领导档案意识薄弱,对档案工作过问少,对所需的人、财、物和整理归档时间不能给予充分保证;有的领导只安排任务不跟踪落实,导致档案工作拖延、滞后,反应慢、启动晚,推进不及时;有的单位在接受指导后不能立即开展工作,对指出的问题整改慢、见效晚。

2、档案基础设施情况。总体来看,大部分乡镇街档案室整洁卫生,档案柜标识清晰,档案保管排列有序,档案装具符合国家和省档案管理规定,能够做到档案室“八防”管理要求,但部分乡镇街与整齐、规范、统一的要求还有一定差距;仍存在档案室脏乱、档案室防光性差、档案盒破损等问题,甚至有的档案室发生走水问题,一些单位档案室设施设备不齐全,密集架覆盖率差,安全防范意识不强,管理不到位,不符合档案安全保管要求,容易产生安全隐患。

3、档案业务建设情况。乡镇、街道普遍存在档案盒、文件盖章错误、模糊、脏乱、大小不一等问题,不符合档案验收标准,并且存在目录裁剪、目录格式错误、文件保管年限划分错误、件内文件不全、未组件、缺少全总介绍、大事记、组织沿革、借阅登记簿、档案工作人员变动手续等问题,严重影响了档案工作的规范开展。

4、档案队伍建设情况。档案是一门科学,档案管理是一项专业性技术性工作,档案人员要有较好的素质,才能胜任档案工作。目前,各乡镇街中仍普遍存在档案员工作稳定性差,流动性高等问题,缺乏具有足够业务能力的长期专职档案员。绝大多数单位档案员都身兼多职,从事档案工作时间少、精力少;有的单位档案员更换频繁,交接仓促,对档案业务不懂不熟悉。档案员队伍不稳定,直接影响档案工作的连续性和档案业务质量。

四、工作建议和措施

1、高度重视,大力支持档案工作。区级层面,建议区委在调整档案馆班子时能从档案业务方面给予考虑,配备懂档案业务的干部,方便以后能给档案局提供业务支持和帮助。如有可能,建议按照国家和省市提出的“积极探索档案局聚焦抓规划引领、抓监督检查、抓队伍建设,有关业务指导工作依法依规委托给档案馆开展”的模式,将业务指导工作交由档案馆负责。乡镇、街道和部门,要进一步提升档案工作认识,主要领导要亲自过问档案工作,切实解决好档案工作中遇到的困难和问题,突出保障好档案室建设、档案人员配备和所需经费问题;分管领导要切实担负档案工作职责,加强协调和督促,配备好2名相对固定的专兼职档案管理人员,认真做好档案归档立卷、整理移交、查阅登记和保管利用等工作。

2、加强管理,实施好局馆协同工作模式。树立档案工作一盘棋思想,持续巩固机构改革成果,落实好制定出台的《QQ区档案局、档案馆协同工作机制》,紧紧围绕5大方面17项内容,进一步理顺档案局、档案馆协同工作关系,形成档案局、档案馆既科学分工又密切协作的有效机制。在档案局、档案馆人员均比较紧张的情况下,充分发挥局馆协同作用,统筹整合档案力量,做到分工不分家,携手推动全区档案工作有序开展。

3、增加投入,不断完善基础设施。坚持底线思维,积极防范化解风险隐患,维护档案实体安全。乡镇街和部门要重视档案基础设施建设,全面落实“人防、物防、技防”等各项措施,对档案室面积小、条件差,标准低,五防措施不达标的,要督促加大档案基础设施投入,想方设法改善档案室条件,及时堵塞漏洞,切实消除隐患,特别是要重点解决好档案室防水防潮、存放空间不足、设施不全、环境卫生差等问题,切实改善档案安全保管条件,彻底排除安全隐患,确保档案安全。

4、抓好队伍,提升档案业务能力。档案干部队伍要与档案发展的新形势新任务相适应,要加强档案人员培养和使用,既要正视工作量大、工作人员少这一现实,挑选素质好、责任心强的同志,配好专兼职档案员,满足档案工作需要,也要关心、爱护档案干部,积极创造良好条件,激发档案干部工作热情。加强业务培训,不断拓宽培训渠道,改进业务指导方式方法,努力提高档案干部队伍素质,增强做好档案工作的本领。落实档案培训工作要求,突出文书档案、村务档案等重点业务,做好业务培训规划,抓好档案人员岗位培训。优化培训手段和方式,坚持现场培训和视频培训相结合,不断提高培训工作质量,更好地满足基层档案人员业务需求。

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