英文书信的格式

英文书信的格式

1、  信头（Heading） 

指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。 英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。 

2、  日期的写法：

如：1997年7月30日，英文为：July 30，1997（最为普遍）； July 30th，1997；

30th July，1997等。1997不可写成97。 

3、  信内地址（Inside Address）：

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。 

4、  称呼（Salutation）：

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。 

（1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。

（2）写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。 

（3）写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr. John Smith。

5、  正文（Body of the Letter）：

位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello！（你好！）正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。 

6、  结束语（Complimentary Close）：

在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。 

（1）写给家人、亲戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等； 

 （2）写给熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等； 

（3）写业务信函用Truely yours（Yours truely），Faithfully yours（Yours faithfully）等； 

（4）对上级、长辈用Yours obediently（Obediently yours），Yours respectfully（Respectfully yours）等。 

7、  签名（Signature） ：

低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。当然，写给亲朋好友的信，就不必再打了。 

8、  附言（Postscript） ：

一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。 

注意：在正式的信函中，应避免使用附言。 

9、  附件（Enclosure） ：

信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上Encl：或Enc： 

例如：Encl：2 photos（内附两张照片）。如果福建附件不止一项，应写成Encl：或Encs。 

我们有时可看到在称呼与正文之间有Re：或Subject：（事由）字样。一般在信纸的中间，也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。事由一般在公务信函中使用，也可以省略

中英文地址的写法

1、***室 / 房 RM. *** ***村（乡） *** Village 

2、***号 No. *** ***号宿舍 *** Dormitory

3、***楼 / 层 *** /F ***住宅区 / 小区 *** Residential Quater 

4、甲 / 乙 / 丙 / 丁 A / B / C / D ***巷 / 弄 *** Lane 

5、***单元 Unit *** ***号楼 / 幢 *** Buld 

6、***公司 *** Com. / *** Crop ***厂 *** Factory 

7、***酒楼/酒店 *** Hotel ***路 *** Road

8、***花园 *** Garden ***街 *** Street 

9、***县 *** County ***镇 *** Town

10、***市 *** / *** City ***区 *** District 

11、*** 信箱 Mailbox *** ***省 *** Prov. 

英文地址一般的写法与我们描述的相反，由小写到大，以下为示范：

例如：

宝山区示范新村37号403室

Room 403,No.37,ShiFan Residential Quarter, BaoShan District 

虹口区西康南路125弄34号201室

Room 201,No.34,Lane 125,XiKang Road(South),HongKou District 

河南省南阳市中州路42号

Room 42， Zhongzhou Road，Nanyang City， Henan Prov. 

湖北省荆州市红苑大酒店

Hongyuan Hotel, Jingzhou city, Hubei Prov.

河南南阳市八一路272号特钢公司

Special Steel Corp，No.272， Bayi　Road，Nanyang City， Henan Prov. 

中山市东区亨达花园7栋702

Room 702, 7th Building, Hengda Garden, East District, Zhongshan 

福建省厦门市莲花五村龙昌里34号601室

Room 601, No.34 Long Chang Li, Xiamen, Fujian 

厦门公交总公司承诺办

Cheng Nuo Ban, Gong Jiao Zong Gong Si, Xiamen, Fujian 

山东省青岛市开平路53号国棉四厂二宿舍1号楼2单元204户甲

NO. 204,Entrance A, Building NO. 1, The 2nd Dormitory of the NO. 4 State-owned Textile Factory, 53 Kaiping Road, Qingdao, Shandong

英文地址的写法

一、寄达城市名的批译 ：

　　我国城市有用英文等书写的，也有用汉语拼音书写的。例如“北京”英文写为“Peking”，汉语拼音写为“Beijing”二者虽然都是用拉丁字母，但拼读方法不同，前者是以音标相拼，而后者则是用声母和韵母相拼的，批译时要注意识别，以免错译。 

二、街道地址及单位名称的批译： 

　　常见有英文书写、汉语拼音书写、英文和汉语拼音混合书写三种。

1、英文书写的，例如Address：6 East Changan Avenue PeKing译为北京市东长安街6号；

2、汉语拼音书写的，例如：105 niujie Beijing译为北京市牛街105号；

3、英文、汉语拼音混合书写的，例如：NO.70 dong feng dong Rd.Guangzhou译为广州东风东路70号。 

三、机关、企业等单位的批译： 

　　收件人为机关、企业等单位的，应先译收件人地址，再译单位名称。批译方法为： 

　　1、按中文语序书写的要顺译。

例如：SHANGHAI FOODSTUFFS IMP AND EXP CO.

译为：上海食品进出口公司； 

　　2、以英文介词短语充当定语，一般位于被修饰的名词之后，译在该名词之前。

例如：Civil Aviation Administration Of China

译为：中国民航局：

　　3、机关、企业单位的分支机构一般用英文“branch”(分部、分公司等)表示。

例如：Beijing Electron Co. Ltd Xian branch

译为：北京电子有限公司西安分公司。

四、姓名方面： 

    外国人习惯是名（First name）在前，姓(Last name)在后。若碰到让您一起填的，最好要注意一 

下顺序，不过你要是填反了，也没关系。中国银行收支票时是都承认的。

例如：刘刚，可写成Gang Liu，也可写成Liu Gang。

五、地址翻译——翻译原则：先小后大。

1、中国人喜欢先说大的后说小的，如**区**路**号。

而外国人喜欢先说小的后说大的，如 ：**号**路**区，因此您在翻译时就应该先写小的后写大的。例如：中国山东省青岛市四方区洛阳路34号3号楼4单元402户，就要从房开始写                    起： Room402,Unit4,Building3,No.34.LuoyangRoad,sifangDistrict,QingdaoCity,Shandong Prov,China

（逗号后面有空格）。 

注意：其中路名、公司名、村名等均不用翻译成同意的英文，只要照写拼音就行了。

因为您的支票是中国的邮递员送过来，关键是要他们明白。技术大厦您写成Technology Building，他们可能更迷糊。 注意：填写姓名时，姓在前，名在后，中间空格，首字母大写。填写地址时，从小地址到大地址，逗号或空格后的第一个字母大写。 

常见中英文地址对照

201室——Room 201 

12号——No.12 

2单元——Unit 2 

3号楼——Building No.3 

长安街——Changan Street 

南京路——Nanjing Road 

长安公司——Changan Company 

宝山区——BaoShan District 

酒店——Hotel 

花园——Garden 

县——County 

镇——Town

市——City 

省——Province 

室/房——Room 

村——Vallage

号——No. 

号宿舍——Dormitory 

楼/层/F住宅区/小区——Residential/Quater 

甲/乙/丙/丁A/B/C/D   

巷/弄——Lane 

单元——Unit 

号楼/栋——Building 

公司——Com./Crop/LTD.CO

厂——Factory 

酒楼/酒店——Hotel

路——Road

花园——Garden 

街——Street

信箱——Mailbox 或Postbox

区——District

院——Yard 

大学——College