报告怎么写？报告的写作规范及要领，附范例

一、报告的适用范围及特性

报告是党政机关企事业单位常用的一种公文。按照《党政机关公文处理工作条例》的规定表述， “报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

从报告的实际使用情况来看，它是下情上达、沟通和反馈信息的主要方式，是维护上下级之间工作关系的重要手段。与报告相关的概念可以列出很多，如调查报告、考察报告、报告文学等等，但这些属于常用事务文书和文学作品的范畴，与作为法定公文的报告有着根本的区别。

报告属于机关单位常用的上行文，具有以下三个方面的明显特点：

一是陈述性。即要用叙述的手法将有关的工作情况或问题向上级机关作出陈述，重点是叙写清楚做了哪些工作，具体情况怎样，以便使上级机关及时了解和掌握有关信息，并据以做出正确决策，有效地指导工作。顺带提及的是，报告中的叙述应当是高度概括，而不能写得过于详细。

二是总结性。报告所涉及的内容都是已经做过的工作或已经发生的事情，因此在撰写时必定对有关的工作或情况进行综合、分析和归纳，即进行总结。不然就变成了事实或现象的罗列，从而失去了报告的意义。

三是已然性。即报告所涉及的内容都是已经做过的工作或者已经发生过的情况。就这一点而言，它与总结有异曲同工之处。正因如此，实践中经常有人将其称为“总结报告”，是有一定道理的，但从文种使用的角度以及写作内容的侧重点而言，将“总结”和“报告”两个不同文种混为一谈，则有失规范。

二、报告的种类

报告的种类很多。按行文的目的与作用不同，一般分为七种：

一是工作报告，即用于向上级机关汇报工作的报告，它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法，有时也夹有取得成功的经验和遭受挫折的教训。

二是情况报告，即用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。情况报告与工作报告相比，其突出的特点是使用面广、反应迅速、方式灵活，具有较强的信息性，往往成为上级决策的依据；而工作报告的作用侧重于决策的信息反馈性，服务于决策的连续性。

三是呈批报告，即呈报上级机关要求加以批转或批示的报告，基本都是向上级提出工作意见与建议，故亦称“建议性报告”。

四是检讨（检查）报告，是因为工作中发生失误而写给上级机关的报告。它不同于个人所写的检查材料，它是下级机关写给上级机关的。

五是例行报告。即在特殊紧急情况下（如战争、自然灾害、社会动乱等），上级机关要求下级按周、按半周、按日向上级机关反映工作、汇报相关情况的报告。

六是回复报告。即为答复上级机关的询问事宜而写的报告。

七是送文送物报告。即向上级机关报送非法定文种（如工作总结、计划、规划、调查报告、述职报告、决策方案）等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送交某一重要物品（如武器、弹药、毒品等）时随物一同送文的报告。

“报告”按所涉及的内容不同，又可分为“综合报告”与“专题报告”。凡涉及一个单位、地区、系统全面工作情况的报告为“综合报告”；只涉及某一方面、某一专项的事情，称为“专题报告”。“综合性报告”并不等于“综合性工作总结”，前者是多方面的工作情况综合，主要是表述工作的进展情况，不搞经验上的提炼，不作理论上的阐述；而工作总结只是概略地表述工作情况，侧重于在事实的基础上拿出经验，提炼出体会，使认识上升到理性的高度。

由于报告种类较多，因此在写法上也各异。现从表达形式的角度就综合性、专题性报告的写法分别介绍如下：

1．专题性报告

专题性报告的内容结构一般由以下几部分组成：

（1）标题。要明显反映出所报告的专题事由，由“事由”加上“情况报告”

或“报告”字样组成，如《××市公安局党委关于发展党员情况的报告》。

（2）正文。由于报告的内容不同，因此正文部分的撰写方法和要求也有所区别。就一般而言，如系向上级机关主动反映某方面工作情况的专题报告，其基本结构模式应当首先扼要交代工作的开展情况及总体效果，紧接着表明开展该项工作的原因和目的，然后重点叙写整个工作的开展情况及具体做法。在此基础上，阐明如何利用这项活动所取得的成果推动其他工作的开展。如系回复上级交办事项的专题报告，因其具有明显的被动性质，所以在写法上不仅要有情况的叙述，而且要简要说明事情的来龙去脉。要具体写明上级在什么时间、布置了什么工作任务，接受任务后本单位领导的态度和意见，以此作为报告的缘起，然后叙写办理的大致过程，办理中遇到的问题以及需要进一步向上级陈述的事项，最后写明办理的结果，并征询上级对办理结果的意见。如系对于突发性问题处理情况的报告，则应将问题发生发展的过程以及所造成的影响、危害、损失等要素交待清楚，同时认真总结教训，提出相应的防范对策。如果属于责任事故，还要对直接责任者和相关领导提出处理意见。在详略安排上，如果是以反映情况为主的专题工作报告，应当先说 “情况”，并列摆“问题”，最后提出解决的“意见”。这种写法，层次分明，层层递进，逻辑性强。如果属于以总结经验为主的专题工作报告，应当扼要交代有关 “情况”；然后通过一个过渡语“所以取得以上成效，我们的主要作法是：”转入“经验”部分介绍；在讲述作法、经验之后，单独使用一段文字，说明这方面工作还存一些不足。值得注意的是，撰写这类专题工作报告的“不足”部分时，文字既要概括，又要简短，完全属于一种表态性的词语，切不可归纳成几个问题，又具有针对性的找出几点意见，这属于“画蛇添足”之举。

这里还应注意的一个问题是，有人认为报告的功能只是“向上级汇报工作，反映问题，回复上级机关的询问”，其中不能写入意见或建议性内容，对于意见和建议应当使用“意见”行文。实际上是对公文法规的片面和机械理解，也不符合机关工作的实际情况。专题性报告写进意见和建议性内容，是完全可以的，符合专题性报告的客观规律。而用“意见”行文，所涉及的内容必须是“大”、“新”、“难”的问题，这是它与报告的重要区别之一。

（3）结尾。通常要写上一句结语，如“特此报告”、“以上报告如有不妥，请批示”等等。

2．综合性报告

综合性报告的内容结构一般由以下两大部分组成：

（1）标题。由“时间概念”加上“工作情况报告”字样构成，如《2014年上半年工作情况综合报告》。

（2）正文。具体从以下三个方面入手：

开头。在写作技巧上可采用起句立意的手法，开门见山，先把一定时间内各方面总的工作情况，包括依据、目的、总的行动和对整个工作的估价等加以概括介绍。

主体。主体也就是报告的核心部分，在这部分里，要把各个方面工作的主要情况，并列地拉开段落，每一个大的段落即表述一个方面的主要工作。在具体写法上，应包括这方面工作的进展情况、主要做法、取得的主要进展和效果，尽量使用数字说明和概括性的材料，做到言简意赅。

结尾。综合报告的结尾与工作总结的结尾不同，后者要讲究既简短又概括，属于表态性的结尾，而前者却要检查这个时期的工作还存在一些什么问题，并有针对性地提出下一步工作意见。

三、范例及简评

简评这是XX省教育厅写给省政府的1篇专题性工作报告。全文围绕值守《阳光政务》热线情况这一主题，首先用扼要文字概述值守《阳光政务》节目热线的依据、背景及基本情况，并用“现将值守热线的有关情况报告如下”这一过渡语提领下文，给人以顺理成章之感。在主文部分，采用分列小标题的形式，从八个方面对“值守”过程中所接触到的问题进行表述。每一问题都将调查和了解的情况及办理结果逐一进行归纳梳理，作出汇报，针对性很强，具有令人不容置疑的说服力。尽管听众所提出的问题各种各样，但都能依照有关政策法规规定做出解答，有理有据，妥当得体。在此基础上，行文又将群众反映的问题集中梳理为三个方面，分别提出了相应的对策和措施，并交待了办理的情况和结果。从写作技法上看，行文注重采用撮要表达的形式，以“关于××问题”的排比句式构成的“要句”，分别提领一个方面的内容，给人以匀整、协调之感。总之，全文主旨明晰集中，条理清楚，用语简练，所提出的对策和措施富有针对性和可行性，能够为上级决策提供强有力的支持。

[写法解析]这是一则答复报告，是根据上级机关的询问而作出的回答。第一段，简叙来文询问的事项，并过渡到正文；第二段、第三段是按照上级的所问所做的回答，先说水质污染较重，并从四个方面进行了解释，回答简明，符合事实。解决问题的根本途径也是从四个方面进行解答的。结尾使用了专门的结尾语。答复报告要注意有问有答，要有较强的针对性，绝不能答非所询，偏离报告的主题去唱“信天游”。

四、报告的写作要领

1、要注重实效，情况要真实

注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问必须及时迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及决策执行情况的反馈功能，上级机关要通过报告及时掌握各方面的动态，因此，从某种程度上说，报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问，如果不注重时效性，就很有可能影响决策的及时性和科学性。

要使报告充分起到决策与执行之间的“桥梁”作用，除了注重时效之外，还必须原原本本地反映实际情况，做到“实事求是”。不能“米不够拿水凑”，更不能“谎报军情”，向上级机关呈送“注水报告”。由此可见，真实是报告写作之本。

2、要力求短小精悍，避繁就简

“报告”的篇幅要短。要做到短，就要充分运用概述和突出重点的表达方法。毛泽东同志曾指出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，对其余问题则不着重写，只略带几笔；另一次，则着重写其余问题，而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要，文字要简短，要指出问题或争议之所在。”（《毛泽东选集》第４卷，人民出版社，1991年6月第2版，第1264——1265页）

要使“报告”做到短小精悍，就应“避繁就简”。这里讲的“繁”，主要是指现象拼凑，事实罗列，也就是通常讲的“流水帐”；这里讲的“简”，是指注意综合分析、寻求规律、讲究提炼、显示本质。还应当坚持“厚积薄发”。所谓“厚积”是指占有材料要多，这样写起“报告”来才能做到“以一当十”，言简意赅、一语中的，即所谓“薄发”。最后，还要“舍得删削”。草稿写成后，要通过修改，把那些可用可不用的字、词特别是句子删掉；删削叠床架屋的用语；化冗长的句子为短小精悍的句子；还要“脱靴摘帽”，削减开头的“套话”和结尾的“空话”。总之，要字斟句酌，力求精炼，以少胜多。

3、要做到主题明确，重点突出

由于报告所蕴含的内容较多，特别是综合报告，要涉及有关工作或情况的方方面面，因此在撰写时一定要做到主次分明，针对性强。要紧紧围绕报告的主题，在材料的组织和选择上有所侧重，突出重点，避免事无巨细，泛泛而谈。那么，怎样确定报告的重点呢？一般是指这样四种情况：

能够影响全局的工作或情况的材料；

能够对当前或今后的工作有重要指导和推动作用的材料；

能够充分显现本机关工作成效、工作状况和工作水平的材料；

能够代表和反映本机关或本地区工作中存在的带有普遍性和倾向性问题的材料。撰写报告时必须紧紧围绕这些重点内容进行叙写，要对材料进行合理地安排和组织，笔墨要凝练集中，做到重点突出、详略得当、主次分明。对于重点内容则详写，使之居于主导、突出地位，反之则略写甚至不写。

4、要注意把握几种不同类型报告的写作模式。报告文种种类较多，写法各异。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨，采取恰当的结构模式进行叙写。如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的大体工作设想。在内容布局上，一般将第二层次详写，第一、第三层次略写，不作过多铺陈。如是反映情况，则应首先对所要反映的问题或情况作一概述，然后集中分析产生问题的原因（包括主客观两方面原因），最后提出解决问题的意见和办法。在内容布局上，第一层次文字要简洁，第二、第三层的叙写应当根据行文的目的和主旨表达需要确定详略。如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。如是就某项工作中的错误向上级机关检讨，应首先陈述错误的事情概况，继而分析造成错误的原因（包括直接原因和间接原因）及应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。

在结构安排上，如果报告内容较为简单，则采用篇段合一的形式；如内容复杂，则分层分段或分几个部分进行叙写，既可按工作的进程顺序或事件发生发展的时间先后顺序表述，也可按所提出问题的主次或按所取得成绩和经验的主次顺序表述，还可将其交织糅合，这在实践中也较多见。

5、报告中不能夹带请示事项。报告与请示两个文种虽然性质相近，但职能各异，无论从行文方向、性质要求还是行文时限、内容含量等方面都有明显的区别。仅就性质要求而言，报告属于陈述性公文，只将有关情况或问题向上级机关作出反映即可，而不要求上级做出答复，而请示属于请求性公文，上级机关必须作出明确的批答回复。因此，在行文时应将两个文种分开使用，不能在报告中夹带请示事项，以免延时误事，影响工作。实践中常见的诸如用报告代替请示以及“请示报告”之类的做法应当严加避免。

原作者：岳海翔，公文写作专委会常务副会长兼秘书长。（本文系转载，局部有改动，若作者标注不规范，请联系我改正）